S nástupem providerů nabízejících připojení zdarma se k Internetu a tím pádem i k elektronické poště dostala řada uživatelů, kteří se často dopouštějí nejrůznějších chyb a prohřešků.
S nástupem providerů nabízejících připojení zdarma se k Internetu a tím pádem i k elektronické poště dostala řada uživatelů, kteří se často dopouštějí nejrůznějších chyb a prohřešků. Je to celkem pochopitelné, neboť elektronická pošta má, na rozdíl od té papírové, řadu specifických pravidel, která je velmi dobré znát - ušetříte si tím zbytečná nedorozumění a nepříjemné spory. Pokusili jsme se shrnout ta nejzákladnější pravidla pro posílání e-mailů a účasti v e-mailových konferencích do šestnácti bodů, takže chcete-li umět správně elektronicky komunikovat, pojďte se na ně společně s námi podívat.
- Rozesíláte-li jednu zprávu více adresátům, používejte tzv. skrytou kopii. Jednak tím zajistíte, že příjemci nebudou muset stahovat zprávu s mnohdy velmi objemným seznamem všech adres, na které byla zpráva také zaslána, a především (zejména pokud neznáte všechny příjemce osobně a/nebo oni se neznají mezi sebou navzájem) nedáte příjemcům možnost zneužít adresy z vašeho adresáře k zasílání nevyžádaných e-mailů, protože žádný z příjemců neuvidí, komu jste ještě zprávu posílali.
- Posíláte-li v příloze zprávy nějaký soubor, nezapomeňte příjemci vysvětlit, proč přílohu posíláte. Řada virů se totiž připojuje automaticky ke každému odeslanému e-mailu a obezřetný uživatel by bez vašeho vysvětlení zcela správně takovou zprávu bez milosti smazal.
- Neposílejte příliš velké soubory jako přílohu e-mailu. Ne každý má doma pevnou linku a jistě byste nechtěli slyšet, jakými slovy vás příjemce prokleje v okamžiku, kdy bude přes modem 14,4 kbps stahovat zprávu s 10 MB přílohou. Pro tyto účely je lepší použít například FTP server s veřejným přístupem nebo služby typu Úschovna či podobné s tím, že příjemci pošlete pouze odkaz, odkud si má soubor stáhnout.
- Jestliže posíláte soubor, který by v příjemci mohl vyvolat domněnku, že je infikován virem (například dokument obsahující makra), vždy mu velice pečlivě vysvětlete, proč soubor není zavirovaný (v našem případě tedy objasněte funkci maker a důvody, proč se bez nich dokument nemůže obejít). Příjemcům pak doporučujeme, aby i v případě, že bude vysvětlení dostatečné, zkontrolovali před otevřením každý přijatý soubor antivirovým programem.
- Využíváte-li nastavení důležitosti (priority) zprávy, používejte zásadně střední stupeň. Jedině v případě, kdy je to opravdu nezbytné, nastavte velkou důležitost.
- Přílohy komprimujte, nejlépe do archivu ZIP, případně do takového, o němž jste si jisti, že jej příjemce může otevřít. Naopak se nedoporučuje posílat samorozbalitelné archivy (EXE) ani další typy souborů v otevřené podobě. I když je odešlete v "čistém stavu", nikdo vám nezaručí, že nebudou zavirovány někde cestou k příjemci. Pak budete těžko vysvětlovat, že dotyčný má sice smazaný celý pevný disk, ale že zrovna vy na tom nemáte vůbec žádný podíl.
- Českou diakritiku používejte jen tehdy, pokud jste si jisti, že příjemce používá program, který podporuje znaky s háčky a čárkami. V opačném případě může totiž příjemce obdržet text, který mu jeho e-mailový klient zobrazí třeba jako doufam ?e u? chapete pro? p?ijemce nebavi d?lat u va?ich zprav zkou?ku z grafologie. Nejste-li si jisti, zda má příjemce program schopný pracovat s češtinou, pište raději bez hacku a carek. Toto pravidlo platí i v případě e-mailových konferencí, kde jednotliví členové používají široké spektrum e-mailových programů.
- Zapojíte-li se do nějaké tématicky zaměřené konference, neodbíhejte od tématu a nezatěžujte účastníky ani zprávami, které s tématem konference souvisí jen vzdáleně.
- Do konferencí není vhodné zasílat žádné soubory, protože ne každý z účastníků má o zaslané soubory zájem. Jestliže chcete poskytnout například nějaký zajímavý program, zašlete do konference pouze zprávu s tím, ať vám případní zájemci pošlou adresu schránky, na kterou chtějí soubor zaslat.
- Zejména v konferencích se vyjadřujte co nejstručněji. Ne každý má chuť a čas číst vaše slohová cvičení a je mnohem pravděpodobnější, že dostanete odpověď na svůj e-mail, pokud se celý obsah zprávy vejde na několik málo řádků.
