Typografie e-mailů

V tomto článku vám poradíme, jaká pravidla formátování textu je vhodné dodržovat u e-mailové korespondence.
Z vlastní zkušenosti mohu potvrdit, že typografická kvalita a úhlednost tištěných dokumentů má na jejich přijetí a schválení téměř stejný vliv jako samotná faktická správnost informací, které nesou. Když jsem si kvalitou některého svého školního projektu nebyl úplně jistý, stačilo strávit více času nad jeho grafickým zpracováním a ohodnocení bylo leckdy vyšší než u sice svědomitých, ale výtvarnou stránku opomíjejících kolegů. Je to sice nespravedlivé, pro někoho dokonce nečestné a nesportovní, ale je to tak.

V tomto článku vám poradím, jak lze podobného efektu dosáhnout také u e-mailové korespondence. Namítáte, že elektronickou poštu, která je doposud často psaná bez diakritiky a kde není možnost formátování znaků či odstavců, nelze nijak graficky upravovat? Nemáte úplně pravdu; stejně jako lze vytvořit velice hezký tištěný dokument, tak je možné napsat hezky vypadající e-mail.

Článek s podobnou tematikou napsal před časem Tomáš Baránek. I když některé jeho myšlenky nyní uvedu, rozhodně doporučuji vyhledat Computer 1/98.

Případ pro psychologa
Nevím proč, ale čas od času dostanu e-mail, ve kterém jsou všechna písmena psána verzálkami (velkými písmeny). Nenacházím žádné rozumné důvody, které pisatele k takovému konání vedou, proto – vzhledem k minimální čitelnosti takového textu – doporučuji používat verzálky jedině tam, kde mají správně být. Jedinou výjimkou je zvýraznění textu, viz odstavce níže.

Po kom to nepřečtu, má za pět
Pro zvýšení přehlednosti a čitelnosti je velice vhodné – zde bych řekl dokonce nezbytné – vkládat mezi jednotlivé odstavce zprávy prázdný řádek. Nic se nečte hůře, než několikastránkový e-mail, ve kterém je jediný volný řádek až nad podpisem.

Pokud píšete delší poštu, tedy maily, ve kterých nemají odstavce jen pár řádků, doporučuje se, aby první řádky odstavců byly odsazeny několika mezerami. Nepoužívejte však odsazení pomocí klávesy Tab, která se na různých platformách a v různých klientských poštovních programech interpretuje různě. Řádky odsazujte mezerníkem, doporučuji použít dvě až tři mezery.

Často je v e-mailu třeba zvýraznit slovo, část textu. Kurzívu ani tučné místo však obvykle použít nemůžeme, je nutné pomoci si jinak. Mezi osvědčené způsoby patří zvýraznění pomocí verzálek (u jednoho slova je to na rozdíl od celého textu únosné) nebo uvozování zvýrazňovaného textu –pomlčkami–, podtržítky či *hvězdičkami*.

Jak se z lesa volá
Pro někoho, kdo dostává desítky až stovky e-mailových zpráv za den, je často velmi obtížné vzpomenout si, na co ve své odpovědi reagujete. Proto je výhodné část původní zprávy zopakovat.

Velkým nešvarem při odpovídání na e-maily je ale zahrnování celého textu předchozí zprávy. Zvláště v e-mailových konferencích nejsou výjimkou několikastránkové cizí maily, na jejichž konci je připsaný jeden řádek komentáře (úplně nejlepší je, když dotyčný napíše pouze něco ve smyslu „Souhlasím s těmito názory.“). Pokud chcete šetřit internetové linky a čas příjemce zprávy, zahrnujte do svých odpovědí pouze části textů, na které reagujete.

Tyto části je od vašeho textu nutné odlišit. To již naštěstí všechny rozumné e-mailové programy činí samy, více či méně vhodně; mnohé z nich však lze nakonfigurovat, aby odpovědi byly formátovány přesně podle vašich představ. Jako nejvhodnější způsob označování komentovaných příspěvků se mi jeví jejich uvození několika mezerami a znakem >. Pokud jde o vícenásobné odpovídání, kdy už maily mezi odesílatelem a příjemcem několikrát proběhly, při každé obrátce se přidá další znak >.

Setkáme se se dvěma způsoby odpovídání: buď lze komentář psát v celku, nejlépe nad komentovaný příspěvek, nebo je možné odpovídat na jeho jednotlivé části. Nejsem výhradním zastáncem ani jednoho způsobu, je nutné rozlišovat podle konkrétních e-mailů. Formátování komentovaných příspěvků může u obou případů zůstat stejné.

Miláčku, dneska koupíš…
Pokud potřebuji v e-mailech vyjmenovat určité prvky, nejvíce se mi osvědčila forma číslovaného výčtu, kdy jednotlivé jeho řádky uvodím číslicí s tečkou (1. atd.). Další možností je použít odrážky, ale protože znak tečky (bullet) v základní tabulce ASCII nenajdeme, je nutné vypomoci si jinak. Třeba znaky :: (dvakrát dvojtečka) nebo [], kterými načneme jednotlivé řádky výčtu. Rovněž není od věci vypomoci si odsazením od levého okraje pomocí dvou až tří mezer.

