Jak propojit informační systém s elektronickým obchodem? Jak to vypadalo v našem nakladatelství Computer Press si přečtěte v následujícím rozhovoru s Karlem Kalným.
Roman Smělý: Pokud máte ekonomický systém ve firmě a chcete ho propojit s vaším elektronickým obchodem, budete si často muset pomoci sami. Jak to vypadalo v našem nakladatelství Computer Press si přečtěte v následujícím rozhovoru s Karlem Kalným.
Connect!: Jaký byl počáteční stav před propojením informačního systému s elektronickým obchodem a jaké byly cíle?
Karel Kalný: V našem případě jsme stáli spíše před opačným úkolem. Propojit existující elektronický obchod Vltava s informačním systémem Navision. Propojení mělo zajistit zvýšení efektivity práce expedičního týmu – zvládnutí expedovat více zboží ve stejném počtu pracovníků, snížení chybovosti, možnost zpětné vazby včetně kontroly průběhu vyřizování objednávky.
Connect!: Co ovlivňovalo vaše rozhodnutí při hledání řešení?
Karel Kalný: Vzhledem k tomu, že současně s tímto projektem probíhá paralelně příprava migrace na nový systém Navision Financials, snažili jsme se najít takové řešení, které vyžaduje minimální množství úprav v systému Navision. Zejména tak, aby bylo možné po přechodu na nový ekonomický systém jednoduše provést úpravy a bez přerušení pokračovat ve využívání systému.
Connect!: Jak jste tedy postupovali?
Karel Kalný: V první fázi bylo nutné popsat všechny možné varianty, které mohou při prodeji zboží v internetovém obchodě Vltava nastat. Nesměli jsme nechat jedinou možnost zapomenutou, mohla by v budoucnu způsobit kolaps systému.
Vltava operuje z velkým množstvím položek v relativně nízkých počtech kusů na skladě. Kdyby například došlo k prodeji knihy, která je na skladě jen v jednom kusu, musí sklad Vltavy ihned vědět, že tuto knihu buďto musí objednat u dodavatele zboží, nebo ji stáhnout z prodeje, stejně tak pokud dojde z jakéhokoli důvodu ke stornování objednávky, musí se kniha vrátit do pomyslného regálu v obchodě.
Connect!: Takže do „ostrého“ propojování jste se dostali až po popsání všech možných variant?
Karel Kalný: Ano. V okamžiku, kdy byl projekt připraven v podobě podrobného grafu, zachycujícího všechny možnosti průběhu objednávek, mohli jsme začít programovat na obou stranách.
Systém Navision (verze 3.56) umožňuje komunikaci na principu textových dávek. Na straně Vltavy tedy bylo nutné připravit exportní a importní moduly, které tuto komunikaci zajišťovaly, což nebyl tak velký problém. Na straně Navisionu byly připraveny moduly pro komunikaci podobně, první načtení objednávek znamenalo vystavení dokladu, stejně jako když v systému pracuje účetní.
Také byly připraveny moduly, které rozpoznají stav zboží na skladě a rozdělí je na objednávky k okamžitému vyřízení a na objednávky, které čekají na dodání zboží. Dále objednávka putuje elektronicky do expedičního skladu, kde v podobě připraveného dodacího dokladu. Expedient formou potvrzení případ převezme – doklad vytiskne a zásilku připraví k odeslání.
Connect!: Co považujete za největší problém či úskalí při takovém propojení?
Karel Kalný: Největšími úskalími tohoto projektu bylo množství různých variant, na které jsme naráželi až po spuštění testovacího režimu. Navision nebyl připraven na elektronického „zadavatele“ dat, a proto se při automatických dávkách nejdříve objevily staré chybně uzavřené objednávky, následně jsme zjistili nutnost „zakázat“ lidské obsluze systému dělat změny v elektronicky generovaných objednávkách.
Všechny tyto komplikace byly vlastně dalšími variantami, které v původním projektu nebyly zohledněny. Toto je asi největší úskalí všech projektů, které se v oblasti elektronické komunikace řeší. Systém je zkrátka schopen zvládnout jen to, co je ke zvládnutí předepsáno, a pokud nastane jiná varianta, bez lidského zásahu ji nelze vyřešit.
Connect!: Automatizovali jste ještě nějaké činnosti?
Karel Kalný: Dalším modulem, který jsme v průběhu práce na projektu připravili, jsou automaticky generované objednávky dodavatelům, kterých má obchod kolem stovky. Generují se podle množství zboží na skladě, resp. podle minimálního povoleného stavu. V budoucnu se uvažuje o propojení se statistikou prodeje, která by podle speciálního algoritmu minimální množství stanovovala, protože u prodejních „trháků“ může být minimální množství relativně vysoké, zatímco u speciálních druhů, např. odborné literatury, může být zboží doplněno až po prodeji kusu posledního.
Connect!: Předpokládám, že s prací jste ještě neskončili. Co bude dál?
Karel Kalný: Nyní probíhají přípravy na zařazení dalších funkcích do systému. Stejně jako jsme „naučili“ Vltavu předávat informace o objednávkách do Navisionu, bude existovat také zpětná dávka informací, která bude sloužit k přesnému sledování průběhu objednávky, stavu skladu, stavu plateb.
V budoucnu proto nebude problém umožnit zákazníkům v průběhu objednávky „změnit názor“, tedy stornovat objednávku, nebo ji změnit – samozřejmě za přesně daných podmínek. Již dnes lze ale s jistotou říct, že se projekt zdařil. Objem obchodů realizovaných na Vltavě se za poslední měsíce výrazně zvýšil, přesto expedování zvládá stejné množství pracovníků jako dříve.
Zdroj: Connect! 12/99