- S výše uvedeným bodem souvisí i další rada: pokud odpovídáte na nějakou zprávu, používejte tzv. quotování, které spočívá v tom, že v odpovědi vyberete pouze tu část původní zprávy, na niž chcete odpovídat, přidáte svou odpověď a zbytek smažete. Ukážeme si to na příkladě:
- přijatá zpráva:
- Ahoj, zdravím všechny členy konference o vepřovém mase,
- chtěl bych se zeptat, jestli náhodou někdo nevíte, jakým způsobem mám naporcovat šunku
- všem předem díky za odpověď
- Luďa Řezník
Jak sami vidíte, zpráva obsahuje spoustu textu, který není nutné při odpovědi posílat zpět. Aby tedy ostatní účastníci konference věděli, na jakou otázku odpovídáte, stačí odeslat například pouze: - Ahoj
- >jakým způsobem mám naporcovat šunku
- –Já porcuji vidličkou a nožem
- František Uzenář
- Často žel bývá zvykem, že uživatelé při odpovídání na zprávu pouze stisknou tlačítko Odpovědět, přidají k původní zprávě svou vlastní a odešlou ji zpět. Pokud se tímto způsobem vede nějaká delší diskuse, nabude zpráva po několika podobných odesláních poměrně značné velikosti, což nepotěší zejména majitele pomalých modemů.
- Dostanete-li zprávu, která obsahuje text vyzývající vás k jejímu rozeslání co nejvíce osobám (zpravidla "všem, co máte ve svém adresáři"), nikdy tak nečiňte. Prakticky vždy se jedná o "letadla", jejichž autoři se asi dobře baví naivitou neznalých uživatelů, kteří se do hry nic netušíce zapojují. Nejčastěji jsou tímto způsobem šířeny zprávy o nových virech, které nejdou vyléčit žádným antivirovým programem (pardon, ale takový opravdu neexistuje a pokud se náhodou přece jen objeví, většina antivirových firem velmi rychle přispěchá s updatem, který vir umí léčit), nedávno se také objevila zpráva, jejíž autor sliboval za její rozeslání mobilní telefon. Absolutně bez komentáře raději nechávám případy rozesílání e-mailů typu "pokud tuto zprávu do dvou dnů neodešlete, potká vás neskutečná smůla" doplněných obvykle věrohodně vypadajícím popisem osobních i pracovních tragédií těch, kteří zprávu skutečně neodeslali. Tomu snad dnes nevěří už ani žáci mateřské školky...
- Vyvarujte se rozesílání reklamních e-mailů (často se používá termín spamming), ať už s reklamou na své webové stránky, službu, firmu nebo nějaký produkt. Klasickou papírovou reklamu vhozenou do schránky u domu většina Čechů akceptuje a v nejhorším případě ji vyhodí do koše či zužitkuje jiným způsobem. U reklamy rozesílané elektronickou poštou ale vznikají příjemci náklady, které musí vynaložit na to, aby si zprávu, kterou vlastně vůbec nechce číst, stáhnul ze serveru. Řada uživatelů je proto velmi podrážděná a kromě jiného může požádat i o to, aby vám provider zrušil připojení k Internetu. Využijete-li k těmto aktivitám firemní mail, počítejte s tím, že vám příjemce může způsobit problémy u vašeho zaměstnavatele, který vám zcela určitě Internet nezpřístupnil pro tyto účely.
- Pokud se naopak sami stanete obětí spamu, zkuste nejprve odesílatele požádat, aby vás přestal obtěžovat nevyžádanou poštou. Jestliže si nedá říci, kontaktujte administrátora nebo správce poštovního serveru a požádejte ho o vyřešení situace. Většina slušných firem a providerů na takový požadavek reaguje upozorněním odesílatele, a pokud ve své činnosti pokračuje, i jeho odpojením. Jestliže nezabere ani tato metoda, nezbude vám než si nastavit ve svém programu filtrování pošty.
- Snažte se psát kultivovaně a především bez pravopisných chyb. V e-mailové komunikaci jsou příjemci zpravidla benevolentní, ovšem nezvládnete-li shodu podmětu s přísudkem, můžete si být jisti, že si o vás vytvoří nelichotivý úsudek.
- Jedna rada (nejen) do konferencí – tykejte pouze tomu, koho opravdu dobře znáte a s kým jste si tento způsob komunikace dohodli. V opačném případě používejte raději vykání, protože skutečně nepůsobí dobrým dojmem, když budete tykat například o padesát let staršímu člověku, kterého navíc ani neznáte (nejspíše vás bude považovat za hulváta). Výjimku lze udělat pouze v případě, že je tykání v dané konferenci pravidlem.