S Linuxem do kanceláře

Poznámka: Tento článek vychází ve spolupráci s magazínem LinuxEXPRES.

GNU/Linux je moderní operační systém, který je k dispozici v tzv. distribucích. Vzájemně se od sebe liší, ale mají společný softwarový základ. Pokud pomineme úzce profilované nebo specializované distribuce, lze v každém moderním linuxovém systému najít programy pro práci s internetem a sítěmi, multimédii a samozřejmě také kancelářské aplikace. Těm se věnuje dnešní článek.

Kancelářský balík potřebuje každý

Kancelářský balík, který zřejmě zná každý, tedy Microsoft Office, není pro linuxové operační systémy vyráběn. Existují více či méně úspěšná řešení, jak programy z balíku MS Office v GNU/Linuxu spustit, ale je zřejmé, že to není ideální řešení. Naštěstí existuje kancelářský balík, který lze používat v různých systémech, včetně GNU/Linuxu a MS Windows. Tato sada aplikací se nazývá OpenOffice.org a zřejmě ji znáte nebo jste o ní alespoň slyšeli. Pokusíme se vám ji představit.

Každá z kancelářských aplikací se zaměřuje na specifickou oblast činností a potřeb. Společně pak tvoří pomyslný balík, který uživateli nabízí výhodu komplexního řešení – programy mezi sebou spolupracují a využívají svých funkcí. Typicky se sem řadí následující programy: textový procesor (nezaměňovat s textovým editorem, jenž pracuje pouze s neformátovaným textem), tabulkový kalkulátor (spreadsheet), prezentační nástroj a aplikace pro práci s jednoduchými databázemi. V širším pohledu sem lze zařadit také správu osobní agendy a e-mailů (psali jsme v minulém díle) a následně pak také specializované aplikace typu plánování projektů nebo sledování osobních financí.

Balík OpenOffice.org obsahuje (v závorce varianta v balíku MS Office): textový procesor Writer (Word), tabulkový kalkulátor Calc (Excel), prezentátor Impress (PowerPoint), vektorový editor Draw a program pro práci s databázemi Base (Access). Nejedná se o žádné kopie programů z MS Office, jde o programy, které mají nabízet podobné funkce, jako má právě MS Office. Někdy se to daří, jindy ne.

České stránky naleznete na www.openoffice.org, verzi pro Windows si můžete stáhnout tamtéž, linuxoví uživatelé ji získají prostřednictvím balíčkovacího systému své distribuce, aktuálnější verze je dostupná také prostřednictvím portálu openoffice.cz.

Writer

Textový procesor Writer slouží k psaní formátovaných textů. Můžete v něm vytvářet krátké i rozsáhlé texty, odborné práce, referáty apod. Využívat při tom můžete automatické kontroly překlepů, můžete vytvářet obsahy a rejstříky, vkládat obrázky, poznámky pod čarou, odkazy na bibliografické citace, vzorce a objekty z jiných součástí balíku. Samozřejmostí je používání stylů pro odstavce, znaky nebo stránky – ty pak slouží právě např. k vytvoření rejstříků nebo obsahu.

  
OpenOffice.org Writer, ukládání do jiných formátů a možnosti exportu do PDF

Hlavním formátem pro ukládání dat je v celém balíku OpenOffice.org dnes již standardizovaný OpenDocument Format. Výsledný dokument ovšem lze – a to v každé aplikaci OpenOffice.org – uložit jedním stisknutím tlačítka do souboru PDF, což je řešení ideální pro tisk nebo publikování dokumentu. Další ve Writeru podporované formáty jsou HTML (ovšem zdrojový kód je velmi nepřehledný), původní formát OpenOffice.org s příponou SXW, dále pak stařičký RTF, TXT (obyčejný text), DocBook a samozřejmě několik verzí formátu DOC z MS Wordu.

Microsoft nedávno zveřejnil popis struktury svých „office“ formátů, který dosud pečlivě střežil, takže lze předpokládat, že se jejich komplexní podpora bude postupně objevovat v aplikacích třetích stran, OpenOffice.org v to počítaje. V současnosti je výměna složitých dokumentů mezi MS Office a OpenOffice.org formou DOC nebo XLS do jisté míry riskantní. Formát DOC je složitý, donedávna nebyla veřejně známa jeho struktura, takže nebylo možné zapracovat jeho podporu do aplikací jako Writer. To se nyní zřejmě změní a kromě ISO standardu OpenDocument bude k dispozici také spolehlivý zápis a čtení formátu DOC, i když to šlo už dříve. Každý uživatel komunikuje s okolím – a právě okolí ovlivňuje vaši volbu. Někdo nemůže bez DOC a XLS existovat, jinému vyhovuje ODT nebo RTF.

