Řešil bych to přes "webovou aplikaci". Má to řadu výhod, jako přístup z více pc a uživatelů, "apka" běží v každým www prohlížeči. MS Access je dost drahej a jestli používáte víc počítačů, tak se to prodraží.
Jestli na tom chcete blbnout sám, tak si stáhněte XAMPP, kde je jak MySQL databáze, tak www server a webová správa databaze a dat v db "phpmyadmin". Ale rozumnější by bylo si koupit nějaký webhostig s db a nechat si udělat nějakou jednoduchou webovou aplikaci co by uměla s tou db pracovat.