Office 2000 CZ pod lupou

Tomáš Tůma, Marek Kocan, Radek Sedlář, Karel Benda: Devátého září uvedl Microsoft oficiálně českou verzi Office 2000, u prodejců byla však k dostání již od počátku srpna. Píšeme o našich zkušenostech s finální verzí.

Rozsáhlou recenzi druhé beta-verze s výčtem všech novinek, jenom v málu odlišnou od recenze dnešní, si mohli pravidelní čtenáři přečíst v čísle 24 loňského ročníku. Dnes se snažíme podrobněji rozvést některé zkušenosti, o kterých jsme nepsali minule.

Microsoft Office 2000 již nejsou pouze souborem několika samostatných aplikací. Office pomalu dospívají do jistého druhu platformy. Pro mnoho uživatelů totiž tvoří jediné prostředí, ve kterém pracují, zkrátka jejich „operační systém“ – a tím Office se svým profesionálním uživatelským interfacem a velmi dobrou spoluprací jednotlivých aplikací je.

Snad nejvýraznějším rysem celého balíku je jeho provázanost s webem. V nových Office můžeme narazit na odkazy, e-maily a stránky na každém kroku. Tvorba internetových stránek není už úkolem specializovaného odborníka, ale každého, kdo ovládá editor Word. Formát HTML (respektive jeho směsice s XML a DHTML) byl povýšen na ekvivalent formátů DOC a XLS – nyní lze přenášet bez větších problémů data mezi jednotlivými aplikacemi v tomto univerzálním formátu.

Asi nejzajímavější změnou je reforma menu. Při prvním kliknutí na něj jsou totiž vidět pouze nejzákladnější položky doplněné dole o dvojitou šipečku. Pokud hledanou funkci nevidíte napoprvé, menu můžete úplně rozvinout kliknutím na šipky. K automatickému rozvinutí také dojde, pokud nad menu chvíli váháte. Program si vaši volbu zapamatuje a příště bude zvolená položka vidět už v základním stavu.Tato inteligentní funkce se týká samozřejmě prostředí celých Office a šetří uživatele od bádání v nepřehledném seznamu názvů.

Nová schránka umožňuje vybrat až dvanáct částí textu, jež se mohou v libovolném pořadí vložit. Tato schopnost však funguje pouze v rámci Office, ostatní programy vidí jen jednu část, tedy starou schránku. Druhou výhodou schránky je interní ukládání dat ve formátu HTML, čímž jsou odstraněny bariéry různých formátů ve schránce.

Vylepšen byl také korektor v programech Word a PowerPoint, který automaticky pozná použitý jazyk a podle toho provede odpovídající korekce. S touto funkcí jsem měl rozporuplné zkušenosti a nefungovala mi takto pokaždé.

Vývojáři Microsoftu také zvolili nový model distribuce Office v různých jazycích. Nyní existuje pouze jedna verze produktu, která využívá zásuvné moduly pro různé jazyky. Zvolit si jazyk by tedy mělo být záležitostí několika kliknutí.

Verze 2000 má zcela nový instalátor, který určitě stojí za povšimnutí. Kromě nového designu se jeho přednosti skrývají především v konfigurování uživatelské instalace. Seznam všech produktů je přehledně uspořádán ve stromové architektuře, přičemž u každé části na první pohled vidíte jestli, a jak ji instalujete. Možnosti umístění balíku jsou tentokrát rozšířeny. Kromě základní možnosti instaluj/neinstaluj si můžete vybrat, jestli chcete produkty spouštět z pevného disku, z cédéčka nebo ze síťového serveru. Pokud zrovna neoplýváte místem na disku, určitě oceníte druhou uvedenou volbu – celá instalace vám potom zabere jenom kolem 16–20 MB.

Velmi dobrou vlastností je také instalace určité funkce či komponenty až při prvním použití. Při této volbě se funkce v aplikaci chová, jako by byla skutečně na disku (zástupci, složky …), až na to, že ve skutečnosti zatím zabírá pouze pár kilobajtů. Její skutečná instalace, a tedy i přesunutí na disk proběhne až v momentu, kdy se ji pokusíte použít. Při této volbě se však vyplatí nepřehánět, protože pokud tímto způsobem nainstalujete celá Office, nebudete prvních pár dnů dělat nic jiného než doinstalovávat.

Microsoft Word byl vyspělý už v předchozí verzi, takže se dočkal pouze kosmetických úprav.

Do dokonalosti je dotažena možnost exportu do formátu HTML. Už ve Wordu 97 taková možnost existovala, ale byla spíše pro experimentátory. V nové verzi jsem zkoušel převádět na web i složitější dokumenty s obtékáním a konverze dopadla až na drobné výjimky uspokojivě.