OpenOffice.org lze rozšířit o doplňky, které přidávají další funkce. Práce s doplňky není tak přímočará jako třeba v prohlížeči Mozilla Firefox, vývojáři mají v plánu tuto část vylepšit, ale už dnes se nabízejí zajímavé možnosti. Zmíníme jedno velmi praktické rozšíření, které pochází od českého autora a jmenuje se TypoJTB. Stáhněte si soubor typoJTB.oxt a otevřete jej ve Správci rozšíření (hlavní nabídka Nástroje – Správce rozšíření – Přidat). Po instalaci okno zavřete a otevřete si soubor s textem. Měl by se vám zobrazit nový panel nástrojů, pokud se tak nestalo, zapněte si jeho zobrazení pomocí Zobrazit – Panely nástrojů – TypoJTB.

 
Instalace rozšíření do OpenOffice.org a panel nástrojů TypoJTB

 
Typografikcé úpravy a informace o provedených změnách

Rozšíření má mnoho funkcí, nejpraktičtější zřejmě bude funkce pro odstranění klasických typografických nešvarů, jak jsou předložky na koncích řádků nebo hromadění mezer. Stiskněte první ikonu zleva, objeví se varování, že se úpravy provedou s celým textem; pokud vyberete jen část textu, aplikují se změny jen na tuto část. Zobrazené okno je velmi složité a nepřehledné, ale stačí stisk tlačítka Auto výběr a hned víte, na čem jste. Jsou nalezeny typografické prohřešky a volba, která je odstraní, se aktivuje společně s počtem nedostatků. Okno může buď beze změn zrušit, nebo úpravy realizovat tlačítkem Spustit úpravy.

Tip: Pokud potřebujete v OpenOffice.org pracovat se soubory OpenXML z nových verzí MS Office, nainstalujte si rozšíření OpenOffice.OpenXML Translator. Verze OpenOffice.org 3.0 by s těmito dokumenty měla umět pracovat transparentně, zveřejněna by měla být na podzim 2008 - informace na wiki OpenOffice.org.

Calc

Tabulkový kalkulátor neboli spreadsheet slouží k výpočtům, vytváření grafů na jejich základě a zvládá mnoho dalších operací, které řadíme do oblasti „práce s číselnými údaji“. Pracovní plochu tvoří tabulka buněk, z nichž má každá pevnou adresu ve formátu „sloupec – řádek“, např. A1 nebo F208. Každá tabulka je na jednom listu (jejich pořadí naleznete vlevo dole), listy lze přidávat, přejmenovávat, mazat apod. Každá buňka může obsahovat data definovaného typu, nebo funkci. Funkce potřebuje argumenty (buňky, funkce nebo přímo zadané hodnoty), na jejichž základě zobrazí výsledek (nebo chybu).

Funkce jsou popsány v nápovědě programu, ale protože jejich velké množství, určitě je dobré používat Průvodce funkcí – ikona f(x) nad plochou tabulky. V sousedícím řádku se zobrazuje obsah buňky, je-li obsahem buňky funkce, pak právě zde vidíme, o jakou se jedná (v buňce je už její výsledek). Mnoho uživatelů svádí „pravidelnost“ tabulky k tomu, že tento formát používají k vytváření reklamních letáků nebo dokumentů, které vyžadují pravidelné rozložení vzhledu. To je samozřejmě nesprávné použití Calcu nebo podobné aplikace. Účelem programu je ušetřit uživateli práci s výpočty a výsledky zobrazit ve formě různých grafů. Právě k tomu slouží propracovaný systém funkcí. Mají anglické názvy (např. COUNTIF, „sečti, pokud je splněna podmínka“) a jejich množství představuje pro uživatele oříšek.

Formulář daňového přiznání

Calc je pochopitelně srovnáván s Excelem. Excel (a další aplikace z balíku MS Office) se vyvíjí velmi dlouho, takže tvoří měřítko kvality. Jsou známy třecí plochy mezi oběma programy (rozdílnost makrojazyka, limity pro rozsah tabulky v Calcu). Pro malou kancelář nebo domácnost ovšem nepředstavují překážku, Calc se již dostal na úroveň, kdy jej lze bez problémů používat.