Berte ohled na své čtenáře
Ač bych byl velice rád, kdyby v elektronické poště bylo možné používat správné typografické uvozovky, dlouhé pomlčky a podobné typografické znaky, skutečnost je opačná. Je totiž velmi nepravděpodobné, že se u příjemce nezmění na nevzhledný alfanumerický kód a pokud adresátem není ctitel šifrování, raději se takových znaků vzdejte. Tato část má také velice blízko k používání diakritiky v elektronické poště. Doporučení je jednoduché – pokud nemáte jistotu, že příjemce má češtinu ve svém e-mailovém programu nastavenou, pište bez diakritiky. Já tak pro jistotu činím pořád.

Bez hacku a carek by však v každém případě mělo být uvedeno vaše jméno v hlavičce mailu.

Anonymy neexistují
Stejně jako v papírovém dopisu, i v elektronické poště slušnost velí na konci se podepsat. Snad všechny poštovní programy umožňují definovat tzv. signatury – automatické podpisy, které se automaticky vloží pod každý vámi napsaný e-mail.

Praxe doporučuje a radí, abyste byli ve vytváření signatur střídmí. Zapomeňte na obrázky sestavené ze znaků ASCII, které vypadají dobře jen na vašem počítači, a popřemýšlejte, co vlastně o vás musí příjemce vědět. Pod každým mailem by vedle podpisu rozhodně neměla chybět e-mailová adresa. Někdy nelze z různých důvodů použít automatickou odpověď (Reply), a i když lze z hlavičky mailu adresu odesílatele poměrně snadno zjistit, nepřidělávejte zbytečně příjemcům svých dopisů práci.

Pokud se v mailu jedná o firemní věc, doporučuji pod podpisem uvést i název firmy s adresou a telefony; u soukromých mailů záleží na vás. Já osobně své telefonní číslo a adresu každému nesděluji.

Poslední dobou se rozmáhá použití signatury jako reklamní plochy, kde firma uvádí své aktivity. Pokud jde o pár řádků textu, nic proti, ale pokud ke každému mailu dostanete několik stránek z reklamního prospektu (toto je skutečný a neojedinělý příklad z jedné české e-mailové konference), nelze to již nazvat jinak než spam.

Mailto: „Mařence“
Microsoft ve svém Outlooku již několik let implicitně nabízí posílání pošty ve formátu HTML. Pro uživatele to samozřejmě neznamená, že se musí tento jazyk naučit; na první pohled mu tato technologie přináší samé výhody. Může totiž své elektronické dopisy formátovat téměř stejně jako v textovém editoru, může volit typy písma, zarovnání odstavců a podobně. Problém je v tom, že dopisy v HTML nepodporují všechny, ba ani většina poštovních programů a není možné zapomenout také na to, že zpráva odeslaná ve formátu HTML je několikrát větší než její chudší, ale ve většině případů dostačující dědeček ve strohém ASCII.

Praktická využitelnost = 0?
Nemyslím si, že by vám hezky vypadající e-mailová zpráva přinesla stejné výhody, jako přinesla typografie mně u školních projektů. Vzhledem k tomu, že se výtvarná stránka běžných dopisů dnes téměř nebere vážně, je pravděpodobné, že si vašeho krásného e-mailu příjemce často ani nevšimne.

Kultura je možná v tomto případě velice silné slovo, ale grafická stránka psaného projevu do ní rozhodně patří. Na jednu stranu nepovyšujme e-mailovou korespondenci do úrovně psaných dopisů, ale na druhou stranu nebuďme barbary a snažme se, ať se na ni dá také dívat.

Zdroj: Computer

Váš názor Další článek: I hlavní produkt od Informixu je už portován pro Linux

Témata článku: Microsoft, Jediný způsob, Typografie, Prázdný řádek, Podobný způsob, Mezerník, Různé znaky, Mail, Silné slovo, Jednotlivá adresa, ASCII, Střídmý pohled, Grafická stránka, Stejná kvalita, Znak, Mezera, Jediný důvod, Různé důvody


Určitě si přečtěte

Pojďme programovat elektroniku: Jak vlastně funguje akcelerometr a gyroskop nejen ve vašem telefonu

Pojďme programovat elektroniku: Jak vlastně funguje akcelerometr a gyroskop nejen ve vašem telefonu

** Každý současný vybavený mobil má akcelerometr a gyroskop ** Jenže co každé z těchto čidel vlastně dělá a jak vypadá? ** Dnes si to vysvětlíme a do hry zapojíme i Airbus A380 a Arduino

Jakub Čížek | 11

Dell XPS 13: Když vás ostatní doženou až za tři roky

Dell XPS 13: Když vás ostatní doženou až za tři roky

** XPS 13 nastartoval trend notebooků bez rámečků ** Letošní model kompletně přechází na USB-C ** Navzdory malému tělu se řadí výkon ke špičce

Tomáš Holčík | 34

Loopwheels znovu vymyslelo kolo. Místo drátů má v ráfcích kompozitové pružiny, které vylepší komfort jízdy

Loopwheels znovu vymyslelo kolo. Místo drátů má v ráfcích kompozitové pružiny, které vylepší komfort jízdy

** Proč vymýšlet kolo? Protože ho lze vymyslet lépe! ** Kola Loopwheels nabízejí integrované odpružení ** Cílem je poskytnout pohodlnější a klidnější jízdu

Karel Kilián | 14


Aktuální číslo časopisu Computer

Jak vytvořit a spravovat vlastní web

Velký test herních klávesnic a DVB-T2 tunerů

Vše o formátu RAW

Vybíráme nejlepší základní desku