Jak dostat data ze stávajících systémů do Office 365. Pokud možno spolehlivě, automatizovaně, pro uživatele zcela transparentně a bez výpadků?
V minulém díle jsme se zaměřili na klienty, pro které jsme sice doteď všechno v rámci Office 365 připravovali, ale moc na ně nebyl čas. Dozvěděli jsme se víc o jejich konfiguraci, instalaci aplikací, jak řešit různé problémy a mnoho dalšího. Dnes se zaměříme na migraci dat – tedy na to, jak dostat data ze stávajících systémů do Office 365. Pokud možno spolehlivě, automatizovaně, pro uživatele zcela transparentně a bez výpadků…
Díl IV – Úvod
Pokud si představíme jakoukoli společnost, která začala používat služby Office 365, tak hned po základní konfiguraci jednotlivých technologií získáváme sice skvělé služby, nicméně zcela prázdné a bez toho nejdůležitějšího – tedy bez dat, se kterými budou uživatelé pracovat. Pokud vynechám situaci, kdy firma začíná a žádná data nemá, tak ve všech ostatních případech bude jistě nutné vyřešit migraci dat tak, abychom mohli plně přejít na cloudové technologie a ideálně docílit vypnutí a odstranění původních serverů (výjimkou bude hybridní scénář).
Díl IV – Co lze migrovat vestavěnými nástroji Office 365?
Pokud se podíváme na jednotlivé produkty Office 365, můžeme si velmi rychle a přehledně popsat, co je možné migrovat a zdali a jaké nástroje jsou k takové migraci potřeba:
- Lync Online – zde se nic nemigruje, vlastně ani není co. Konfigurace Lync Online probíhá přímo v rámci Office 365 a nejsou zde (z principu služby) žádná data, která by se měla a dala migrovat
- Sharepoint Online – u této služby se rozhodně jedná o složitější téma. Pokud budu předpokládat, že před samotnou migrací dojde k úpravě Sharepoint webů a k jejich nastavení a že se budou primárně migrovat Microsoft Office data tak je otázkou, jak vlastně by taková migrace měla probíhat - odkud, jak a co migrovat (např. z File share do Sharepoint?) a případně jak doplňovat k dokumentům metadata a další informace, které Sharepoint může při ukládání dokumentů vyžadovat. Z výše uvedeného je zřejmé, že se jedná o složitější problematiku, kterou navíc můžeme uzavřít tím, že v rámci Office 365 nám Microsoft žádný takový nástroj nedává k dispozici – jinými slovy, že migraci dat do Sharepoint buď provedete ručně, nějakým automatizovaným způsobem anebo, že se poohlédnete po nějakém placeném nástroji třetí strany, který splní vaše konkrétní požadavky na takovou migraci. Ve většině případů se jedná o složitější proces, při kterém musíme počítat i s omezeními které SharePoint online má. V případě využití nástrojů třetích stran (např. http://www.metavistech.com/product/migrate-to-office-365-sharepoint-online) vždy otestujeme kompletní migraci na samostatné site kolekci, kterou před ostrou migrací smažeme. V žádném případě, ale není možné počítat s automatickým procesem migrace, která by byla bez další práce a nákladů
- Exchange Online – jediný Exchange poskytuje v základu migrační nástroj pro migraci dat z poštovních schránek původních email serverů, podporuje několik možných migračních scénářů a jeho možnosti si popíšeme dále v tomto článku
Díl IV – Migrace dat poštovních schránek do Exchange
Do Exchange Online byl zabudován migrační nástroj, který podporuje několik typů migrací a scénářů, které nám pomohou s migrací téměř z libovolného emailového serveru tak, aby tato migrace proběhla na straně serveru, bez zásahu uživatele a hlavně bez výpadku poskytované služby. Taková migrace nicméně není pro žádnou společnost jednoduchým krokem a proto je migrace vždy celou řadou kroků, které je potřeba pečlivě naplánovat a promyslet. Hlavní faktory, které budou plánování migrace ovlivňovat, bezpochyby jsou:
- Zdali chceme zdrojové emailové servery vypnout a vydat se cestou 100% využití Exchange Online, či zdali chceme původní servery (poznámka: lze pouze u Exchange organizace) ponechat a vytvořit tak Hybridní scénář, kdy on-premise Exchange servery spolu s Exchange Online tvoří jednu logickou organizaci a správce pouze určuje, kde se bude schránka uživatele nacházet. Přesouvání schránky se provádí pomocí standardního přesunu schránky (Přesunutí místních poštovních schránek do cloudu pomocí služby replikace poštovní schránky (MRS) a i když jsou schránky rozmístěny jakoby ve dvou světech, stále tvoří jednu organizaci, existuje např. jen jeden GAL, uživatelé spolu sdílejí data ve svých kalendářích, atd.
