(placená inzerce) Firmy porušují zákon při přijímání elektronických faktur a hrozí jim riziko vážných problémů s finančními úřady. Jak se tomu vyhnout?
Je naivní si myslet, že k řádnému přijetí e-faktury stačí uložit došlý soubor a přenést data do informačního systému. Ve firmách, kde postupují tímto způsobem, porušují platnou legislativu a hrozí jim riziko vážných problémů s finančními úřady.
Současná situace je nejspíš důsledkem toho, že mnohé finanční útvary předpokládají, že IT korektně zvládne celou problematiku (včetně pravidel pro zacházení s doklady) a informatici logicky – nicméně chybně- předpokládají, že stačí doklad uložit a zpracovat data. Z toho vyplývají chyby s vážnými důsledky. Například nerozlišování mezi daňovým dokladem a účetním dokladem. Nebo iluze, že elektronickou fakturu je přípustné vytisknout a archivovat papír. Nebo dlouhodobá archivace elektronických dokladů bez zaručeného elektronického podpisu a časového razítka.
Jednoduché řešení pro EDI, ISDOC, PDF i další fakturační formáty
Ačkoliv, jak dále ukážeme, požadavky příslušných paragrafů zákona o účetnictví a zákona o DPH znějí komplikovaně, lze jim vyhovět poměrně jednoduše tak, že veškeré doklady jsou ukládány ve snadno čitelném formátu (nejlépe PDF) a automaticky opatřovány kvalifikovanou elektronickou značkou a kvalifikovaným elektronickým razítkem. Firma Software602 má pro tento účel jednoduché řešení, které tuto problematiku plně pokrývá a lze jej nasadit – většinou jako doplněk ERP systému - během několika hodin.
Faktura, daňový doklad nebo účetní doklad?
Není pochyb o tom, že elektronické faktury otevírají prostor pro automatizaci, zjednodušení práce a úsporu nákladů. Každý šéf podnikové informatiky by si však měl položit některé podstatné otázky. Jestliže zpracováváme elektronické faktury, jsou při jejich zpracování provedeny všechny úkony, které zákony požadují? A jestli ne, kdo ponese odpovědnost za důsledky? Na rozdíl od papíru, u nějž můžete napravit procesní chybu tím, že dodatečně vykroužíte podpis nebo otisknete razítko, u elektronického dokladu taková možnost neexistuje.
Co říká legislativa o fakturách? Vůbec nic! České zákony totiž slovo „faktura“ vůbec neznají. Hovoří o dvou různých typech dokladů. Zákon o DPH (235/2004Sb) definuje požadavky na daňový doklad jakožto dokument vytvářený dodavatelem. Zákon o účetnictví (563/2001Sb) zase definuje požadavky na účetní doklad vytvářený odběratelem.
Tisknete elektronické faktury? Špatně!
Z mnoha paragrafů vybíráme jen to, co je podstatné pro IT a firemní procesy. Zákon o DPH říká (o daňovém dokladu) následující:
- Je-li daňový doklad zaslán elektronicky, musí k němu být připojen zaručený elektronický podpis. Z této povinnosti jsou vyňaty pouze doklady ve formátu EDI.
- Daňový doklad musí být archivován minimálně 10 let. Během celé této doby musí být firma schopna prokázat platnost elektronického podpisu. Z toho jednoznačně vyplývá, že k dokladu musí být připojeno také časové razítko.
-Zákon počítá s možností převodu papírového dokladu do elektronické podoby, ale nepřipouští možnost převodu elektronického dokladu do papírové podoby. Rozšířená praxe, kdy je doklad zaslaný e-mailem odběratelem vytištěn, tedy není přijatelná.
Kontrolní otázky pro IT manažery
Pro podnikové IT z toho vyplývají první kontrolní otázky:
- Je ke všem daňovým dokladům, které dostáváte elektronicky, připojen zaručený elektronický podpis?
- Kontrolujete platnost elektronických podpisů?
- Je k dokladům připojeno také časové razítko?
- Pokud ne, dokážete k nim časové razítko připojit?
Pro úplnost připomínáme, že jediná možnost, jak se těmto otázkám vyhnout, je nosit veškeré elektronické daňové doklady na Czech POINT a nechat je konvertovat do listinné podoby.
