První pohled: Outlook 2003 – hlavní hvězda nového Office

Podívali jsme se blíže na připravovanou novou verzi Outlooku z balíku Office 2003 Beta 2. Nové funkce skutečně ukazují, že nový Outlook bude jeden z hlavních důvodů, proč na nový Office 2003 přejít.
První pohled: Outlook 2003 – hlavní hvězda nového Office
Pravidelné zveřejňování nových verzí Microsoft Office se už pomalu dostává do nevděčné smyčky přidávání funkcí, které již využije jen malá část uživatelů. Balík je natolik propracovaný, že se objevují jen drobné novinky. Hlavní nové funkce jsou pak směřovány do týmové spolupráce a provázání s jinými produkty Microsoftu, jako je například Sharepoint Team Portal Services. Z tohoto důvodu uživatelé využívající Office individuálně ztrácejí často motivaci k upgradu na aktuální verzi.

Stručně k celému Office 2003

Hlavním tahákem nového Office 2003 je komplexní podpora XML, XML data lze zpracovávat v Excelu i Wordu, oba dva umí ukládat do XML formátu, lze je využít jako frontendy pro práci s XML daty. Stejně tak jsou všechny programu uzpůsobeny pro podporu SharePoint Team Services. Vše jde tedy publikovat, spravovat a získávat přes SharePoint. Pokud SharePoint Team Services nemáte a ani nehodláte pracovat s XML daty, je tu jen pár drobných vylepšení.

Vzhledově je zatím Office 2003 v Betě 2 rozhodně oblejší a stínovatější než předchozí Office. Office XP zcela opustil nějaký podklad pod ikonami či ohraničení tlačítek, nový Office je v tomto směru svými kulatými stínovanými lištami výraznější. Je to podobné ale ne stejné jako styl Windows XP.

Word přidává nově zobrazení pro čtení na obrazovce, kdy přeformátuje dokument tak, aby byl lépe čitelný na obrazovce. Skutečně je to dobře čitelné, na druhou stranu je formát dokumentu zcela jiný, nesouhlasí třeba počty stran a tak se to nehodí pro všechny případy. Excel mimo XML vylepšuje práci se seznamy, kde lze spolu s automatickým filtrem na určené položky zobrazovat i součty/průměry/maxima/minima/atd. u vyfiltrovaných dat.

Hodně se přidávalo u PowerPointu, kde lze například kombinovat více stylů v jedné prezentaci, vytvářet fotoalba z fotek třeba rovnou z kamery nebo lépe vkládat fotky a objekty do prezentací.

Hlavní lákadlo, Outlook 2003

Outlook 2003 je nejlepším příkladem pro vylepšení, která na papíře působí jen jak samostatné odrážky ve výčtu funkcí, když se ale dají dohromady, vytvoří zcela jiný princip práce s programem. Zatímco mezi Outlook 2000 a Outlook 2002 byl jen rozdíl v drobných detailech, v případě Outlooku 2003 nezůstal kámen na kameni. Spoustu vylepšení sice oceníte až s Exchange Serverem 2003, to ale neznamená, že by si nerozuměl třeba se starším Exchange 5.5. Spíše než o hrubý výčet funkcí se tak pokusím spíše o celkový pohled.

Standardní e-mailové či groupwarové produkty pohlížejí na informace jako na položky roztříděné do složek, došlé maily si tak řadíte sami ručně nebo automaticky pravidly do různých složek a volíte si organizaci struktury, která vám nejvíce vyhovuje. Nový Outlook tento základní přístup nemění, ale přidává k pohledu na data nový rozměr.

Klepněte pro větší obrázek

Základní nové prvky prostředí Outlooku 2003

Pokud je někdo precizní a každou došlou poštu pečlivě třídí do příslušné složky, může se ztratit v množství složek a nalezení konkrétního mailu nemusí být snadné. Stejně tak ti, co došlou poštu vůbec netřídí se po čase stanou obětí odsouvání zpráv dolů k zapomnění a současně nedokáží nic pořádně najít bez neustálého používání časově náročného prohledávání složek. Nový Outlook usnadňuje práci oběma skupinám uživatelů. Jednak dokáže lépe pracovat nad složkami a zobrazovat výsledky z více složek pěkně pohromadě, jednak dokáže lépe procházet jednotlivé složky a současně pracovat s výsledky vyhledávání jako další složkou.

Klepněte pro větší obrázek
Větší rozlišení obrazovky je velmi vhodné kvůli náhledu zprávy vpravo.

Dříve byl k dispozici v Outlooku pouze seznam složek a panel zástupců. Panel zástupců jsem vždy schoval a pracoval jen se složkami. Nový Outlook se již poučil a tak panel zástupců je zcela pryč. Místo toho byl panel se složkami významně vylepšen. Je tu sice běžný pohled na složky, rozhodně zajímavější je ale pohled zúžený na složky e-mailu. V tomto pohledu zmizí kalendář, kontakty, úkoly a podobné položky (dostupné jsou nadále přes tlačítka na liště), místo toho přibude k normálním složkám i okno s oblíbenými položkami. Sem můžete vložit odkazy na často používané složky nebo vyhledávání. Tyto oblíbené položky přitom nejsou statickými odkazy, ale také ukazují například počet nepřečtených e-mailů případně na ně můžete přetahovat zprávy.

