Praha, 23. 6. 2003 – V minulém týdnu proběhlo v pražském hotelu Crow Plaza tradiční symposium o řešeních postavených na platformě IBM Lotus Notes.

Generální partner společnost IBM spolupracovala na programové přípravě symposia i se svými významnými partnery. Jedním ze zlatých  partnerů byla již tradičně firma DIGI TRADE.

Symposium bylo po hlavním programu rozděleno do tří sekcí: Úspěšná řešení, Architektura systémů a Deep Dive. Všechny tři sekce našly mnoho zájemců a pozorných posluchačů.

V sekci Úspěšná řešení, ve které se prezentovala rovněž společnost DIGI TRADE, prezentovali jednotliví partneři reálná zákaznická řešení. DIGI TRADE  zde prezentoval své řešení Centrální podatelny s výpravnou včetně elektronického archivu a kompletního DMS pro Severočeskou energetiku, a.s. .

Celé řešení DMS je především odvážným krokem Severočeské energetiky, která měla odvahu pustit se do této problematiky jako jedna z prvních v ČR. „Už nikdy žádná ztracená pošta“ říká autor celého projektu pan ing. Jiří Koutecký, vedoucí sekce správy společnosti v Severočeské energetice, a.s. a dodává k tomu, jak celý projekt přijali zaměstnanci SČE: „Zpočátku měla naše nová centrální výpravna a podatelna mnoho odpůrců. Je to jako s elektronickou poštou, kdysi ji nikdo nechtěl a teď bez ní nedokážeme žít.  Centrální podatelna totiž umožňuje absolutní kontrolu toku dokumentů a jejich vyřizování a samozřejmě také čas v jakém byly dokumenty vyřízeny. To je poměrně značný zásah do návyků většiny pracovníků, kteří byli zvyklí řešit písemnosti zdlouhavým způsobem. Čas však ukázal, že vedle e-mailů se naučili stejně pracovat i s elektronicky předávanou poštou. Umožňuje to všem zjednodušení manipulace, urychlení celého procesu předávání a také zrychluje rozhodovací proces. Je neocenitelné, že sama podatelna má přehled o přebírání dokumentů a jejich vyřizování a může vyzvat k vyřízení odpovědného manažera, v jehož útvaru nedošlo k prvotnímu převzetí.“

A jaká očekávání má od implementace DMS vedení společnosti SČE? Naplnění přichází s postupnou implementací:

o       Urychlit a zjednodušit manipulaci s dokumenty v rámci společnosti a zajistit jejich archivaci a evidenci

o       Zvýšit kvalitu služeb, které SČE poskytuje svým partnerům a zákazníkům

o       Snížit náklady na administrativu snížením počtu sběrných míst pro poštovní zásilky především na dislokovaných pracovištích

o       Získat v rámci společnosti přehled o všech dokumentech doručených jako obyčejné písemnosti

o       Posílit informační systém a zrychlit oběh dokumentů uvnitř společnosti

o       Provázat celý systém se stávajícími aplikacemi

o       Zajistit znalost historie oběhu dokumentů

o       Snížit časovou náročnost při předávání dokumentů jejich uživatelům

o       Centrálně a elektronicky ukládat nascanované dokumenty v IXOS archivu a mít možnost je rychle a elektronicky prohlížet

o       Vytvořit procesy pro zpracování dokumentů tj. připomínkování, schvalování, tisk, distribuce a archivace

o       Nahradit písemné seznamy doručených poštovních zásilek elektronickým protokolem

°  Přispět k jednotnému image dokumentů opouštějících společnost s dodržením pravidel manuálu

Celý projekt implementace DMS v Severočeské energetice, a. s. dále pokračuje.

Zadání projektu nazvaného Elektronická spisová služba s centrální podatelnou SČE připravila v březnu 2002, v červnu 2002 odevzdala společnost DIGI TRADE připravený projekt a na přelomu měsíců září a října 2002 se rozjel zkušební provoz. V současné chvíli je již kompletně zmapován příjem pošty. Od 1. června 2003 po zaškolení zbývajícího personálu je podatelna  v provozu pokud se jedná o příjem zásilek včetně provozu všech odlehlých útvarů mimo Děčín.

Lotus Symposium 2003 navštívilo 240 posluchačů, kteří vyslechli 21 přednášek a setkání zakončili společenským večerem.

O společnosti DIGI TRADE

Společnost DIGI TRADE vznikla v roce 1994. Zajišťuje služby zaměřené na vývoj, provoz a rozvoj informačních systémů. Poskytuje řešení v oblastech řízení vztahů se zákazníky (CRM), správy dokumentů a informací (DMS), sdílení dat a aplikace pro pracovní skupiny a týmy (groupware), internet/intranet a bezpečnost IS. V oblasti podpory IS se DIGI TRADE soustřeďuje nejen na outsorcing a help desk, ale poskytuje také servisní služby při správě informačních systémů, správě sítí LAN/WAN nebo při řešení problémů, výpadků a havárií IS. Vyhledávané je i autorizované školicí středisko, které poskytuje standardní kurzy pro uživatele, kurzy kancelářských systémů na míru, specializované kurzy pro IT profesionály, certifikační kurzy a testy standardní počítačové vzdělanosti i IT profesionálů s celosvětovou platností. DIGI TRADE rovněž dodává hardware a software, poskytuje poradenství v oblasti licencí software a na přání klientů provádí softwarový audit.

Více informací:

Jitka Cenková

21euro, s.r.o. komunikační agentura

Revoluční 13, 110 00 PRAHA 1

e-mail:   jitka.cenkova@21euro.cz

Mobile:  +420 602 684 840

Tel.        +420 222 323 451

Fax:       +420 222 323 477