Větším zapojením IT mohou organizace výrazně zlepšit výkonnost vnitrofiremního tisku. Vyplývá to z dosud nejobsáhlejší studie analyzující firemní tisková oddělení (dále CRD - Corporate Reprographics Departments) a vnitropodnikový tisk. Studii, sponzorovanou společností Canon, lídrem v oblasti digitálního zpracování obrazu, zpracoval nezávislý team Rochester Institute of Technology, který vedl od prosince 2009 do ledna 2009 rozhovory s více než 700 CRD managery zodpovědnými za vnitrofiremní tisk. Výsledkem je studie „Firemní tisk: Trendy a příležitosti“, komplexní pohled na současný stav korporátní reprografie dokládající rostoucí důležitost IT vyplývající z rostoucího významu digitálních technologií.
Přestože tradičně CRD používala analogové technologie, zejména v podobě offsetového tisku, tyto jsou pro svoji nižší funkcionalitu z velké části nahrazovány digitálními černobílými a barevnými produkčními tiskárnami. Zhruba polovina všech prodaných produkčních tiskáren dnes míří do CRD segmentu který celosvětově zahrnuje zhruba 44.200 organizací. Výsledkem je, že CRD oddělení se stávají nedílnou součástí firemní komunikační a IT infrastruktury, a tedy také stále častěji spadají do oblasti zodpovědnosti IT ředitele.
O tom, že jde o nemalou zodpovědnost svědčí i to, že 90 % organizací v průzkumu označilo důležitost tisku pro chod firmy jako „rozhodující“, a také to, že na tisk, vnitrofiremní i externí, vynakládají organizace 2 % svého obratu. Studie nicméně současně ukazuje, že mnoho organizací si plně neuvědomuje možnosti, které CRD přináší, především kvůli nedostatečné optimalizaci svého provozu. Připomíná také, že CRD si zasluhuje větší pozornost managementu, neboť, při správném použití, může ušetřit až 30 % nákladů vynakládaných na externí tisk, a zlepšit tak obchodní výkonnost organizace. Především proto, že CRD je dnes postaveno převážně na digitálních technologiích, má klíčovou roli při zvyšování této efektivity IT oddělení.
Trendem je vnitropodnikový tisk
Ze studie vyplývá, že trendem je příklon k vnitropodnikovému tisku v CRD, především díky nárůstu kvality tisku a flexibilitě, kterou digitální tisk nabízí. Dalším zásadním důvodem je bezpečnost a integrita dat, ty jsou zásadní zejména pro organizace a firmy z finančního, vládního, vzdělávacího a zdravotního sektoru. Vzhledem k tomu, že bezpečnost je zásadní prioritou i pro IT oddělení, koordinovaný přístup k výběru nejlepších řešení bývá pro obchodní úspěch rozhodující. Přechod k vnitropodnikovému tisku je tedy pro organizace velkou příležitosti, kromě možnosti tisku on-demand se totiž může také stát součástí projektů na zlepšení kontroly a bezpečnosti IT. Těchto zlepšení může být dosaženo jak instalací speciálního softwaru přinášejícího vyšší automatizaci, tak zlepšením IT dovedností pracovníků CRD oddělení.
Další zjištění, která studie přináší:
·Zásadní vliv na fungování CRD má Internet – roce 2008 bylo více než 65 % dokumentů předáno elektronicky, což je zásadní změna proti situaci o dekádu dříve. Mnoho CRD implementovalo Web-to-print řešení, která kombinují schopnost vytvoření dokumentu pomocí webové aplikace a následného komerčního zpracování zakázky, a přinášejí tak oproti jiným metodám snížení chybovosti. Mnoho CRD uvádí, že Web-to-print řešení překonalo jejich očekávání, často výrazně. Podobně, více než polovina CRD uvádí, že napojení na web přineslo vynikající hodnocení v průzkumech zákaznické spokojenosti – zákazníci preferuji efektivnost a jednoduchost, kterou objednávání tisku přes web přináší.
·CRD sice nasazují tisk variabilních dat (VDP - variable data printing), postupují však pomalu. I když 94,1 % dotázaných uvedlo, že jejich organizace VDP řešení má, v mnoha případech jej získali coby součást digitálního front endu a jeho používání hodnotí jako komplikovanější, než by mělo být. I z tohoto důvodu pouze 27 % CRD používá VDP pravidelně.
Z již uvedených důvodů mají IT oddělení důležitou roli v podpoře CRD a v zajištění optimální návratnosti investic, a to následujícími nástroji:
- Nasazení softwaru pro automatizaci workflow jako je např. Helix Production Workflow. Tento software, nabízený společností Canon, umožňuje zefektivnit zprávu a přenos souborů, snížit počet chyb, optimalizovat využití hardware a napomoci s širší integrací systémů. Dokáže také poskytnout managementu informace, které přispějí k podpoře zlepšování efektivity a dlouhodobé úspoře nákladů.
- Produktivní využití VDP nástrojů. Poskytnutím znalostí z oblasti řízení dat a vytěžováním informací z jednotlivých úkolů jsou schopni zajistit podporu obchodních a marketingových teamů při využívání firemních a obchodních dat. Společným cílem je zajištění efektivní personalizované komunikace, což významně napomůže při zlepšování obchodní výkonnosti, snižování doby odezvy a dokonce při vylepšování cash flow.
- Zavedení a optimální nastavení Web-to-print nástrojů. Ty přispívají ke zvyšování úrovně služeb poskytovaných interním zákazníkům, zlepšování využití zdrojů a zvyšování spokojenosti.
- Znalostmi specifických vlastností výstupních zařízení. Po zahrnutí požadovaných výstupních parametrů jsou schopni poté pomoci navrhnout optimální rozvržení tiskových úloh mezi CRD a další firemní tisková zařízení.
„Tisk už není ‚neviditelné‘ oddělení. Digitalizace tisku přinesla řádově větší integraci reprografických oddělení do firemních struktur,“ říká k závěrům studie Petr Jetel, manažer produkčního tisku ze společnosti Canon CZ. „Spolu se správnou úrovní zapojení IT oddělení a s jeho podporou, může CRD fungovat mnohem efektivněji a tím poskytovat lepší služby, šetřit firemní peníze a zlepšovat bezpečnost tím, že zajistí, aby více tisku bylo prováděno interně v rámci organizace.“
„Studie Firemní tisk: Trendy a příležitosti poskytuje CRD managerům i jejich kolegům v IT jasnou představu o budoucím vývoji. Canon je pro tuto oblast optimálním partnerem, jelikož je schopen dodávat vysoce výkonná řešení pro digitální produkční tisk, řízení workflow a na míru vytvářená řešení pro vývoj obchodních služeb a to nejen pro CRD oddělení. Proto se nás mohou zákazníci obracet se svými požadavky na řešení v oblasti vnitrofiremního tisku, které jim pomůže se zvyšováním obchodní výkonnosti jejich organizací,“ doplňuje Petr Jetel.
* Zdroj: Studie „Firemní tisk: Trendy a příležitosti“. Vychází z odhadu velikosti celosvětového trhu CRD (vnitropodnikového tisku) ve výši 50 mld. EUR a jeho ročním růstem ve výši 9 % p.a.