- O jaké množství schránek/dat se jedná… jinými slovy, zdali se dá celá migrace provést v jednom kroku (např. za noc, nebo za víkend), nebo zdali se bude jednat o dlouhodobou migraci, která bude probíhat týdny, nebo dokonce měsíce. Důvodem pro takové rozhodnutí nemusí být jen velikost migrovaných dat, ale např. i to, že budete chtít zajistit kvalitní podporu koncových uživatelů (řešení problémů po migraci, rekonfigurace klientů, např. mobilních telefonů, atd.) a v takovém případě můžete při jedné migrační dávce pravděpodobně migrovat jen omezený počet schránek
Porovnání typů migrace
Obrázek 1: Přehled a výběr typů migrací
Pokud jsme tedy na samém začátku, víme co, kolik, odkud a za jakou dobu chceme zmigrovat, vybereme si některý následujících možných scénářů – tato tabulka nám pomůže se rozhodnout pro vhodný migrační postup. Jednotlivé typy migrací a jejich možnosti či podmínky, si vysvětlíme dále v článku:
Pojďme si tedy nyní jednotlivé postupy alespoň trochu popsat, abychom věděli, co se ve kterém scénáři stane, co k němu bude potřeba zajistit/splnit a případně upozornit na možná úskalí, která by nás mohla potkat.
Hybridní nasazení
V tomto scénáři lze propojit naši on-premise Exchange organizaci (lze nasadit od Exchange verze 2003 s tím, že v prostředích Exchange 2003 a 2007 musí být instalován minimálně 1x Exchange 2010 jako tzv. koexistenční server) s Office 365 tak, že i když se schránky jednotlivých uživatelů nacházejí na různých místech (on-premise vs. cloud), dohromady tvoří jednu organizaci a celé Exchange prostředí se tak i chová. V tomto scénáři tedy získáváme např. tyto výhody/možnosti:
- Přesunutí poštovní schránky do cloudu pomocí služby replikace poštovní schránky (MRS)
- Směrování pošty mezi on-premise servery a cloudem stejně, jako by šlo o systém jediný
- Jednotný globální seznam adres (GAL) označovaný také jako sdílený adresář
- Sdílení informací o volném čase a kalendáři mezi on-premise organizací a cloudem
- Sledování zpráv, tipy pro e-mail, vyhledávání ve více poštovních schránkách mezi on-premise organizací a cloudem
Tento scénář je na složitější na povídání a vrátíme se k němu v některém z dalších dílů tohoto seriálu - nejedná se o migraci v pravém slova smyslu, ale o dlouhodobou strategii a propojení dvou světů, kdy firma např. 65% schránek ponechá on-premise a 35% přesune do Office 365. Důvodů pro takové rozhodnutí může být mnoho, uvedu jen ty nejzajímavější:
- Sledování nákladů a jiný finanční management (např. schránky interních zaměstnanců a externistů a jejich umístění v on-premise řešení a cloudu)
- Možnost rychle využívat novinky poslední verze Exchange (např. naše firma má Exchange 2003 a aktuálně nemá prostředky pro upgrade na verzi 2010, proto do cloudu přesuneme jen ty schránky, které novou funkcionalitu využijí, nebo potřebují)
Okamžitá migrace systému Exchange
Pomocí okamžité migrace emailů můžeme ze zdrojového Exchange 2003/2007/2010 nejen zmigrovat data ze zdrojových poštovních schránek, ale rovnou také požadované cílové schránky v rámci Office 365 založit. Kromě mailboxů samotných jsou migrovány také kontakty a distribuční skupiny. Pomocí tohoto typu migrace lze zmigrovat maximálně 1 000 poštovních schránek. Celý postup vypadá zhruba následovně:
- V rámci Office 365 nezakládáme žádné účty pro koncové uživatele
- Spouštíme migrační nástroj a vybíráme scénář okamžité migrace systému Exchange
