Společnost Hewlett-Packard s.r.o. (dále také „HP“), která má s obdobnými projekty bohaté zkušenosti v rámci celého světa (např. Velká británie, Hongkong), předložila nabídku na veřejnou zakázku Informační systém VIRTUOS. HP jako jeden z největších systémových integrátorů v České republice, ale i v celosvětovém měřítku, zvolil takový návrh řešení který bude optimální pro objednatele i občana.
Proto má HP v projektu snahu o maximální využití otevřených platforem a standardů s cílem dosáhnout toho, aby nebyly v projektu vynaloženy zbytečné náklady a zároveň aby nebyl vázán jen na jednoho dodavatele. Nabízené řešení splňuje všechny požadavky na něj kladené a představuje skutečnou přidanou hodnotu nejen pro občany Plzeňského kraje, ale též jako druhá fáze systému CzechPoint i pro další uživatele.
Navrhované řešení si klade za cíl vytvoření portálu pro občany a podnikatelské subjekty v kraji, který bude pro ně napříště představovat jedinou bránu k vyřízení všech záležitostí na všech úřadech samosprávy a to jak ve věcech samosprávy, tak státní správy.
Základním rysem navrhovaného řešení je možnost doručení podání občanem či podnikatelským subjektem alternativními způsoby – podáním elektronického off-line formuláře přes portál veřejné správy (PVS), elektronickým on-line podáním prostřednictvím portálu či podáním na příslušný úřad elektronickou či písemnou formou.
Systém je navržen jako modulární a rozšiřitelný, schopný reagovat na budoucí požadavky. Projekt je řízen celosvětově používanou metodologií HP Global Method.
Bez ohledu na způsob podání bude systém VIRTUOS zajišťovat svým uživatelům jednotný přístup k informacím o přijetí a průběhu zpracování podání.
Informační služby jsou v navrhovaném řešení doplněny o služby podpory dialogu vyřizujícího úřadu s občanem nebo firmou. Mezi takové služby pak patří pozvání k osobnímu projednání, žádosti o doplnění informací, doplnění dokumentů, rezervace času vyřizujících úředníků. Podpora uvedených služeb odráží fakt, že úřad veřejné správy není a z principu ani být nemůže továrnou na žádané rozhodnutí, potvrzení a licence a nelze se vyhnout živému a nezřídka i složitému procesu dialogu mezi občanem či podnikatelem na straně jedné a úřadem na straně druhé.
Navrhované řešení tak bude umožňovat:
- Získat radu, jak postupovat v dané životní situaci. Takovéto informace budou často přebírány z dalších systém jako je PVS, systémy KÚ, měst a obcí. Rady pak mohou mít povahu nejenom obecnou ale i kontextovou a individualizovanou. To znamená, že se mohou odvíjet od konkrétní záležitosti, jejího aktuálního stavu s přihlédnutím, komu je informace podávána.
- Zřídit osobní účet v systému a obdržet identifikační a přístupové prostředky pro každého, kdo o to projeví zájem.
- Podat podání prostřednictvím PVS, portálu, elektronicky či osobně v podatelně jakéhokoliv zúčastněného úřadu.
- Informovat se i být pro-aktivně informován o stavu vyřízení jako je potvrzení o přijetí, postoupení podání správnému (příslušnému) úřadu, přidělení zodpovědnému úředníkovi atp.
- Sjednat osobní jednání a rezervovat čas zodpovědného úředníka nebo úředníků.
Pro potřeby úředníků zúčastněných úřadů pak poskytovat komunikační nástroje s klienty – časové rezervace, plánování schůzek, dožádání informací a dokumentů.
Pro potřeby úřadů, které nemají vlastní elektronickou spisovou službu, elektronickou podatelnu a elektronickou úřední desku poskytne odlehčenou vzdálenou virtuální verzi těchto aplikací.
Postup vyřizování systémem Virtuos
Off-line: Klient (občan, podnikatel) vyplňuje pomocí specializované (volně dostupné) aplikace formulář příslušného podání. Po jeho vyplnění je formulář aplikací přenesen na PVS (s využitím protokolu GovTalk realizujícího garantovaný přenos).
- PVS distribuuje vlastní obsah podání dále systému VIRTUOS. Ten po jeho přijetí informuje klienta pomocí elektronické pošty o jeho přijetí a předá mu příslušné přístupové údaje ke sledování stavu podání v systému VIRTUOS.
- Systém VIRTUOS identifikuje úřad, do jehož kompetence vyřízení podání spadá a předá podání jeho elektronické podatelně, potažmo spisové službě a případně dalším interním systémům pro jeho zpracování.
- Pověřený úředník zpracovává podání systémovými prostředky konkrétního úřadu a doplňuje složku podání o relevantní dokumenty.
- Spisová služba či zpracovatelská aplikace následně propaguje informace o zpracování podání do systému VIRTUOS.
- Klient pak sleduje vývoj stavu řešení svého podání přístupem do systému VIRTUOS a případně prostřednictvím systému reaguje na vzniklé požadavky. Komunikace pak probíhá až do příslušného pravomocného uzavření zpracování podání.
On-line: Alternativou „off-line“ podání přes PVS je „on-line“ podání prostřednictvím portálu VIRTUOS. Obdobně i v tomto případě je možno podat jakékoliv podání s jediným omezením, že nemůže obsahovat originální papírové dokumenty. Příprava elektronické verze formuláře podání však vyžaduje „on-line“ připojení k síti Internet a tím poněkud snížený komfort práce poskytovaný „off-line“ formuláři.