Funkční je rovněž přenos dat mezi Excelem a Wordem touto metodou. Pomocí Office můžete tedy vytvořit webové strany jednoduše – základ textu napíšete ve Wordu, grafiku uděláte ve PhotoDraw a doladíte ve FrontPage. Pokud přecházíte na Word 2000 z verze 97, nemusíte se bát žádných konverzí – formát DOC je stejný jako v minulé verzi (Microsoft se poučil).

Za povšimnutí stojí dvě příjemné změny při editaci textu. Tou první je možnost psaní textu v tom místě, kam uživatel poklepá myší. Tato funkce mi v předchozích verzích scházela a je velmi praktická. Druhou, a to dobře využitelnou, je možnost vkládání tabulek do sebe navzájem, což ve verzi 97 není možné. Změny se také dočkal všudypřítomný pan Svorka, který pro změnu elegantně poletuje na létajícím papíře a má několik dalších podob.

U Excelu stejně jako u Wordu platí, že se asi už žádných převratných změn nedočkáme. Přesto je v tomto (nejen) tabulkovém procesoru hned několik zajímavých vylepšení. Jednou z nesporných výhod Excelu je, že má v této verzi perfektně propracované funkce importu a exportu cizích dat.

V oblasti exportu není Excel oproti ostatním aplikacím balíku nijak pozadu a má integrované ukládání ve formátu HTML. Nejedná se však pouze o statické stránky, ale program umí vygenerovat i „Excel v Exploreru“ – pomocí Office Web Components se bude vaše strana chovat i na Internetu jako prostředí Excelu, tedy jako tabulkový editor včetně abecedního řazení, sumy a dalších funkcí. Při exportu máte tedy tři možnosti, jak uložit stranu ve formátu HTML:

• Bez aktivních prvků jako jednu stranu. Grafy budou uloženy jako GIF, nepřijdete ani o makra.
• S aktivními prvky jako jednu stranu.
• Tlačítkem Publikuj můžete sešit rozdělit na několik stran s možností interakce.

Pokud budete naopak data importovat, kromě funkčních průvodců přebírání dat můžete využít při práci s ODBC i nový nástroj krychle OLAP (On-Line Analytical Processing). Jedná se o pomůcku, kterou využijete především při analyzování většího množství dat. Původně plochá data budou převedena na strukturovanou hierarchii (krychli), se kterou se bude dále pracovat na základě předdefinovaných součtů, které vás zajímají. Data z této krychle můžete vrátit zpět do Excelu pouze jako kontingenční tabulku nebo graf.

Primární funkcí Outlooku je sloužit jako e-mailový klient, elektronický diář a adresář. Architektura Outlooku stojí na několika základních objektech, kterými jsou zpráva, kontakt, událost (záznam v kalendáři), úkol a poznámka. Cílem je vhodně a efektivně organizovat tyto objekty v aplikaci, která by se měla stát informačním centrem celého počítače.

Outlook je velmi schopný organizační program, který se oproti verzi 97 vylepšil především po uživatelské stránce.

Strana Outlook Dnes by se měla stát místem, odkud bude možné zjistit všechno důležité – jestli došla pošta, co je naplánováno v kalendáři a jaké jsou úkoly. Tato strana má zčásti konfigurovatelný vzhled – jde nastavit zobrazení informací a celkový design (letní nebo zimní). Schází mi zde pouze možnost přímo přečíst titulky došlé pošty.

Zajímavá je možnost nastavit každé složce Outlooku vlastní domovskou stránku, která se zobrazí při výběru složky.

FrontPage je aplikace určená pro správu webů a tvorbu webových stránek. S novou verzí Office se však zdá, že v posledně jmenované věci mu konkuruje editor Word, ve kterém je opravdu velmi snadné vytvořit jednoduché stránky.

Význam bych tedy viděl hlavně v pokročilejší tvorbě webu, protože FrontPage umožňuje přímo náhled a editaci zdrojového kódu strany. Pokud jste alespoň trochu zdatnější webdesignéři, určitě používáte JavaScript nebo VBScript. Ani v tomto ohledu nepřijdete zkrátka, neboť můžete využít Microsoft Script Editor, který najdete v menu Tools–Macro.

Do FrontPage byly také přidány nové šablony, které jsou společné pro všechny programy Office, a které vám umožní vytvořit jednotný web bez zbytečného „slaďování“ různých stylů z různých programů.

