Systém pro správu obchodních dokumentů IXOS-ARCHIVE přináší rychlý a významný výnos z investice
Podle studie společnosti SPEX je v chemickém a farmaceutickém průmyslu a v oblasti poskytování finančních služeb doba návratnosti investice do systému IXOS-ARCHIVE devět měsíců Společnost IXOS SOFTWARE AG (NASDAQ: “XOSY”, NEUER MARKT: “XOS”), přední poskytovatel softwarových řešení pro správu obchodních dokumentů v prostředí systému SAP™ R/3®, oznámila výsledky studie, kterou nedávno provedla společnost SPEX zaměřená na průzkum IT trhu. Na základě provedení tří samostatných případových studiích z chemického a farmaceutického průmyslu a z oblasti poskytování finančních služeb analytici společnosti SPEX zjistili, že doba návratnosti investice do řešení zpracování obchodních dokumentů založeném na systému IXOS-ARCHIVE je maximálně 9 měsíců. Ve všech třech případech přinesl systém IXOS-ARCHIVE značný výnos z investice díky úspoře času a nákladů, ale i zvýšené produktivitě zaměstnanců.
Analýzy zaměřené na určení výnosu z investice (ROI) se týkaly implementací u společností Novartis, Aventis a GATX Capital a hodnotily vliv systému IXOS-ARCHIVE na obchodní procesy v rámci celého podniku. Analytici společnosti SPEX došli k názoru, že celkové úspory společností vycházely z radikálního zkrácení doby nutné ke zpřístupnění obchodních dokumentů. „Z analýz zaměřených na určení výnosu z investice vyplynulo, že průměrná doba návratnosti investice do systému zpracování obchodních dokumentů IXOS-ARCHIVE je 9 měsíců,“ řekl Dr. Alfred Wörner, vedoucí konzultant společnosti SPEX. Výnos z investice (ROI) je poměrem mezi celkovými náklady dané investice a odpovídajícími úsporami v příslušném obchodu a procesu. Dr. Alfred Wörner dále uvedl: „V současné době se společnosti méně zaměřují na výši investice do IT. Zajímá je spíše zisk, který jim investice v dlouhodobém měřítku přinese.“
Ve všech případech bylo velmi výhodné implementovat IXOS-ARCHIVE přibližně ve stejné době jako systém SAP R/3. Když si organizace uvědomí, že se zavedením SAP R/3 je spojena nutnost přebudování obchodních procesů, je výhodné zavést efektivní správu všech dokumentů od samého začátku. Vzhledem k hladké integraci systémů IXOS-ARCHIVE a SAP R/3 lze archivační řešení snadno přizpůsobit specifickým procesům během několika dní.
Novartis: Návratnost investice po devíti měsících; výnos z investice (ROI) ve výši 3 milionů švýcarských franků, jinými slovy 115 %
Společnost Novartis Crop Protection AG, se sídlem v Basileji ve Švýcarsku, zavedla systém IXOS-ARCHIVE zároveň s účetním systémem založeným na systému SAP R/3, aby se vyhnula potenciálním problémům se synchronizací a migrací a zajistila hladkou integraci od samého začátku restrukturalizačního projektu. Zároveň chtěla usnadnit proces zachycování a archivace faktur a stát se co možná nejvíce „bezpapírovou" kanceláří. Společnost denně archivuje více než 400 papírových faktur a přibližně 100 dalších dokumentů, zároveň dochází k elektronické výměně dat v přibližně stejném množství. Archivují se také potvrzení o provedení analýzy a dokumentace o oběhu dokumentů vytvořená při řízení jakosti.
Společnost Novartis původně předpokládala, že úplná implementace systému IXOS-ARCHIVE bude trvat šest měsíců. Vedoucí projektu společnosti Novartis Karl-Friedrich Mattes uvedl: „Velmi nás potěšilo, když jsme se dozvěděli, že implementace byla dokončena už po čtyřech měsících.“ Náklady společnosti Novartis nepřesáhly rozpočet a během krátké doby mohlo výhod tohoto archivačního řešení využívat 700 uživatelů systému SAP R/3 a groupwarových uživatelů v sedmi pobočkách společnosti.
