Zájem o skenování a digitalizaci

Kodak Foto-World uspořádal společně s firmou Scanservice již třetí ročník semináře Kodak Scan, který se zabýval problematikou digitalizace dokumentů a jejich správy.

Například z vystoupení JUDr. Smejkala, který stál i u zrodu Zákona o elektronickém podpisu, vyplynula řada zajímavých skutečností.

V ČR existuje cca 5 500 právních norem, v 1 100 předpisech se vyskytuje slovo doklad, ve více než 800 předpisech se vyskytuje slovo dokument a zhruba v 550 pak slovo podpis.

Dokumentem se rozumí každý pramen informací na nějakém nosiči, který je uchovatelný v čase, listina může existovat pouze v papírové podobě.

Digitalizací se rozumí buď přepis obsahu, nebo pořízení digitální kopie dokumentu 1:1, tzv. faksimile. Z právního hlediska lze digitalizovat téměř veškeré dokumenty, až na výjimečné případy – deníky (lodní deník, kniha jedů a opiátů) a listiny, které vyžadují holografní formy). Digitalizovat lze dokumenty tam, kde to uvádí zákon (např. účetnictví), a tam, kde není předepsána forma uchování, což je důležité zvláště v době, kdy se začíná prosazovat práce v sítích intranetu a Internetu. Dokumenty lze již dnes digitalizovat rychle a efektivně, uchovávat je a pracovat s nimi v elektronické podobě. Brzy je také bude možno autorizovat elektronickým podpisem.

Podobně je tomu s podpisem, tj. s elektronickým podpisem, který je k datové zprávě (elektronickému dokumentu) připojen takovým způsobem, že lze zjistit jakoukoliv následnou změnu dat. Z dokonalosti elektronického podpisu též vyplývá, že je mnohem dokonalejší než jakýkoliv podpis na papíře.

Následný přínos digitalizace při práci s dokumenty je kromě vyššího zabezpečení také v podobě úspory místa i času.

Když už jsme vyjmenovali pořadatelské firmy konference Kodak Scan, uveďme, že Kodak nabízí výkonné skenery a Scanservice se zabývá službami – převáděním dokumentů a formulářů do digitální formy; správu dokumentů řeší další firmy.