Používáte Microsoft Outlook a nemáte ve zvyku poštu mazat? Děláte dobře, Xobni s ní totiž dokáže dělat opravdové divy.
Pokud k práci s elektronickou poštou požíváte Microsoft Office Outlook a nemáte ve zvyku přečtené zprávy mazat, určitě vyzkoušejte bezplatný doplněk Xobni. Je to jednoduchý a velmi rychlý vyhledávač s vlastní indexací, který se usadí v podobě postranní lišty přímo v Outlooku a překvapí vás kvantem informací, které lze získat z běžné elektronické poštovní zprávy.
Inteligentní postranní lišta
Xobni je poměrně mladý projekt. Ačkoliv na něm jeho autoři začali pracovat již v roce 2006, do širšího povědomí se dostal teprve před několika měsíci v podobě betaverze pro omezený počet testerů. Ve fázi betatestování je Xobni dodnes, od 5. května si jej může ale bezplatně stáhnout každý majitel Outlooku ve verzi 2003 a 2007.
Po úspěšné instalaci se spustí indexace poštovní schránky. Xobni totiž nepracuje s indexem poštovního programu, ale vytváří si vlastní. Při tom zjišťuje široké spektrum informací o každé zprávě a především o souvislostech mezi zprávami. Výsledkem je velmi pěkná postranní lišta, které zobrazí velké množství informací o aktuálně čtené zprávě.
Outlook a postranní lišta programu Xobni, miniaturní zobrazení a vyhledávání
Pokud vám tedy pošle e-mail třeba imaginární Adam Smith, v horní části postranní lišty se zobrazí informace o veškeré předchozí komunikaci s Adamem. Jednoduchý histogram ukáže, kdy si s Adamem píšete nejčastěji a dva sloupcové grafy níže zase napoví, kolik jste Adamovi poslali zpráv a kolik on vám. Nakonec nechybí pořadí Adama v žebříčku kontaktů, se kterými si píšete nejčastěji.
Pokud Adam používá v e-mailech podpis s telefonním číslem, Xobni jej zobrazí v podobě Skype odkazu. Pokud tento VoIP program používáte, můžete tedy Adamovi rovnou zavolat. Tato funkce bohužel zatím nefunguje zcela spolehlivě, když jsme doplněk Xobni zkoušeli, občas k profilu připojil úplně jiné číslo. Odesílateli zprávy nakonec můžete jedním kliknutím napsat e-mail nebo předvyplněnou zprávu s informací, kdy máte volný čas na schůzku. Zde ovšem chybí živá integrace s kalendářovými službami Outlooku, čas volna totiž musíte ručně předvyplnit v nastavení programu.
Osobní informace, síť kontaktu, seznam vzájemných konverzací a příloh
Každý kontakt má svou síť i přehled vzájemných příloh
Jakkoliv toto byly doposud užitečné informace, zbytek postranní lišty je mnohem zajímavější. V dalším bloku totiž máte přehled o Adamově síti, tedy o všech kontaktech, kterým psal Adam společně s vámi. Jsou to tedy e-mailové adresy z kopií a hromadně odeslané pošty.
V dalším bloku najdete seznam konverzací, které s vámi Adam vedl, pokud jste tedy vedli rozhovor o mnoha vzájemných reakcích, zde jej najdete společně s ostatními přehledně seskupený. Celý seznam je pak seřazený podle času. Ve třetím a posledním bloku narazíte na všechny přílohy, které jste si navzájem poslali. To je velmi užitečné. Pokud vám totiž Adam kdysi poslal třeba dokument z Excelu, právě zde na něj narazíte. U každého z těchto tří bloků máte možnost vyhledávání a zobrazení seznamu v celé postranní liště.
Zobrazení vzájmených příloh na celou postranní lištu a interaktivní vyhledávání v přílohách
Xobni Analytics – víte, jak dlouho vám trvá, než odpovíte na e-mail?
Xobni ale není pouze chytrá lišta, která najde všechny souvislosti, ale také přehledný dialog se statistikami. Autoři se pravděpodobně nechali inspirovat u Google Analytics, tato funkce se totiž jmenuje Xobni Analytics a podobně jako oblíbený analytický webware od Googlu, i ona dokáže z běžné pošty vytáhnout opravdu i ten nejméně důležitý údaj a vytvořit o něm samostatnou statistiku.
Xobni Analytics se skládá z pěti dílčích analýz. Každý report se skládá z grafu a poměrně rozsáhlé tabulky. Graf můžete omezit na dny, týdny, měsíce, roky a průměrné hodnoty. Ze statistiky lze také vyloučit všechny příchozí nebo odchozí zprávy a pomocí filtrů i konkrétní osoby, resp. jejich elektronické poštovní adresy.
Mail Traffic ví o každém e-mailu
Report „Mail Traffic“ zobrazí graf přijatých a odchozích zpráv, třeba během dne, a jak se jejich počet vyvíjel v průběhu času. Komplexní tabulka pod grafem se u každého reportu skládá z osmi záložek. Ty jsou v každém reportu stejné, jejich obsah ale souvisí s konkrétní analýzou.
Posílám poštu průměrně spíše v pondělí nebo ve středu?
U „Mail Traffic“ tak máte přehled o odeslané a příchozí poště nejprve u konkrétních kontaktů, pak u celých domén – tedy například počet odchozích a příchozích zpráv z domény cpress.cz – a dále ten stejný poměr pro uživatelské složky, pokud si do nich poštu řadíte třeba pomocí filtrů. Získáte dokonce přehled o tom, kolik jste odeslali a přijali veřejných i skrytých kopií, kolik zpráv označených vlaječkou a kolik jste odeslali nebo přijali originálů, přeposlaných zpráv a odpovědí.
Odpovídáte na poštu včas?
Neméně zajímavý je report „Time to Respond“, ze kterého se dozvíte, jak dlouho vám trvalo, než jste napsali odesílateli odpověď. I v tomto případě máte v tabulce opět osm záložek, dozvíte se tedy nejen jména osob, které na vaši odpověď čekaly dva měsíce, ale i domény, se kterými příliš nekomunikujete.
Jak dlouho mi trvá, než na zprávu odpovím?
Xobni Analytics toho umí vypočítat opravdu mnoho, až se nabízí nepříjemná otázka, jaký to má vlastně všechno reálný smysl. Tak či onak, vygenerovaný graf můžete uložit ve formě obrázku, vytisknout, zkopírovat a samozřejmě i odeslat na e-mail.
Je zadarmo, ale hladový
Xobni je zajímavý a neotřelý doplněk, který by mohl být bez nadsázky integrální součástí celého Outlooku. Program se ostatně těší i podpoře Microsoftu, který jej zařadil do svého inkubačního programu Microsoft Startup Accelerator . Postranní lišta je velmi funkční a nebýt poněkud křiklavějšího designu – proč jen Xobni nepoužívá stejné bravy jako zbytek programu – vedle postranní lišty s kalendářem a úkoly by vypadala zcela přirozeně.
Xobni je bezplatný, zatím pouze v angličtině a pokud se jej rozhodnete vyzkoušet, počítejte s většími systémovými nároky a delší odezvou – zvláště při indexaci pošty celý Outlook zabíral v operační paměti až o několik desítek MB více než za běžného provozu.
| - ergonomie
- vlastní indexace a rychlost
- zajímavé statistiky |
| - pouze Outlook 2003/2007
- systémové nároky |
