Xobni Outlook: Jak se vyznat ve stovkách e-mailů

Používáte Microsoft Outlook a nemáte ve zvyku poštu mazat? Děláte dobře, Xobni s ní totiž dokáže dělat opravdové divy.

Pokud k práci s elektronickou poštou požíváte Microsoft Office Outlook a nemáte ve zvyku přečtené zprávy mazat, určitě vyzkoušejte bezplatný doplněk Xobni. Je to jednoduchý a velmi rychlý vyhledávač s vlastní indexací, který se usadí v podobě postranní lišty přímo v Outlooku a překvapí vás kvantem informací, které lze získat z běžné elektronické poštovní zprávy.

Inteligentní postranní lišta

Xobni je poměrně mladý projekt. Ačkoliv na něm jeho autoři začali pracovat již v roce 2006, do širšího povědomí se dostal teprve před několika měsíci v podobě betaverze pro omezený počet testerů. Ve fázi betatestování je Xobni dodnes, od 5. května si jej může ale bezplatně stáhnout každý majitel Outlooku ve verzi 2003 a 2007.

Po úspěšné instalaci se spustí indexace poštovní schránky. Xobni totiž nepracuje s indexem poštovního programu, ale vytváří si vlastní. Při tom zjišťuje široké spektrum informací o každé zprávě a především o souvislostech mezi zprávami. Výsledkem je velmi pěkná postranní lišta, které zobrazí velké množství informací o aktuálně čtené zprávě.

Klepněte pro větší obrázek  Klepněte pro větší obrázek  Klepněte pro větší obrázek
Outlook a postranní lišta programu Xobni, miniaturní zobrazení a vyhledávání

Pokud vám tedy pošle e-mail třeba imaginární Adam Smith, v horní části postranní lišty se zobrazí informace o veškeré předchozí komunikaci s Adamem. Jednoduchý histogram ukáže, kdy si s Adamem píšete nejčastěji a dva sloupcové grafy níže zase napoví, kolik jste Adamovi poslali zpráv a kolik on vám. Nakonec nechybí pořadí Adama v žebříčku kontaktů, se kterými si píšete nejčastěji.

Pokud Adam používá v e-mailech podpis s telefonním číslem, Xobni jej zobrazí v podobě Skype odkazu. Pokud tento VoIP program používáte, můžete tedy Adamovi rovnou zavolat. Tato funkce bohužel zatím nefunguje zcela spolehlivě, když jsme doplněk Xobni zkoušeli, občas k profilu připojil úplně jiné číslo. Odesílateli zprávy nakonec můžete jedním kliknutím napsat e-mail nebo předvyplněnou zprávu s informací, kdy máte volný čas na schůzku. Zde ovšem chybí živá integrace s kalendářovými službami Outlooku, čas volna totiž musíte ručně předvyplnit v nastavení programu.

Klepněte pro větší obrázek Klepněte pro větší obrázek
Osobní informace, síť kontaktu, seznam vzájemných konverzací a příloh

Každý kontakt má svou síť i přehled vzájemných příloh

Jakkoliv toto byly doposud užitečné informace, zbytek postranní lišty je mnohem zajímavější. V dalším bloku totiž máte přehled o Adamově síti, tedy o všech kontaktech, kterým psal Adam společně s vámi. Jsou to tedy e-mailové adresy z kopií a hromadně odeslané pošty.

V dalším bloku najdete seznam konverzací, které s vámi Adam vedl, pokud jste tedy vedli rozhovor o mnoha vzájemných reakcích, zde jej najdete společně s ostatními přehledně seskupený. Celý seznam je pak seřazený podle času. Ve třetím a posledním bloku narazíte na všechny přílohy, které jste si navzájem poslali. To je velmi užitečné. Pokud vám totiž Adam kdysi poslal třeba dokument z Excelu, právě zde na něj narazíte. U každého z těchto tří bloků máte možnost vyhledávání a zobrazení seznamu v celé postranní liště.

Klepněte pro větší obrázek Klepněte pro větší obrázek
Zobrazení vzájmených příloh na celou postranní lištu a interaktivní vyhledávání v přílohách

Xobni Analytics – víte, jak dlouho vám trvá, než odpovíte na e-mail?