Impress

Aplikaci pro vytváření prezentací využije každý, kdo předstupuje před kolegy či studenty, aby je seznámil s výsledky své práce nebo jim přiblížil nějaké téma. Prezentací rozumíme sled snímků promítaných pomocí dataprojektoru na plátno nebo zeď. Pro své osobní účely si prezentaci vyrábí málokdo, bohužel se tato forma ukládání informací stala nosičem pro řetězově rozesílané fotografie. To je stejně nevhodné použití jako leták vytvořený v Excelu. Tento fakt sice nezměníme, ale je dobré vědět, že dobrá prezentace má grafické téma společné všem snímkům, používá kontrastní barvy popředí, pozadí a velké čitelné písmo.

Základ prezentace

 
Průvodce vytvořením prezentace a volba přechodových efektů

To vše lze vytvořit pomocí šablon a průvodce prezentací, který se spustí z nabídky Soubor – Nový – Prezentace. Při přechodu mezi jednotlivými snímky se používají efekty, jejich nabídka je velmi široká. Každý snímek se vytváří na základě předdefinované předlohy – snímek s nadpisem a textem, snímek se seznamem, snímek s obrázkem apod., možností je mnoho a další předlohy lze samozřejmě vytvořit. Do prezentace lze vkládat multimediální soubory (video, zvuk), ovšem s jejich přehráváním může být problém – na cílovém systému musí být přehrávač, který bude schopen vložená data přehrávat. Praktické je vložení objektu z jiné aplikace OpenOffice.org, např. grafu z Calcu nebo kresby z Draw.

Příklad PPT prezentace v Impressu

Načítání souborů z PowerPointu je funkční, ale výsledek je obvykle negativně ovlivněn volbou použitého písma. Obsahuje-li taková prezentace písmo, které se v linuxovém systému nenachází, je nahrazeno jiným. To má ovšem vliv na rozložení a vzhled prvků prezentace, takže se snímky mohou „rozpadnout“ - text se nevejde do rámců nebo do snímku. Uživatelé často nepoužívají styly, kde by šlo písmo změnit centrálně, takže náprava celé prezentace bývá problematická. O to výhodněji se jeví použití formátu PDF, který je pro prezentace velmi vhodný a výsledek vypadá vždy stejně. Upravovat jej v OpenOffice.org zatím nelze, ale je to jistě jen otázka času. Právě zde lze velmi ocenit export do PDF, který lze provést jedním stiskem tlačítka (stejně jako v celém balíku OpenOffice.org).

Draw

Vektorový editor Draw je praktický pomocník pro vytváření zejména užitné grafiky založené na geometrických objektech. Kresby v něm vytvořené lze velmi snadno použít v ostatních částech balíku. Nejedná se o nástroj pro profesionály, ale svou práci plní velmi dobře a hodí se k vytváření schémat a diagramů. Nevýhodou balíku, která se citelně projevuje právě v Draw, je nemožnost importovat soubory SVG. Jedná se o formát pro vektorovou grafiku založený na XML, používají jej mnohé aplikace jako např. Inkscape (propracovaný vektorový editor).

Existuje rozšíření, které tuto funkci poskytuje, je ovšem závislé na přítomnosti Javy. Import SVG bude možný v dalších verzích OpenOffice.org, patřičný projekt vznikl v programátorském projektu Google Summer of Code 2007. Jeho implementací stoupne také význam knihovny klipartů Open Clip Art Library, která obsahuje tisíce kreseb právě v SVG.

Návrh brožury v Draw

Base

Komponenta Base je určena k přístupu k databázím a k práci s daty, která jsou v nich uložena. Podporovány jsou např. MySQL, dBase, Oracle, JDBC, ODBC, ale také formát Calcu nebo textový soubor. Z připojené (registrované databáze) lze pomocí SQL dotazů získávat data a následně na jejich základu vytvářet další dokumenty či přehledy.

Nad jednotlivými tabulkami se prostřednictvím formulářů provádějí dotazy, jejichž výsledky se prezentují pomocí sestav. Vše lze – resp. je nutné – vytvořit, takže se nejedná o triviální činnost, uživatel musí znát principy práce s programem a tušit něco o práci s databázemi. Base je nejmladší součástí balíku, potřebuje ještě vyzrát a především získat své uživatele. Konkurence (MS Access) je bezpochyby praktickou součástí mnoha kanceláří. Informace k Base lze nalézt na její wiki stránce.

 
Base a příklad formuláře k databázi zaměstnanců