Určitě to znáte: Tři minuty před koncem pracovní doby zavolá člověk z firmy Třetí omezená, s.r.o. a ptá se, jak jste daleko s jeho zakázkou. Sekretářka před chvílí odešla a vy nemáte šanci se v těch desítkách pořadačů vyznat. Co nejpřesvědčivěji volajícího ubezpečíte, že jeho zakázka už je téměř hotová, na což vám on odpoví: „To asi těžko, měli jste jen oznámit předběžnou cenu.“ Nebylo by lepší využít počítač?
Pavel Vymazal: Určitě to znáte: Tři minuty před koncem pracovní doby zavolá člověk z firmy Třetí omezená, s.r.o. a ptá se, jak jste daleko s jeho zakázkou. Sekretářka před chvílí odešla a vy nemáte šanci se v těch desítkách pořadačů vyznat. Co nejpřesvědčivěji volajícího ubezpečíte, že jeho zakázka už je téměř hotová, na což vám on odpoví: „To asi těžko, měli jste jen oznámit předběžnou cenu.“ Nebylo by lepší využít počítač?
Systém TreeInfo původně zlínské firmy Axiom, nyní vyvíjený a zastupovaný společností Expert & Partner engineering, je založen na stromové struktuře. Tuto stromovou strukturu ale drobně nabourává tím, že jeden list (dokument či údaj umístěný na některé větvi) může být zároveň zrcadlen na libovolném počtu jiných míst – vedoucí i sekretářka mohou mít přístup k téže kopii připravené smlouvy.
Protože jde o systém určený zejména pro síťové použití, má každá větev firemního stromu jasně stanovená přístupová práva (nastavuje je Administrátor) a přístup je chráněn hesly. Administrátor pro vaši firmu připraví holý strom a nastaví přístupová práva a některé další detaily, což mu zabere nejvýše jeden den. Pak už může každý zaměstnanec s aplikací pracovat, tedy tvořit, modifikovat a zařazovat dokumenty do vymezených oblastí. Vedoucí pracovníci mají možnost dokument schválit, čímž je do něj zakázán zápis a dokument je považován za dokončený – tedy např. připravený k odeslání (smlouva, fax, dopis). Systém TreeInfo je přitom velmi dobře provázán se všemi běžnými aplikacemi – aniž byste jej opustili, můžete skenovat, faxovat, e-mailovat...
Objekt se do stromu přidává nejjednodušším možným způsobem – stiskem klávesy Insert. Pak už stačí pouze zvolit typ objektu – od obyčejné inventarizační položky přes adresní štítek až po mnohostránkové dokumenty.
TreeInfo má interní prohlížeč obrazových dokumentů (např. naskenovaných podkladů) a materiály, které tento systém neumí sám zobrazit, automaticky zobrazuje s využitím vhodné aplikace Windows. Se systémem tedy může pracovat i člověk, kterému dělá potíže pochopit, proč pro psaní textu musí nejprve spustit Word.
Jedním z devíti možných objektů je i objekt Dotaz, který po aktivaci (klepnutí) vytvoří seznam všech odpovědí. Typickým dotazem může být „Které všechny dokumenty vytvořil vedoucí účtárny a podepsal vedoucí obchodního oddělení?“ Schválně zkuste takovýto dotaz položit sekretářce a změřte jí čas...
Připomeň mi, že si mám na něco vzpomenout... Asi každý někdy zažil nepříjemnou situaci, kdy zapomněl dokončit či zhotovit klíčový dokument. Abyste se takové chyby nedopustili, je součástí systému TreeInfo časovač, který se spustí ihned po spuštění Windows a který hlídá u vámi „načasovaných“ objektů, kolik času ještě zbývá. Lze nastavit, aby se vám důležité dokumenty připomínaly třeba každou hodinu, dva dny před uzávěrkou a dokonce, aby se s blížícím se termínem automaticky otevřely v příslušné aplikaci. Když jsem chtěl tuto funkci otestovat, nechal jsem si připomenout tři minuty před večerními zprávami, že mám někam zatelefonovat. Světe, div se – bez časovače bych byl zapomněl.
TreeInfo má několik vlastností a schopností, díky kterým jej mohu pouze doporučit:
- Funguje-li vám na počítači Office 95, bude vám fungovat i TreeInfo.
- Kromě administrátora nemusí mít nikdo nejmenší ponětí o souborech, složkách, discích, aplikacích či čemkoli jiném.
- Je plně v češtině.
- Má velice intuitivní a snadné ovládání, většinu akcí lze navíc provést více než jedním způsobem.
- Je zabezpečen proti neautorizovaným zásahům do systému, aniž by toto zabezpečení kohokoliv obtěžovalo.
- Je kvalitně provázán s nainstalovanými aplikacemi.
- Díky internímu využívání SQL jazyka lze program převést na libovolný SQL server (MS SQL server, Oracle atd.), ale takový server není podmínkou, stačí obyčejná síť Microsoft.
Nemáte-li tedy ještě pořádek v dokumentech, nebo máte-li problém vyznat se ve stávajícím uspořádání, zkuste tento český produkt, určitě vás nezklame.
Verze OfficeLine je určena pro maximálně 5 uživatelů a je skutečně doslova „za hubičku“. Funguje na čemkoliv a vyplatí se především v malých podnicích a firmách. Verze Pro existuje v mnoha variantách a verzích, lišících se požadavky na vybavení i cenou.
| Název produktu: TreeInfo Pro/Office Line |
| Zapůjčil: TreeInfo, Expert & Partner engineering |
| Výrobce: TreeInfo, Expert & Partner engineering |
| Cena: verze Office Line: 1000 Kč/5 uživatelů |
| verze Pro podle počtu uživatelů |
| Tel.: 02-4401 7111 |
| E-mail: epehq@epe.cz |
| Web: www.treeinfo.cz, www.epe.cz |