Xobni ale není pouze chytrá lišta, která najde všechny souvislosti, ale také přehledný dialog se statistikami. Autoři se pravděpodobně nechali inspirovat u Google Analytics, tato funkce se totiž jmenuje Xobni Analytics a podobně jako oblíbený analytický webware od Googlu, i ona dokáže z běžné pošty vytáhnout opravdu i ten nejméně důležitý údaj a vytvořit o něm samostatnou statistiku.

Xobni Analytics se skládá z pěti dílčích analýz. Každý report se skládá z grafu a poměrně rozsáhlé tabulky. Graf můžete omezit na dny, týdny, měsíce, roky a průměrné hodnoty. Ze statistiky lze také vyloučit všechny příchozí nebo odchozí zprávy a pomocí filtrů i konkrétní osoby, resp. jejich elektronické poštovní adresy.

Mail Traffic ví o každém e-mailu

Report „Mail Traffic“ zobrazí graf přijatých a odchozích zpráv, třeba během dne, a jak se jejich počet vyvíjel v průběhu času. Komplexní tabulka pod grafem se u každého reportu skládá z osmi záložek. Ty jsou v každém reportu stejné, jejich obsah ale souvisí s konkrétní analýzou.

Klepněte pro větší obrázek  Klepněte pro větší obrázek
Posílám poštu průměrně spíše v pondělí nebo ve středu?

U „Mail Traffic“ tak máte přehled o odeslané a příchozí poště nejprve u konkrétních kontaktů, pak u celých domén – tedy například počet odchozích a příchozích zpráv z domény cpress.cz – a dále ten stejný poměr pro uživatelské složky, pokud si do nich poštu řadíte třeba pomocí filtrů. Získáte dokonce přehled o tom, kolik jste odeslali a přijali veřejných i skrytých kopií, kolik zpráv označených vlaječkou a kolik jste odeslali nebo přijali originálů, přeposlaných zpráv a odpovědí.

Odpovídáte na poštu včas?

Neméně zajímavý je report „Time to Respond“, ze kterého se dozvíte, jak dlouho vám trvalo, než jste napsali odesílateli odpověď. I v tomto případě máte v tabulce opět osm záložek, dozvíte se tedy nejen jména osob, které na vaši odpověď čekaly dva měsíce, ale i domény, se kterými příliš nekomunikujete.

Klepněte pro větší obrázek
Jak dlouho mi trvá, než na zprávu odpovím?

Xobni Analytics toho umí vypočítat opravdu mnoho, až se nabízí nepříjemná otázka, jaký to má vlastně všechno reálný smysl. Tak či onak, vygenerovaný graf můžete uložit ve formě obrázku, vytisknout, zkopírovat a samozřejmě i odeslat na e-mail.

Je zadarmo, ale hladový

Xobni je zajímavý a neotřelý doplněk, který by mohl být bez nadsázky integrální součástí celého Outlooku. Program se ostatně těší i podpoře Microsoftu, který jej zařadil do svého inkubačního programu Microsoft Startup Accelerator . Postranní lišta je velmi funkční a nebýt poněkud křiklavějšího designu – proč jen Xobni nepoužívá stejné bravy jako zbytek programu – vedle postranní lišty s kalendářem a úkoly by vypadala zcela přirozeně.

Xobni je bezplatný, zatím pouze v angličtině a pokud se jej rozhodnete vyzkoušet, počítejte s většími systémovými nároky a delší odezvou – zvláště při indexaci pošty celý Outlook zabíral v operační paměti až o několik desítek MB více než za běžného provozu.

