Společnost FileNet (Nasdaq: FILE), přední poskytovatel řešení pro správu podnikového obsahu (ECM), představuje řešení FileNet Records Manager, určené ke správě kompletního životního cyklu záznamů od jejich vytvoření až po skartaci.
Records Manager je reakcí na celosvětové zpřísnění pravidel v oblasti řízení podniků a kontroly ze strany regulačních orgánů. Produkt je založen na centrálním, integrovaném a rozšiřitelném úložišti dat umožňujícím vytvářet a spravovat spisové plány, harmonogramy archivace i zabezpečení těchto procesů. Jeho součástí jsou i nástroje pro výkaznictví a audit, které pomáhají organizacím splnit požadavky regulačních orgánů na vykazování informací.
FileNet Records Manager je integrovaným řešením architektury FileNet P8, což podnikům umožňuje efektivnější využití možností správy podnikového obsahu a řízení procesů v rámci firmy a dosažení komplexnější správy záznamů.
Cílem řešení je pomoci organizacím plnit závazky vycházející z nových a novelizovaných předpisů, vládních nařízení a regulačních norem v rámci odvětví a vyrovnat se s rostoucím počtem elektronických záznamů (dokumentů) vycházejícím z rozsáhlého používání elektronické komunikace, včetně internetu a elektronické pošty. Analytická společnost Forrester Research předpovídá, že trh records managementu vzroste do roku 2006 na 1,1 mld. USD.
„Records management se stává záležitostí vrcholového managementu. V příštím roce bude jednou z 10 priorit většiny ředitelů pro oblast informačních technologií,“ píše se v dokumentu „Letter from the Editor“ společnosti Gartner z 21. března 2003.
Předchozí generace produktů pro správu záznamů nebyly určeny ke zvládnutí tak velkého množství různých druhů záznamů existujících v dnešních organizacích. Většina jich nebyla vyvinuta tak, aby splňovala standardy v oblasti procesů a kontroly zaváděné v současnosti. Proto je potřeba nová generace produktů pro records management, díky které by společnosti měly k dispozici nejen prostředky pro správu všech druhů záznamů, ale mohly by také zjednodušit a zefektivnit postupy při plnění legislativních požadavků.
„Jsme přesvědčeni, že jedině integrovaný přístup k records managementu zajistí, že podniky účinně zvládnou rychle se měnící prostředí v oblasti předpisů a nařízení a zvyšující se rizika soudních sporů. Tato situace vyžaduje, aby firmy dokázaly záznamy rychle archivovat i vyhledávat,“ říká Lee Roberts, předseda představenstva a generální ředitel společnosti FileNet. „FileNet Records Manager představuje účinné řešení tohoto problému prostřednictvím správy veškerého obsahu v organizacích pomocí jednoho integrovaného prostředí. Řešení pro správu záznamů společnosti FileNet pomůže organizacím rychle a hospodárně snižovat rizika a zavádět propracovanější pravidla a procesy bez nutnosti restrukturalizace. Podniky potřebují, aby nová generace systémů pro správu obsahu tyto požadavky splňovala.“
Řízení procesů v rámci ECM je nezbytné k prosazení records managementu
Mnoho organizací usilovně pracuje na vytvoření zásad pro správu záznamů a harmonogramů archivace. Přitom zjišťují, že mnohem náročnější je přimět zaměstnance, aby tyto zásady dodržovali. Bez možnosti systematického prosazovaní a řízení procesů však může být celý program správy záznamů ohrožen.
FileNet věří, že řízení procesů je základním požadavkem při prosazování zásad a postupů records managementu, protože uživatelům umožňuje záznamy pořizovat, předkládat a klasifikovat transparentním způsobem. To zajišťuje účinnou kontrolu těchto procesů s minimálními zásahy uživatele, usnadňuje plnění zákonných požadavků a vytváří potenciál pro snížení souvisejících nákladů. Vedoucí pracovníci navíc získají přehled o veškerých pravidlech v oblasti records managementu a o dodržování jejich pokynů.
FileNet Records Manager je určen k vytvoření centrální spisové agendy, a to jak pro oblast elektronických, tak i papírových záznamů a pro automatickou deklaraci a klasifikaci elektronických záznamů. S využitím možností řešení FileNet v oblasti monitorování, reportování a analýz, poskytuje Records Manager organizacím potřebný přehled o tom, kdy, jak, proč a kde se záznamy v jejich činnosti používají. Společnosti tak mohou aktivně optimalizovat svoji činnost podle konkrétních požadavků a přizpůsobit zásady archivace záznamů a nakládání s nimi tak, aby splňovaly nově zaváděné zákonné požadavky.
Všeobecná dostupnost řešení FileNet Records Manager je plánována na 2. čtvrtletí 2004.
O společnosti FileNet
FileNet Corporation (NASDAQ: FILE) pomáhá organizacím přijímat lepší rozhodnutí řízením podnikového obsahu a obchodních procesů, které jsou základem jejich podnikání. Řešení zaměřená na Enterprise Content Management (ECM) společnosti FileNet umožňují zákazníkům vybudovat a udržet si konkurenční výhodu řízením podnikového obsahu v jejich organizacích automatizováním a zefektivněním jejich obchodních procesů a poskytováním celého spektra propojitelnosti potřebné pro zjednodušení jejich každodenního rozhodování.
Řešení ECM společnosti FileNet poskytují komplexní sadu funkcí, které se integrují s existujícími informačními systémy a vytvářejí nákladově efektivní řešení, která řeší reálné obchodní problémy.
Od vzniku společnosti v roce 1982 využilo jejích řešení k řízení podnikového obsahu a obchodních procesů na 3 800 organizací včetně 80 společností ze seznamu Fortune 100.
Společnost má ústředí v Costa Mesa v Kalifornii a svá inovační řešení pro ECM nabízí ve více než 90 zemích prostřednictvím svých vlastních globálních obchodních a servisních organizací a také prostřednictvím sítě ValueNet Partnerů, systémových integrátorů a vývojářů aplikací.
Pro další informace prosím kontaktujte:
Vladimír Váňa Daniela Beranová
FileNet Herald Communications
Tel: 222 191 403 Tel: 224 232 650
Fax: 222 191 200 Fax: 224 232 653
filenet@herald-pr.cz beranova@herald-pr.cz