Před zavedením systému IXOS-ARCHIVE trvalo zaměstnancům společnosti Novartis deset až patnáct minut, než získali požadovaný dokument. Díky produktu společnosti IXOS to nyní trvá pouze několik vteřin. Pokud se na tyto úspory podíváte s časovým odstupem a v celopodnikovém měřítku, jsou výsledky velmi působivé. Uživatelé mohou k potřebným dokumentům přistupovat pouhým kliknutím myši přímo ze svého pracoviště. Celkové náklady na systém obchodních dokumentů činily v průběhu tří let přibližně 2,6 milionu švýcarských franků, přičemž většina z této částky připadla na provozní náklady, které zahrnují náklady na IT zaměstnance zabývající se údržbou archivačního systému. Za stejné časové období byly celkové investiční náklady vyrovnány celkovými úsporami ve výši 5,6 milionu švýcarských franků. Většina těchto úspor pochází ze zkrácení doby nutné k přístupu k archivovaným dokumentům. Společnost Novartis tak za tři roky dosáhla výnosu z investice ve výši 3 miliony švýcarských franků, jinými slovy 115 %. Doba návratnosti počáteční investice byla devět měsíců.
Aventis: Doba návratnosti investice (ROI) osm měsíců, výnos z investice ve výši 3,5 milionu německých marek, jinými slovy 152 %
Společnost Aventis Pharma, divize světové přední společnosti Aventis SA zabývající se vědami o životě, která vznikla spojením společností Hoechst a Rhône-Poulenc a má sídlo v Německu, dosáhla díky používání systému IXOS-ARCHIVE značných výhod. Aby se společnost Aventis připravila a předpokládaný nárůst počtu dokumentů, zavedla systémy R/3 a IXOS-ARCHIVE ve stejnou dobu. Organizace ročně zpracovává více než 120 000 dodavatelských faktur, dobropisů a objednávek, což představuje přibližně 660 000 kusů papíru. Ročně také zpracovávají 120 000 dokumentů pocházejících z elektronické výměny dat (EDI).
Společnost Aventis archivuje všechny své dokumenty při převzetí, ve většině případů již při přijetí pošty. Od této chvíle se při všech pracovních procesech používá pouze elektronická verze archivovaných dokumentů. Od okamžiku, kdy se dokument dostane do společnosti, je tak kliknutím myši zajištěn přístup ke všem stávajícím dokumentům v rámci celého podniku. Před zavedením systému IXOS-ARCHIVE měli uživatelé přístup k fakturám pouze z centrálního archivu, což představovalo časově velmi náročný postup.
Společnost Aventis podstatným způsobem zkrátila dobu nezbytnou k přístupu k dokumentům, přičemž tyto časové úspory představují velkou část výnosu z investice ve výši 152 % za tři roky. Celkové investiční náklady činily 2,3 milionu německých marek, zatímco celkové úspory dosáhly výše 5,8 milionu německých marek, celkový výnos investice tedy činí 3,5 milionu německých marek. Doba návratnosti investice byla osm měsíců.
GATX Capital Corporation: Doba návratnosti investice (ROI) 9 měsíců; výnos z investice činil 2,7 milionu amerických dolarů, jinými slovy 300 %
Společnost GATX Capital Corporation, globální poskytovatel finančních služeb se sídlem v San Franciscu v Kalifornii, použila systémy SAP a IXOS-ARCHIVE pro výměnu svých dvou zastaralých mainframových systémů používaných pro archivaci smluv a jiných dokumentů. Vzhledem ke komplexní povaze obchodu společnosti GATX Capital musí mít oprávnění uživatelé rychlý přístup ke všem druhům smluv a dokumentů pro případ, že bude nutné rekonstruovat postup rozhodování nebo ověřit smluvní ustanovení. Před zavedením systému IXOS-ARCHIVE byl přístup k informacím přes mainframový systém velmi pracný. Data starší dvou let byla navíc zaznamenána na mikrofilm. Zpřístupnění dokumentů tak průměrně trvalo více než deset minut.
Společnost GATX zavedla na míru přizpůsobený systém SAP R/3 ‚spolu se systémem IXOS-ARCHIVE. Pro přenos dat z mainframových systémů do systému IXOS-ARCHIVE a infrastruktury SAP použila doplňkový modul IXOS DocuLink. Tím došlo k výrazným úsporám, protože tak bylo možné následně vypnout mainframové systémy. Podle společnosti SPEX byla doba návratnosti investice do celého systému pro správu dokumentů 15 měsíců. Pokud se do vyrovnání započtou i časové úspory při rychlém přístupu k příslušným informacím, zkrátí se v případě společnosti GATX Capital doba návratnosti investice na devět měsíců. Celkové náklady za tři roky činily 0,9 milionu amerických dolarů, zatímco úspory dosáhly 2,7 milionu amerických dolarů. Výnos z investice tedy činil 300 %.