Málokdo ví, že Microsoft Access byl vyvíjen koncem osmdesátých let jako desktopový klient pro chystaný databázový server MS SQL Server (také historie tohoto serveru je velmi zajímavá – ale o tom více v příloze tohoto Computeru), a teprve časem se z něj stal samostatný systém spadající do kategorie desktopových systémů řízení bází dat (SŘBD).

Opusťme ale minulost a podívejme se na to, co Access ve verzi 2000 nabízí. Pomineme-li možnost práce s daty umístěnými na webových serverech (ta je obdobná jako u dalších produktů tohoto balíku – umožněno je nejen zobrazování dat, ale také jejich aktualizace), pak dále vývojáře jistě potěší implementace podmíněného formátování výstupu (styl písma apod.) na základě hodnot uložených v databázi.

Velkou výhodou je poskytnutí automatické kontroly referencí objektů – změníte-li nyní například název atributu, dojde k opravě i v dotazu, který s daným atributem pracuje (budete-li tedy chtít této automatické kontroly využívat). Byť by se mělo na první pohled jednat o samozřejmost, celá řada konkurenčních produktů nic podobného nenabízí.

Vytvořené sestavy je nyní možné jednoduše zasílat také prostřednictvím elektronické pošty. Požadujete-li rychlý přístup k datům, Access nabízí řešení – k jednotlivým databázovým objektům (tabulkám, dotazům atd.) je možné přiřadit běžné zástupce a ty umístit třeba na pracovní plochu. Nemusíte mít ani obavy z nekontrolovaného nárůstu objemu databázových souborů – k dispozici je totiž možnost jejich automatické komprese při uzavření databáze. Nechybí ani šance uložit databázi ve formátu předchozích verzí.

Vylepšení se dočkala také integrace s dalšími produkty, a to jak s členy samotného balíku Office, tak se samostatnými programy. Pravděpodobně nejdůležitější je možnost velmi těsné spolupráce s MS SQL Serverem 7.0 – nový Access lze nyní poměrně snadno použít jak pro tvorbu aplikací klient/server, tak pro správu MS SQL Serveru (nechybí ani analytické nástroje). Samozřejmostí je podpora standardu OLE DB.

Navíc je možné využít nového databázového jádra Microsoft Data Engine, které je až na pár výjimek zcela kompatibilní s jádrem MS SQL Serveru 7.0 a je určeno pro menší počet uživatelů. Jádro MDE by mohlo nahradit dnes používaný Jet a formát *.mdb. Nové jádro je zákonitým důsledkem snah o sjednocení nabízených možností – vyvíjené aplikace tak mohou být opravdu škálovatelné od přenosných zařízení až po víceprocesorové servery.

Bohužel, ani v Office 2000 nebude Access k dispozici v nižších konfiguracích Office. Najdete jej tak opět až v distribuci Professional a vyšších. I přes tento nedostatek Access dokazuje, že není mrtvým produktem, a zejména v kombinaci s novými vlastnostmi může získat ve střední třídě menších systémů (a že je zde konkurence podstatně urputnější, než u vyspělých SŘBD) celou řadu nových příznivců. Příznivé hodnocení si Access 2000 opravdu zaslouží.

Velmi zajímavým rozšířením je balík utilit Office Server Extension. Co jím získáte? Něco, co by se dalo označit za kompletně vytvořený intranet.

Rozšíření nelze instalovat pod Windows 95/98, obsahuje Personal Web Server (ekvivalent toho pod Win9x ), Microsoft Data Engine – MSDE a Web Discussion. Microsoft Data Engine je prakticky zredukovaný MS SQL 7.0 na minimum. Maximální objem dat je 2 GB a může existovat pouze 5 připojení. Velmi šikovným nástrojem je Web Discussions. Také s kolegou něco řešíte a on sedí za rohem? Chcete dát všem ke zhodnocení nějaký dokument? Pak je pro vás tento software pravý, protože můžete diskutovat po síti bez nutnosti chození po kanceláři.

Ve chvíli, kdy chcete v některé z aplikací Office 2000 uložit či otevřít dokument, okno pro výběr umístění a názvu se poněkud liší do předchozích verzí. V jeho levé části najdete hned několik tlačítek z nichž jedno nese označení Složky v síti WWW. A právě toto tlačítko úzce souvisí s Office Server Extensions. Když jej zmáčknete, obdržíte seznam „složek“, které jsou ovšem umístěny na webovém serveru a podporují právě OSE. Pokud je okno prázdné, musíte nejprve složku přidat. Stačí zvolit tlačítko nové složky a zadat adresu webového serveru, který podporuje OSE. Tyto složky se „tváří“ zcela stejně jako kterékoliv jiné složky na vašem lokálním disku. To, že jsou umístěny na vzdáleném počítači, poznáte podle toho, že ukládání dokumentů do nich může trvat delší dobu. S největší pravděpodobností po vás bude vyžadováno zadání vašeho uživatelského jména a hesla. Navíc jsou tyto složky přidány i do vašeho Průzkumníka, takže práci s nimi nemusíte omezovat jen a pouze na Office 2000.