Jak se z daňového dokladu stane účetní doklad
Zákon o účetnictví (563/1991Sb) definuje účetní doklad – dokument vytvářený odběratelem – a stanoví požadavky na něj. Kromě „běžných“ záležitostí jako jsou označení dodavatele a výše částky musí účetní doklad obsahovat také podpis osoby odpovědné za účetnictví, podpis manažera (může se jednat o stejnou osobu) a vyznačení času, kdy byl účetní doklad vytvořen.
U papírových dokladů bylo naplnění požadavků obou zákonů snadné. Do firmy přišel daňový doklad, recepční k němu přicvakla další list papíru, vedoucí oddělení a účetní se na tento list podepsali a to celé bylo založeno do archivu.
Jenže při zpracování elektronického dokladu to tak jednoduché není.Pokud firma korektně zpracovala a uložila daňový doklad, musí ještě vytvořit účetní doklad, což se může dít třemi způsoby.
Jak přijímat a zpracovat faktury v souladu s legislativou?
První možnost. Připojení elektronických podpisů odpovědných osob buď přímo k dokladu nebo k jinému dokumentu, který s ním souvisí. Zároveň k dokladům připojovat kvalifikované časové razítko, které prokazuje okamžik vzniku účetního dokladu a navíc zajišťuje dlouhodobou platnost elektronických podpisů.
Druhá možnost. Doplnění daňového dokladu o listinu s vyznačením data a vlastnoručním podpisem účetní a manažera, který je za obchodní případ odpovědný. To znamená, že je zapotřebí udržovat paralelně dva archivy – v elektronickém jsou uloženy daňové doklady a ve fyzickém papírové košilky.
Třetí možností by mohlo být vytvoření záznamu v účetním (ERP) systému. Zákon o účetnictví totiž připouští jako alternativu k elektronickému podpisu také „obdobný záznam v technické podobě“, což by mohl splnit informační systém, kde jsou zaznamenávány logy a kde je vytvářena elektronická obálka. V praxi to ovšem naráží na řadu problémů. Uzná finanční úřad nebo auditor takový záznam jako dostatečnou obdobu elektronického podpisu? A obstojí takové řešení i za pět, osm či deset let?
A především si firma, právě kvůli nutnosti archivovat účetní doklady, vytváří silnou závislost na jednom ERP, protože, i když z něj lze data zpravidla exportovat, dochází při tom ke ztrátě průkaznosti.
Nejjednodušší splnění všech požadavků zákona
To vše hovoří pro první řešení, které je v zákonech přímo popsáno a které je nejjednodušší z hlediska správy IT i z hlediska dodavatelů. Toto řešení vyžaduje:
- Zkontrolovat, zda je ke každé příchozí faktuře připojen platný zaručený elektronický podpis
- Připojit ke každému dokladu také elektronické podpisy zaměstnanců odběratele (manažer odpovědný za obchodní případ a někdo z účtárny)
- Připojit ke každému dokladu kvalifikované časové razítko
- Skladovat tyto doklady nezávisle na ERP systému a ve formátu, který zajistí dlouhodobou čitelnost (optimálně PDF/A)
To by se mělo týkat všech daňových dokladů, bez ohledu na formát a komunikační kanál, kterým do firmy přicházejí. Pouze u dokladů ve formátech definovaných normou EDIFACT (EDI) je možné vynechat kontrolu platnosti podpisu.
Jednodenní implementační projekt
Veškeré zmíněné legislativní požadavky je možné pokrýt nástrojem Software602 Print2PDF a navázanou službou SecuStamp.com. Tato kombinace pokrývá převod dokladů do PDF, kontrolu a připojování elektronických podpisů a kvalifikovaných časových razítek. Časová razítka lze navíc získat za velmi výhodné ceny a to formou předplacených balíčků s neomezenou dobou jejich spotřeby.
Zkušenosti organizací pracujících se SAP i jinými ekonomickými systémy ukazují, že zmíněné řešení Software602 může být nasazeno během několika hodin.
Navíc firma získává nástroj, který je možné použít i pro mnoho jiných účelů, například pro automatizovaný dávkový převod elektronických archivů.
Pokud chcete mít jistotu, že s elektronickými fakturami pracujete tak, aby vaše účetnictví obstálo před každou kontrolou, stačí zavolat nebo napsat e-mail do Software602. Během několika dnů může být vše vyřešeno, bez složitých projektů a bez nutnosti provádět změny v informačním systému.
Kontaktujte nás na tel: +420 222 011 602 nebo na e-mail: info@secustamp.com