Mezi klíčové faktory rychlého dosažení výnosu z investice do systému IXOS-ARCHIVE patří realistické plánování projektu, podpora managementu a pomoc kvalifikovaných konzultantů. Úspory spatřují společnosti zejména ve zlepšené transparentnosti dosažené úplnou archivací všech dokumentů souvisejících s příslušným oběhem dokumentů nebo obchodním procesem. Pomocí systému IXOS-ARCHIVE lze také snadno dosáhnout podstatných zlepšení ve správě podnikových informací. Kromě zkrácení doby nezbytné pro přístup k dokumentům je umožněno také rychlejší rozhodování. Navíc se odstraní i problém ztracených nebo nesprávně založených papírů.
Christian Hastedt-Marckwardt, manager společnosti IXOS SOFTWARE AG pro vztahy s analytiky, poukázal na výhody včasné archivace: „Když se všechny dokumenty včas zachycují elektronicky, umožní se okamžitý přístup k dokumentům přímo z jednotlivých pracovišť v rámci celého podniku a zvýší se efektivita oběhu dokumentů. Studie společnosti SPEX jsou dobrým obrázkem úspěšnosti více něž 900 instalací systému IXOS-ARCHIVE po celém světě a příslušného výnosu z investice.“
O společnosti IXOS
Společnost IXOS je celosvětově vedoucí dodavatel softwarových řešení pro správu obchodních dokumentů v prostředí systému SAP R/3. IXOS-ARCHIVE, řešení zpracování obchodních dokumentů, automatizuje zobrazování, archivaci, obnovu, sdílení, dodávání a opětovné použití obchodních dokumentů v rámci podniku a mezi obchodními partnery. Systém IXOS-ARCHIVE umožňuje řízení velkých objemů dokumentů a dat. Je určen ke globálnímu rozmístění. Uživatelům nabízí celopodnikové řešení zpracování dokumentů založené na průmyslově standardních klientech, serverech a intranetech. IXOSMobile/3, první mobilní řešení integrované se systémem SAP R/3, poskytuje okamžitý vzdálený přístup k obchodním dokumentům a informacím a zároveň zlepšuje a celkově zlevňuje služby poskytované zákazníkům. Aby společnost IXOS zákazníkům umožnila maximálně využít výhody systému zpracování obchodních dokumentů, nabízí i profesionální služby včetně poradenství, implementace, projektů a školení.
Akcie společnosti IXOS Software AG jsou uvedeny na kapitálovém trhu Neuer Markt ve Frankfurtu a obchodují se pod symbolem „XOS” (identifikační číslo 506150). Akcie typu ADS (American Depositary Shares) společnosti IXOS se na burze NASDAQ obchodují pod symbolem „XOSY”.
O společnosti SPEX
SPEX je jedinou společností zaměřenou na provádění průzkumu IT trhu, která nezávisle a komplexně vyhodnocuje podnikový software. SPEX důkladně prakticky vyhodnocuje a podrobně srovnává kritické aplikace a obchodní řešení. Každý rok vyhodnotí analytici SPEX více než 200 obchodních řešení a IT softwarových balíků ve čtyřech následujících kategoriích– obchodní aplikace, poskytování aplikací a informací, software pro spolupráci a sítě a systémy.
Společnosti Global 2000 se o hloubkové analýzy společnosti SPEX opírají při výběru balíků celopodnikového softwaru. Klienti od společnosti SPEX získají nástroje pro vyhodnocení softwaru v podobě přehledů, důkladných porovnání produktů a praktických nástrojů jako např. úplné kontrolní seznamy, průvodce pro plánování a glosář. Další hodnotné informace klienti získají při konsultacích s analytiky SPEX.
Společnost SPEX má sídlo v Restonu ve Virginii a je společným podnikem CXP International a META Group (Nasdaq: METG). Nástroje pro vyhodnocování softwaru vyvíjí výhradně SPEX. Hodnocení a závěry společnosti SPEX podléhají vlastnickému právu a vznikají nezávisle na META Group.