Výhody jsou zcela zřejmé. Váš dokument uložíte do takovéto složky zcela běžným způsobem, stejně jako jste zvyklí ukládat soubory na váš lokální disk. Pokud tento dokument uložíte ve formátu HTML, kdokoliv s možností přístupu k takovému serveru jej bude moci otevřít nejen ve Wordu, Excelu atd. ale především v prohlížeči stránek. Což je samozřejmě obrovská výhoda. Navíc, pokud je server přístupný i z Internetu, můžete bez problémů s takovým dokumentem pracovat opravdu kdekoliv na světě. V podstatě k tomu stačí jen připojení k Internetu a buď některý program z nových Office 2000 nebo třeba Internet Explorer. Navíc k dokumentu mají přístup i další uživatelé.

OSE navíc umožňují i jiné velmi zajímavé věci. Ke složkám v síti máte přístup nejen prostřednictvím aplikací Office 2000 nebo Průzkumníka, ale existuje i webové rozhraní. Navíc uživatelé mohou ke každému dokumentu přidat svůj vlastní komentář, případně na některou z takovýchto poznámek odpovědět. Můžete si také nastavit možnost informování o těchto příspěvcích e-mailem. Samozřejmostí je nastavení hned několika úrovní práv tak, aby uživatelé měli přístup jenom k těm dokumentům, které jim přísluší.

Pokud nemáte OSE, nebo je z nějakého důvodu nemůžete nainstalovat, je tu ještě jedna možnost. Sice není tak komfortní a neumožňuje celou řadu dalších věcí ovšem svůj účel také splní. Office 2000 teď podporuje i vzdálený server ftp. Stačí zadat adresu, uživatelské jméno, heslo a můžete začít ukládat své dokumenty právě na takovéto servery.

Office Server Extensions jsou opravdu povedeným nástrojem. Nabízí asi nejsnazší cestu, jak vybudovat jakýsi základ firemního intranetu. Přitom instalace a rozběhnutí plně funkčního řešení je otázkou několika málo desítek minut. Nijak složitá či náročná není ani samotná konfigurace. Stačí zadat několik málo údajů a během krátké chvíle je vše připraveno k použití. Takto postavený intranet je přitom nejen až (promiňte mi to slovo) nechutně funkční ale také velmi, velmi levný a nenáročný na údržbu a správu.

Je dobře vidět, jak Microsoft postupně „stěhuje“ aplikace do okna prohlížeče. Prohlížeč by v příštích letech měl stát výchozí platformou pro spoustu softwarových produktů.

Tomáš Tůma zkoumal Word, Excel, Outlook, FrontPage a Office jako celek, Marek Kocan recenzoval Access, Radek Sedlář pracoval s Office Server Extensions.

Různé balíčky, různá překvapení uvnitř

Verze Office	Standard*	Small Bussiness**	Professional***	Premium****
Word 2000 CZ	X	X	X	X
Excel 2000 CZ	X	X	X	X
Outlook 2000 CZ	X	X	X	X
PowerPoint 2000 CZ	X		X	X
Publisher 2000 CZ		X	X	X
Small Bussiness Tools		X	X	X
Access 2000 CZ			X	X
PhotoDraw 2000				X
FrontPage 2000				X
Cena v Kč bez DPH	12 700	12 700	14 300	17 000
Cena v Kč včetně DPH	13 335	13 335	15 015	17 850
Upgrade v Kč bez DPH	7 900	7 900	8 300	9 800
Upgrade v Kč včetně DPH	8 295	8 295	8 715	10 290

* Firma bez potřeby publikovat, která tvoří poč. prezentace. Domácí uživatel. ** Domácí uživatel nebo malá firma. *** Firma, profesionální uživatelé. **** Nejnáročnější uživatelé, firma potřebující spravovat internetové stránky.

Ceny jsou koncové, pouze přibližné a u jednotlivých prodejců se liší až o stovky Kč. Cena upgradu platí pro povýšení z předchozích verzí Office, z jakéhokoliv programu rodiny Office a z konkurenčních kancelářských balíků Lotus SmartSuite, Corel WordPerfect Office.

Zdroj: Computer