Standardně nejde v Outlook emaily číslovat. Můžeš ale přidávat vlastní text.
Nicméně zapátrej po internetu, možná najdeš nějaký addon, který to umí.
Ale obecně se to řeší pomocí Pravidel a zařazováním do Kategorií.
Hlavní problém je s přenositelností. Když je to addon, tak na jiném pořítači musí být taky naistalováno atd. Nebo třeba na Outook Online (web aplikace Off365) to tam nebude apod.
Kategorie jsou ale funkční všude.
Více je zde:
http://www.mitvsehotovo.cz/2010/12/gtd-v-outlooku-ii3projekty/