Od ostrého startu datových schránek uběhlo 6 dní. Aplikaci nutnou pro provoz datových schránek úspěšně dokončila a spustila brněnská softwarová společnost ecommerce.cz – systém používá například Státní zemědělská a potravinářská inspekce (SZPI) či Ústřední kontrolní a zkušební ústav zemědělský (ÚKZÚZ).
„SZPI a ÚKZÚZ jsou tak jedny z mála institucí, které se přechodem na elektronickou formu komunikace začaly zabývat včas. Díky zodpovědnému přístupu schránku využívají schránku už od října,“uvedl Pavel Gráf, ředitel vývojového centra společnosti ecommerce.cz.
Aplikace, kterou ecommerce.cz dodala do SZPI, je součástí projektu intranetového portálu a je napojena na spisovou službu. Kromě toho, že umí všechny operace stejně jako klasické datové schránky provozované Českou poštou, tedy například vyhledávat v adresáři, odesílat a přijímat zprávy, doručenky a dodejky, umožňuje také odeslat datovou zprávu na více adresátů.
Specialisté ecommerce.cz řešili možnost roztřídit došlou poštu na různé podatelny – organizační jednotky, které taková instituce má. Z aplikace pro datové schránky tak odchází pošta přímo do místa, kde je zpracována, nemusí jít na centralizovanou podatelnu.
„Vzhledem k tomu, že zákon umožňuje organizacím s geografickým členěním, kam SZPI i ÚKZÚZ patří, využívat více datových schránek, je společnost ecommerce.cz připravena i na tuto práci,“ podotkl Gráf.
Datové schránky jsou pouze prvním krůčkem v přechodu z papírové na elektronickou formu komunikace. „Za pár let začne platit novela zákon o archivnictví – a ta bude vyžadovat, aby instituce doručovaly dokumenty v určitých formátech; pokud si je tedy budou uchovávat například je ve formě word, budou je muset za pár let převádět do formy pdf – což je bude stát další peníze a čas,“ dodal Gráf.
Proto společnost ecommerce.cz dodala SZPI také skenery, které se systémem propojila a aplikace print2PDF od Software602. Ta zajišťuje konverzi libovolných dokumentů do PDF/A-1a, což je formát vyžadovaný pro dlouhodobou archivaci dokumentů.
