I když se stále více se hovoří o bezpapírové kanceláři, rostoucí množství dokumentů se nadále tiskne, což přináší růst nákladů na tisk. Ušetřit lze s pomocí tiskových řešení.
Prvním krokem k úsporám v tisku je důkladná analýza tiskového prostředí ve firmě. Ta může odhalit celou řadu „nešvarů“, které zde panují. Typickým problémem je například drahý barevný tisk, který bývá často k dispozici každému zaměstnanci. Dalším příkladem je používání separátních malých tiskáren v každé kanceláři firmy, místo tisku na jedné velké centrální tiskárně, anebo třeba jen špatné nastavení tiskových zařízení. Odborníci společnosti Janus, která je výhradním distributorem renomovaného výrobce Kyocera Document Solutions v České republice, zanalyzují v rámci auditu přehledy barevných i černobílých tisků, průměrné počty kopírovaných a skenovaných dokumentů, rozložení tiskáren ve firmě, jejich vytížení a náklady na provoz. Následně předestřou efektivní řešení tiskového parku firmy, v rámci něhož navrhnou počet a umístění konkrétních tiskových strojů a obvykle také nasazení softwarového nástroje, který spravuje jednotlivé tiskové úlohy.
Softwarové nástroje
Příkladem může být nástroj MyQ, který umí podpořit úspory nákladů za tiskové služby a zároveň zajistit monitoring tisku, jeho bezpečnost a zjednodušit administraci. Jeho nasazení i ovládání je snadné a pro vedení firmy dokáže vytvářet celou řadu reportů o vytížení strojů, nákladech a tištěných dokumentech. Pro každého zaměstnance také umožňuje stanovit vlastní práva na tisk, stejně jako jejich kontrolu.
Firma Janus nabízí řešení pro správu i těch dokumentů, které se netisknou, ale firmou obíhají jen virtuálně. Systém M-Files je moderní DMS řešení, které je k dispozici pro malé, střední i velké firmy a slouží ke zjednodušení schvalovacích procesů, elektronický oběh, archivaci a vyhledávání dokumentů. Díky M-Files lze například připomínkovat či schvalovat faktury a smlouvy, aniž by bylo nutné je tisknout.
Úspory nejdou pod 30 %
Při správném vyhodnocení výsledků auditu a po provedených úpravách a změnách v tiskovém parku včetně zavedení kvalitního tiskového řešení dosáhne firma minimálně 30 % úspor provozních nákladů. Zkušenosti s auditem ukazují, že v případech, kde není ve firmě přehled co, jak, kde a kolik se tiskne, lze zavedením softwaru docílit až 60 – 70% úspor. A to už stojí za přemýšlení.
Petr Kváča, Target Sales Manager, Janus