- Migrační nástroj používá pro přístup ke zdrojovému serveru přístup pomocí Outlook Anywhere (je potřeba, aby byl tedy tento komunikační kanál z internetu dostupný a funkční; dále je potřeba, aby certifikát zabezpečující tuto SSL komunikaci byl platný a důvěryhodný!)·U Exchange 2003 specifikujeme adresu zdrojového serveru, u verzí 2007 a 2010 nástroj vyhledá zdrojový Exchange sám pomocí služby Autodiscover (opět je potřeba, aby tato služba byla funkční)
- Specifikujeme účet, pod kterým se nástroj připojí ke zdrojovému Exchange (je potřeba, aby na migrovaných schránkách měl oprávnění minimálně Receive As)
- Migrační nástroj zakládá v rámci Office 365 účty pro uživatele (načítá zdrojové atributy) a následně do nich migruje data
- Migrační nástroj se spouští opakovaně každých 24h a provádí tzv. přírůstkovou synchronizaci, kdy doreplikovává ze zdrojového Exchange do Office 365 jakékoli změny, ke kterým od posledního běhu migračního nástroje ve schránce došlo
- Po přesměrování toku emailů pomocí DNS MX záznamu do cloudu vypínáme/dokončujeme migraci a rušíme původní/zdrojový Exchange server
V tomto scénáři je potřeba upozornit na dva kroky, které budou muset vždy následovat:
- Migrační nástroj sice zakládá koncové účty a ze zdrojového prostředí kopíruje atributy migrovaných objektů, nemigruje ale uživatelská hesla – ty jsou na konci migrace náhodně generována a bude tedy potřeba je po migraci koncovým uživatelům předat s tím, že se jedná o dočasné heslo pro první přihlášení, které si následně musí změnit na heslo vlastní
- Migrační nástroj sice zakládá účty v Office 365, ale nepřiřazuje jim žádnou licenci – je proto nutné do 30 dnů po migraci těmto účtům přiřadit licenci Exchange Online Plan 1, nebo 2, jinak dojde k deaktivaci tohoto účtu
Obrázek 2: Okamžitá migrace systému Exchange 2003
Více o okamžité migraci Exchange naleznete zde: http://help.outlook.com/cs-CZ/140/ms.exch.ecp.EmailMigrationStatusLearnMore.aspx#exchange
Postupná migrace systému Exchange
Alternativou k okamžité migraci systému Exchange je postupná migrace, opět ze zdrojového systému Exchange. Tento typ migrace umožňuje udržovat krátkodobou nebo dlouhodobou koexistenci mezi on-premise Exchange organizací a Office 365. Podmínkou pro použití toho scénáře je synchronizace uživatelů z lokální on-premise Active Directory do cloudové directory pomocí nástroje DirSync (popsáno v přechozím díle II „Praktické zprovoznění služby“). Dalším nutným krokem bude nutnost zajištění email routingu zpráv mezi on-premise Exchange a Office 365. Tento problém se nechá vyřešit dvěma způsoby – nakonfigurovat váš stávající Exchange, aby předával zprávy pro již zmigrované uživatele do Office 365, případně přesměrovat MX záznam rovnou na Exchange Online a pomocí jeho konfigurace předávat zprávy pro nezmigrované uživatele do stávající Exhange. Více se o této problematice můžete dočíst zde: http://community.office365.com/en-us/w/exchange/514.aspx.
Migrační postup a podmínky jsou víceméně stejné jako ve scénáři okamžité migrace Exchange jen s tím rozdílem, že schránky, které budeme v daném okamžiku migrovat, zadáváme do systému pomocí CVS souboru. V něm specifikujeme, které schránky chceme aktuálně migrovat, zdali chceme účtu v Office 365 resetovat heslo (a na jaké) a případně zdali budeme uživatele nutit si heslo změnit na nové.