Důležitým vylepšením jsou pak tzv. Search Folders. Jedná se o nastavená vyhledávání dle různých kritérií. Navíc si pamatují svůj obsah a jen se průběžně rychle aktualizují. Jedním z nich je například Nepřečtená pošta. Tato virtuální složka obsahuje ve skupinách po jednotlivých složkách všechny nepřečtené zprávy. Nemusíte procházet složky jednotlivě, zde je máte pěkně pohromadě.

Klepněte pro větší obrázek
Search Folder s názvem Unread Mail dynamicky zobrazuje nepřečtenou poštu ve složkách, které mu nastavíte.

Již zmíněné zobrazení po skupinách je standardním zobrazením e-mailů. Inbox je při řazení podle data rozdělen na dnešek, včerejšek, jednotlivě další dny tohoto týdne, minulý týden, dva týdny zpátky, tři týdny zpátky, poslední měsíc a starší. Řazení do skupin pak funguje i podle odesílatele či podle vlákna komunikace, při řazení podle velikosti e-mailů a podobně. Díky zobrazení vlákna komunikace můžete lépe vidět jak na sebe jednotlivé e-maily navazovaly.

Lepší práci s došlými zprávami pomáhá i snadnější označování vlaječkou, stačí kliknout vedle zprávy a e-mail se označí, pro lepší orientaci je pak na váběr z více barev vlaječek. Všechny označené zprávy jsou pak snadno dostupné v Search Folder s názvem For Follow Up.

V rámci Outlooku je novinkou i náhled zprávy po pravé straně obrazovky. Původně jsem se této změny obával, že to nebude zrovna pohodlné a raději se vrátím k zobrazení na spodním okraji. Po chvíli jsem si ale zvykl a hodnotím to lépe. Okno s náhledem zprávy má i vylepšené zobrazení, například lze hlasovat či přijmout úkol v náhledu bez otevírání zprávy.

Klepněte pro větší obrázek 
Hlasovat je možné i v náhledu zprávy, není nutné zprávu otevírat

Při příchodu zprávy se také může zobrazit nové informační okno. Ne jen obyčejné "máte novou poštu". V okně je odesílatel, předmět i náhled začátku zprávy. Okno se pomalu rozsvítí na ploše do nastavené průhlednosti a po zadaném čase opět pohasne. Práce v jiné aplikaci je tímto oknem nedočtena, aplikace zůstane aktivní. Přímo z pomocného okna můžete zprávu otevřít nebo smazat.

Klepněte pro větší obrázek
Upozornění na novou zprávu je komfortní a přitom neobtěžuje.

Výraznou novinkou je možnost vytvoření offline kopie Exchange boxu. Není to to samé co již dlouho dostupná offline synchronizace. Při vytvoření offline kopie totiž nemusíte volit mezi startem v online či offline režimu, stejně tak při odpojení od sítě vám Outlook nespadne, prostě jen sám přejde do offline režimu. Při připojení k síti se sám sesynchronizuje přičemž rozpoznává rychlost připojení a tak má jiné datové nároky na Ethernetu a jiné při připojení přes modem. Microsoft uváděl, že tato funkce bude pracovat pouze s Exchange Serverem 2003, pracuje ale i u starších verzí. Nicméně je třeba uvést, že je poměrně náročná na prostředky a celá práce s Outlookem se docela zpomalí. Každopádně tato funkce umožňuje pracovat s Outlookem nezávisle na stavu připojení k síti. Pokud například občas vypadává bezdrátové připojení k síti, Outlook s tím problémy mít nebude.

Klepněte pro větší obrázek 
Outlook je připojen přes rychlou síť, právě stáhl hlavičky zpráv a stahuje celá těla e-mailů.

K dalším novinkám lze zařadit možnost sdílení kalendářů, zobrazování více kalendářů vedle sebe, pohodlnější automatické doplňování jmen adresátů, kde je nově na výběr více jmen naráz. V HTML zprávách lze blokovat externí obsah, tedy například kontrolní obrázky potvrzující vaše přečtení zprávy, stejně tak lze HTML zprávy zobrazovat v plaintextu.

Ačkoli je Office 2003 zatím ve verzi beta 2 a sem tam něco spadne či zabere podezřele mnoho paměti, jedná se o komplexní a funkčně bohatý balík. Standardní aplikace přidávají především práci s XML daty, je to velmi šikovné, na druhou stranu ne pro každého. Nový Office může pomoci rozšířit využívání XML v podnicích, na druhou stranu při nasazení v malém počtu instalací to zatím zas tak důležitá vlastnost není. Podpora XML ale přijde vhod v budoucnu, kdy to má být standardní formát veřejné správy. Hlavní vylepšení získal Outlook, který je tak skutečně výrazným krokem vpřed a mohl by pro mnohé znamenat motivaci k upgradu.

Office 2003 se budeme věnovat i nadále, zejména po zveřejnění finální verze a později i české verze.

Diskuze (154) Další článek: Další kamera vysílající živě z Bagdádu

Témata článku: Microsoft, Outlook, Náročné využívání, Nový Outlook, Důležitá složka, Hlavní panel, Offline, Složka, Běžný pohled, Sharepoint, Team, Pohled, Hvězda, Hlavní funkce, Hlavní hvězda, Office, Jednotlivé fotky, Důležitá vlastnost, Hlavní lákadlo, Standardní verze, Šikovná aplikace, Zobrazená data, Dostupná zpráva, Bohatý výčet, Inbox

Určitě si přečtěte


Aktuální číslo časopisu Computer

Jak rychlé je nabíjení bez drátů?

Test 11 sluchátek pro hráče

Aplikace, které vám zachrání dovolenou

Kompletní přehled datových tarifů