Zoho: webová kancelář ve stínu Googlu a Microsoftu

Zoho už dávno není pouhá konkurence zaběhnutým službám Google Docs a Office Web Apps. Dnešní Zoho je promyšlená sada vzájemně provázaných aplikací, které mají za cíl jediné – pomoci podnikat a udržet firmu v chodu.

Zoho Docs – dokumenty

Práce s dokumenty se hodně podobá aplikacím dvou největších rivalů – Googlu a Microsoftu. Pro textové dokumenty, tabulky, prezentace, obrázky, hudbu a videa máte k dispozici 5 GB úplně zdarma.

Bezplatný textový editor Zoho Writer nevybočuje od konkurence

Fungovat to může také jako prostor pro sdílení souborů – přetažením souboru do okna prohlížeče můžete jednoduše soubor nahrát do svého datového úložiště. Dokumenty se automaticky verzují a můžete na nich pracovat s více lidmi.

V bezplatné verzi ale chybí ochrana sdílených souborů heslem, práce se zip archivy či zaznamenání aktivity jednotlivých uživatelů – jsou to ale funkce, bez kterých se v bezplatné verzi asi obejdete.

Zoho má rádo jablíčka, proto nabízí hned několik bezplatných aplikací pro mobilní iPhony a iPady. S jednou aplikací můžete vytvářet jednoduché textové návrhy, s jinou ovládat vytvořené prezentace. Základní aplikace pro prohlížení souborů a manipulaci s nimi je dostupná pro i Android.

Zoho CRM – udržte firmu v chodu

Máte firmu o více než pár lidech, takže potřebujete nějakým způsobem řídit jejich pracovní čas a mít přehled nad tím, co kdo dělá, jak postupují na zadaných úkolech a jakým směrem se firma vyvíjí. Není zde řeč o dvou nebo třech zaměstnancích, nýbrž o desítkách a ideálně rozdělených do více oddělení. K tomuto účelu se může hodit Zoho CRM, který už má smysl na takových místech nasadit.

Po založení máte dva týdny na bezplatné vyzkoušení. Nejprve můžete všem zaměstnancům vytvořit účty a přesypat do adresáře všechny svoje kontakty. Buď je zadáte ručně, což je zdlouhavé a nudné, anebo je naimportujete z formátů XLS, XLSX, VCF nebo CSV.

Chystáte kampaň. Představit si pod tím můžete ledasco. Protože prodáváte software, bude potřeba rozjet bannerovou reklamu. Zadáte do systému název kampaně a pak už zbývá zmínit jednotlivé úkoly, termíny či zodpovědné osoby, které na úkolech budou pracovat. Úkoly jsou myšleny jednotlivé kroky, které vedou k cíli – vytvořit grafiku, texty, nechat vyrobit banner atd.

 Důležité je uvést nejen výsledek kampaně, ale i jednotlivé kroky, který vedou k cíli

Pokud znáte GTD, bude vám rozčlenění projektů na jednotlivé úkoly určitě blízké. Pak už jen můžete sledovat, jak se zaměstnanci úkolu zhostí. Systém myslí například i na telefonní hovory – pokud se rozhodnete zavolat do tiskárny, můžete to uvést, včetně délky hovoru (v aplikaci jsou stopky) a výsledku, kterého jste dobrali s telefonujícím na druhém konci.
Aktivity jednotlivých osob můžete sledovat v reálném čase podobně, jako přátele na Facebooku. Nechybí ani vytváření cílů či faktur.

Zoho Assist – vzdálené ovládání počítače

Další ze zajímavých aplikací je vzdálená správa počítače. Je to alternativa ke známým aplikacím VNC nebo TeamViewer. I zde se neobejdete bez instalace zásuvného modulu, ale výhodou je propojení s dalšími aplikacemi Zoha.

 Vzdálená správa počítače se hodí u nastavování služeb a aplikací (Foto: Zoho)

Bezplatná verze vám měsíčně dovolí až 5 připojení, každé o maximální délce dvou hodin. Součástí je chatovací okno. Naopak chybí přenos souborů a vzdálená diagnostika počítače, která vám o daném počítači zjistí prakticky vše od volného prostoru na discích až po verze nainstalovaných ovladačů.

Snadno se tak dozvíte o obsazené operační paměti, vytížení procesoru, nebezpečných běžících službách a procesech.

Diagnostika vzdáleného počítače (Foto: Zoho)

Zoho Calendar – kalendář na cesty

Kalendář v podání Zoha umí synchronizace s Outlookem a přístup přes mobilní telefon. Umí pracovat pozvánkami, zvládá skupinové kalendáře, upozornění a sdílení událostí.

Skupinové kalendáře se hodí u týmové práce, kde je potřeba vzájemně plánovat čas; nikoli ale úkoly, na to existují v Zohu samostatné aplikace.

Skupinové kalendáře, pohled na týdenní agendy a nechybí ani pozvánky (Foto: Zoho)

Libovolný kalendář můžete umístit na webové stránky či blog, aby ostatní věděli, co zrovna máte v plánu. Kvůli zachování soukromí lze publikovat pouze některé události a bez podrobností.

Samozřejmě nechybí podpora mobilních telefonů. S kalendářem budete moct pracovat, ať už máte iPhone, Android, Windows Phone, BlackBerry nebo Nokii.

Zoho Live Desk – podpora zákazníkům

Nejlepší klient je takový, který se vrací a nakupuje znovu a znovu. Toho lze kromě kvalitního produktu docílit vstřícným přístupem a podporou. Jedna z aplikací se proto zaměřuje na podporu zákazníkům – ať už všeobecné dotazy, nebo konkrétní problémy.

Majitel má dostatečný přehled o rychlosti a úspěšnosti vyřízení požadavků na základě přehledných grafů.

 Grafy už na první pohled prozradí úspěšnost vaší technické podpory (Foto: Zoho)

Stránky můžete doplnit o diskuze, chat či často kladené otázky a jejich řešení. Zkrátka si můžete na webu vytvořit malou wikipedii.