Jednou z klasických otázek správy tisku ve společnosti je „kdo co tiskl, kdy a v jakém množství?“ Moderní firma spoléhá na efektivní využití techniky, kterou mají její zaměstnanci k dispozici.
Autorem odborného článku je produktový manažer Konica Minolta Business Solution Czech
Pořízení efektivních i ekologicky šetrných tiskových zařízení je dnes téměř samozřejmostí. Otázkou však nadále zůstává přístup zaměstnanců a jejich vlastní posouzení přiměřenosti tiskových nákladů.
Zcela volný a nekontrolovaný přístup pracovníků k tiskovým zařízením se dlouhodobě ukazuje jako velmi rizikový. Často pouze z té příčiny, že zaměstnanci neodhadují pečlivě, zda je nutné každý dokument převádět do tištěné podoby. Situaci také ztěžuje, že současný kancelářský provoz je často ve znamení mnohonásobného tisku stejných dokumentů od různých zaměstnanců.
Na co je třeba brát ohled
Na jednu stranu je samozřejmě dobré podporovat důvěru v zaměstnance, nezavádět složité postupy povolení tisku apod. Na druhou stranu, pokud se tiskové aktivity nedrží v únosných mezích, mohou výsledné objemy a náklady rychle přesáhnout plánovaný rozpočet. Bez nástroje pro sledování nákladů na tisk je ale přesné zpětné vyúčtování směrem k původci tiskové úlohy téměř nemožné. Mezi tiskové náklady navíc patří také kopírování, tisk z USB zařízení a tisky dokumentů uložených na pevných discích multifunkčních zařízení. Bez přesných a efektivních prostředků ke sledování tiskových aktivit jsou tedy IT správci bezradní.
Kontrola vytížení tiskových zařízení
Moderní tisková řešení nabízejí celou řadu využití. To primárně vyvolává otázku, zda by všichni uživatelé měli mít přístup ke všem funkcím. První krok tedy vede k manažerovi daného týmu, aby dle vlastního uvážení odhadl potřeby jednotlivých pracovníků. Nástroje pro účtování a správu uživatelů následně nabízí profesionální řešení pro sledování, správu a reportování zadaných tiskových úloh.
Jak dosáhnout účinné kontroly tisku
Základním prvkem pro účinnou kontrolu tiskového objemu je centralizovaná správa uživatelů a funkcí. Tento postup umožňuje získat přehled o celkovém množství protištěného materiálu, stejně jako o jednotlivých uživatelích a jejich vytížení tiskových zařízení. Správci musí být schopni vzdáleně a centrálně řídit uživatele tiskáren a flexibilně přidělovat přístupová práva, jako je povolení barevného tisku atd. Efektivní přiřazování nákladů zároveň umožňuje ponechat si dostatečnou flexibilitu pro případy, kdy je potřeba náklady účtovat na jiné účty nebo externím zákazníkům. Výdaje jsou pak přesně přidělovány jejich tvůrcům a lze je spolehlivě fakturovat.
Správa tisku v mobilní aplikaci
Jinou efektivní metodou je zavedení rozpočtu a kvót pro každého zaměstnance, pracovní skupinu či projekt. Zcela jednoduše toho lze dosáhnout vytvořením vlastních tiskových účtů pro každou pracovní jednotku, ať už zaměstnance, kancelář či tým.Z toho samozřejmě vyplývá, že společnost musí zajistit stanice pro nabíjení kreditu tisku. Předností tohoto systému je, že kontrola nad množstvím tisku je nepřímá, vedená pouze tímto kreditovým účtem a zaměstnanci samotnými.
Personalizace ovládacích panelů
Pro zaměstnance znamená často zpříjemnění jejich práce, když si mohou v globálním systému tiskových zařízení vytvořit svůj vlastní firemní adresář s úvodní obrazovkou podle svého nastavení a s rychlým přístupem k často používaným funkcím. Zvláště pomáhá definování vlastního panelu jen při prvním přihlášení s tím, že je automaticky k dispozici na všech síťových zařízeních. Samozřejmostí je také, že čas potřebný na pořízení výtisků, skenů a kopií netrvá déle, než by měl.
S profesionálním softwarem pro účtování a správu uživatelů můžete dosáhnout zpřehlednění a zefektivnění všech tiskových aktivit i souvisejících nákladů. Výrazně se tím omezí množství zbytečných tiskových úloh a sníží spotřeba tiskových materiálů. Rozsáhlé portfolio softwarových aplikací Konica Minolta zahrnuje široký výběr nástrojů vhodných pro monitoring tisku, jež vyhovují nejrůznějším požadavkům a nárokům různě velkých společností.
