Zbavte se některých e-mailů a ekonomika půjde nahoru

Směs podivných názorů i rozumných doporučení v analýze renomované firmy.
Zajímavou studii, kterou bychom ale označili za poněkud konjunkturální, zveřejnila analytická firma Gartner Group, jedna z nejrenomovanějších v branži. Firma průzkumem a měřením zjistila, že (američtí) zaměstnanci tráví deně zhruba hodinu v práci používáním elektronické pošty, čtením a odesíláním mailů. Gartner tvrdí, že i když si zaměstnanci myslí, že vysoká intenzita využívání e-mailu jim pomáhá zlepšovat produktivitu a zkvalitňovat komunikaci, ve skutečnosti jde o „zaplavování mailboxů, zaplavování e-mailových serverů a snižování produktivity díky přílišnému množství mailů“, a dodává, že v dnešní zpomalující se ekonomice by zlikvidování nadbytečných e-mailů mělo okamžitý efekt na zvýšení produktivity firem. Gartner dále vyzkoumal, že celých 34 % mailů považují jejich příjemci za „nepotřebné“ a „jen“ 27 % mailů vyžaduje okamžitou pozornost a reakci.

Při vší úctě ke Gartner Group se nám zdá tato argumentace trošku popletená. Jestliže chtěla firma říci, že pokud lidé přestanou dělat v práci zbytečnosti a budou vykonávat užitečnou činnost, půjde produktivitu nahoru, pak tedy objevila Ameriku. Jestliže chce firma říci, že se jí zdá objem času, který lidé stráví při práci s e-maily, jako vysoký, možná by se mohla podívat do svých či jiných výzkumů starých dvacet let a zjistit, kolik času lidé strávili písemnou korespondencí (desetinásobně pomalejší a méně efektivnější než e-mail) či případě různými poradami, telefonáty a faxy, které opět s daleko menší efektivitou řeší to, co zvládá e-mail.

Firma považuje 34 % mailů za nepotřebné, ale spíše by se měla nad tímto číslem zaradovat – vždyť výsledek, při kterém je jedna třetina informací redundantních a dvě třetiny potřebných a žádaných, je skvělý, naprosto nedostižný při jiných druzích komunikace! Rovněž, pokud se firma podivuje nad tím, že „jen“ čtvrtina mailů vyžaduje okamžitou pozornost a reakci, je to argument zcela mimo mísu. Vždyť e-mail je právě typický tím, že se jedná o „off-line“ komunikaci, kdy člověk není neustále vyrušován a není vynucována jeho bezprostřední reakce, ale může si svou činnost odložit, promyslet a přichystat informace, než zareaguje. Z názorů Gartnera se zcela ztotožníme pouze s tím, že by lidé ve firmách měli být školení v používání e-mailu tak, aby jej používali efektivně a dokázali jej využít naplno.

Záplava e-mailů a vůbec intenzita elektronické komunikace rozhodně není věc, nad kterou bychom mohli mávnout rukou. Má ale velmi mnoho faktorů, které ji způsobují: spam, diskusní skupiny a chaty, ze kterých se „nedá utéct“, hromadné firemní maily způsobující nekonečné a neplodné diskuse, nebo třeba jenom příliš mnoho práce a z toho vyplývající příliš velké množství „mailových úkolů“. U každého je to něco jiného, u každého je skladba jeho mailového portfolia jiná; proto nelze situaci takto paušalizovat a dávat doporučení typu „zrušte si třetinu mailů a produktivita vaší firmy půjde nahoru“. Na složité problémy nejsou jednoduchá řešení, i když se to tak často říká.

Diskuze (8) Další článek: Nové doplňky Office na webu

Témata článku: Skvělá efektivita, Mail, Reakce, Ekonom, Vysoká intenzita, Ekonomika, Měření času, Zaplavování, Vysoké množství


Určitě si přečtěte

3D tisk pro naprosté zelenáče: Co vyrobíte na laciném stroji za pár tisíc korun

3D tisk pro naprosté zelenáče: Co vyrobíte na laciném stroji za pár tisíc korun

** Domácí 3D tisk je dnes už finančně dostupný prakticky všem ** Lacinou tiskárnu pořídíte za pár tisíc korun ** Jak vlastně tisk probíhá a jak navrhnout, co vytisknout

Jakub Čížek | 66

Jak funguje kontroverzní program, který ženám krade plavky. Mají se čeho bát?

Jak funguje kontroverzní program, který ženám krade plavky. Mají se čeho bát?

** Strojové učení ještě nepřitáhlo takový zájem jako na začátku prázdnin ** Ne, umělá inteligence nenašla lék na rakovinu ** Naučila se svlékat ženy nejen z plavek

Jakub Čížek | 34

20 tipů a triků pro Gmail: Užitečné maličkosti, které zefektivní práci s e-maily

20 tipů a triků pro Gmail: Užitečné maličkosti, které zefektivní práci s e-maily

** V Gmailu je řada užitečných funkcí, které možná všechny neznáte ** Odeslání mailu můžete například pozdržet či naplánovat na později ** Nad Gmailem můžete mít s několika triky daleko lepší kontrolu

Karel Kilián | 25

10 novinek Androidu 10, které vás budou bavit

10 novinek Androidu 10, které vás budou bavit

Jan Láska, Vladislav Kluska | 25



Aktuální číslo časopisu Computer

Speciál o přechodu na DVB-T2

Velký test herních myší

Super fotky i z levného mobilu

Jak snadno upravit PDF