Obrázek 3: Postupná migrace Exchange, CSV soubor
Hlavní rozdíly oproti okamžité migraci jsou:
- Uživatele mohou využívat nové cloudové schránky okamžitě po založení – nové zprávy jsou dostupné ihned, starší jsou postupně namigrovány, není třeba rozdílová synchronizace
- Pomocí atribudu „targetAddress“ na zdrojové schránce je zajištěn mail routing z on-premise do cloudu
- Volitelná možnost změny hesla
Více o postupné migraci Exchange naleznete zde: http://help.outlook.com/cs-CZ/140/ms.exch.ecp.EmailMigrationStatusLearnMore.aspx#staged
Migrace e-mailů IMAP
Pokud nemigrujeme ze zdrojového emailového systému Exchange 2003, 2007 nebo 2010, umožňuje nám migrační nástroj scénář, ve kterém se připojíme ke zdrojovému serveru pomocí protokolu IMAP (nastavuje se centrálně pro celou migrační dávku; tedy např. IP adresa, port a typ zabezpečení) a po té mu pomocí CSV souboru sdělíme přihlašovací údaje k původní schránce, které migrátor použije k získání dat, která následně uloží do schránky v Office 365. Tato schránka musí v Office 365 již existovat. Formát přihlašování do různých systémů se může lišit a je na to potřeba při vytváření CSV souboru myslet. V případě migrace účtů pomocí IMAP, lze migrovat pouze složky doručené pošty nebo další poštovní složky uživatele. Migraci nelze provést u kontaktů nebo položek v kalendáři! Z poštovní schránky uživatele lze dále migrovat maximálně 500 000 položek!
Obrázek 4: Migrace emailů pomocí IMAP
Více o migraci pomocí IMAP naleznete zde: http://help.outlook.com/cs-CZ/140/ms.exch.ecp.EmailMigrationStatusLearnMore.aspx#imap
Díl IV – Migrace do Exchange Online pomocí nástrojů třetích stran
Z dnešního článku jasně vyplývá, že migrační nástroj, který nám dává Microsoft v rámci Office 365 k dispozici, se zaměřuje hlavně na ty zákazníky, kteří ve stávajícím řešení provozují Exchange (i když třeba starší verzi) a pro ostatní emailové servery nabízí pouze migraci pomocí protokolu IMAP, která ale v sobě obsahuje některá omezení, která nemusí být pro každého akceptovatelná. Pokud potřebujeme pokročilou a specifickou migraci z jiných emailových systémů (např. IBM Lotus Domino, či Novel GroupWise), bude možná lepší se poohlédnout po speciálních migračních nástrojích, které dnes všechny podporují migraci do Office 365. Cena těchto nástrojů se pohybuje zhruba v rozmezí 7-13 USD za každou zmigrovanou schránku. Pro zajímavost uvádím odkaz na některé z nich:
- Quest - migrace pro systémy Exchange Online a SharePoint Online a také migrace ze systémů Lotus Notes a Novell GroupWise·Metalogix - migrace do služby Exchange Online a SharePoint Online
- Binary Tree - migrace pro systémy IBM Lotus Notes a Domino, Microsoft Exchange a Microsoft SharePoint
- BitTitan - migrace pro systémy Exchange 2007 a Exchange Online
- Cemaphore - migrace pro systémy Microsoft Exchange do služby Microsoft Online
Seminář KPCS CZ v prostorách a s plnou podporou společnosti Microsoft
Máte-li zájem blíže se seznámit s cloudovými službami Microsoft Office 365 a Windows Intune, rádi Vás uvítáme na bezplatném semináři, který pořádáme 13. 3. 2012 od 9 do 12 hodin v prostorách společnosti Microsoft v Praze. Registrační formulář naleznete zde: http://www.kpcs.cz/a/316/Seminar-na-tema-Cloudove-sluzby
Nástroje a články, které dále při migraci pomohou:
Martin Pavlis – KPCS CZ, s.r.o., pavlis@kpcs.cz
Články ze série Microsoft TechNet nevytváří redakce Živě.cz, ale partneři programu Microsoft TechNet. Jsou publikovány v rámci mediálního partnerství Živě.cz a společnosti Microsoft.