Xobni
Vyhledávací doplněk pro Microsoft Outlook
Zdarma
http://www.xobni.com
Klepněte pro větší obrázek

- ergonomie
- vlastní indexace a rychlost
- zajímavé statistiky

Klepněte pro větší obrázek

- pouze Outlook 2003/2007
- systémové nároky

Klepněte pro větší obrázek


 

 

Diskuze (23) Další článek: Vybíráme notebook do firmy, zkrátka pro práci

Témata článku: Software, Microsoft, Windows, Google, Microsoft Office, Outlook, E-mailová konverzace, Jak, Report, Bezplatný doplněk, Bravo, Adam, Zajímavá informace, Adama, Analytics, Přijatý výsledek, Sto, Traffic, Chytré vyhledávání, Google Analytics, Inkubační program, Stejný poměr, Konverzace, Poslední blok, Mozila, Software na Heureka.cz



Google není jen vyhledávač: 15 užitečných funkcí, o kterých možná ani nevíte

Google není jen vyhledávač: 15 užitečných funkcí, o kterých možná ani nevíte

** Google umí kromě vyhledávání i spoustu dalších věcí ** Vybrali jsme více než 15 užitečných funkcí a schopností ** Stačí zadat do vyhledávače ta správná klíčová slova

Karel Kilián
TipyVyhledávačeGoogle
Konec českého poskytovatele internetu v přímém přenosu. Připomíná to krachující energetické firmy
Lukáš Václavík
CETINPoskytovatelé internetuPřipojení k internetu
Facebook má nejspíš vaše telefonní číslo, i když jste mu ho nikdy nedali. Tímto tajným nástrojem ho můžete smazat

Facebook má nejspíš vaše telefonní číslo, i když jste mu ho nikdy nedali. Tímto tajným nástrojem ho můžete smazat

**Meta poskytuje nástroj na vymazání telefonních čísel a e-mailových adres z Facebooku a Instagramu **V minulosti Mark Zuckebrg popřel, že by Facebook vytvářel stínové profily **Metě teď můžete sebrat klíčové iddentifikátory, pořád o vás ale nejspíš ví mnoho dalšího

Petr Urban
MetaSledováníSociální sítě
Za WhatsApp se bude platit! Za předplatné dostanete funkci, která je u konkurence zadarmo

Za WhatsApp se bude platit! Za předplatné dostanete funkci, která je u konkurence zadarmo

** Bylo to jen otázkou času ** Už i WhatsApp nabízí prémiové předplatné ** Za poplatek dostanete funkci, která je u konkurence zadarmo

Martin Chroust
předplatnéWhatsAppMobilní aplikace
Máte rádi malé telefony? Pak si oblíbíte tohoto třípalcového drobečka, který není větší než platební karta

Máte rádi malé telefony? Pak si oblíbíte tohoto třípalcového drobečka, který není větší než platební karta

** Dnešní telefony se předhánějí v tom, který z nich bude větší ** Malé telefony na trhu skoro vyhynuly... ** Čínská značka si připravila telefon do dlaně s třípalcovým displejem

Martin Chroust
InfraportKompaktní velikostSmartphony
15 praktických tipů a triků pro Mapy.cz, které možná neznáte

15 praktických tipů a triků pro Mapy.cz, které možná neznáte

** Mapy.cz neslouží jen k zobrazení podkladů a plánování tras ** Nabízejí celou řadu dalších praktických funkcí a možností ** Vybrali jsme 15 tipů a triků, o kterých možná nevíte

Karel Kilián
Mapy.czMapyTipy
Šedý trh s předplatným se vymyká kontrole. Spotify, Netflix nebo Disney+ můžete mít doslova za pár korun

Šedý trh s předplatným se vymyká kontrole. Spotify, Netflix nebo Disney+ můžete mít doslova za pár korun

** Sdílení účtů mezi kamarády je jen začátek ** Dnes letí nákupy předplatných v Indii nebo na Aliexpressu ** Superlevné „netflixy“ ale mohou nakonec spíš škodit

Lukáš Václavík
PředplatnéNetflixSpotify
Starlink překvapivě zlevňuje. I v Česku teď satelitní internet stojí o polovinu méně
Karel Kilián
StarlinkPoskytovatelé internetuPřipojení k internetu
Vyzkoušeli jsme levnou autodiagnostiku s Androidem. Servisy ohrnou nos, řidičům bude stačit

Vyzkoušeli jsme levnou autodiagnostiku s Androidem. Servisy ohrnou nos, řidičům bude stačit

** Smartphone s Androidem dnes využijete i pro autodiagnostiku ** Jednotku OBD-II dnes pořídíte za pár stovek ** Co se vše dokáže diagnostika s bezplatným SW v češtině?

Martin Chroust
DiagnostikaPro řidiče