Na úřady offline či online? Toť otázka…

Kouzlem offline formulářů je, že fungují nezávisle na svém zdroji, chcete-li, vydavateli, vyplňují se stažené v osobním počítači, ale zároveň, když je to potřeba, přenesou vyplněná data do databáze vydavatele. Hodí se především pro obsáhlejší dotazníky, které se špatně vyplňují online a na papíře by zabraly moc místa. Vyplněný formulář zůstává i po odeslání do databáze souborem, takže je možné jej kdykoli vytisknout nebo si jej později prohlédnout či poslat například svému kolegovi ke kontrole.

Formuláře jsou vlastně dalším vývojovým krokem v usnadnění elektronické komunikace občanů a firem s úřady. Prvním z nich bylo zavedení elektronického podpisu jako základního předpokladu pro podávání různých žádostí a výkazů přes internet. Nyní již je možné podávat elektronická přiznání daní, navrhovat změny v obchodním rejstříku, posílat hlášení celním úřadům. Obvykle je ale třeba vyplňovat formuláře on-line, což s sebou přináší nutnost stabilního připojení na straně uživatele a vytváření a údržby drahých aplikací na straně úřadu.

Využití na úřadech i ve firmách

Podnikatelé využijí offline formuláře jak při jednání s úřady, tak v péči o vlastní zákazníky. Tisíce mzdových účetních již používají tento systém při podávání přihlášek a odhlášek zaměstnanců na nemocenské pojištění, prostřednictvím offline formulářů je přijímána drtivá většina veřejných zakázek k zveřejnění na Centrální adrese. To je místo, kde se povinně objevují veškeré veřejné zakázky v České republice.

Při podnikání je možné formuláře s úspěchem použít pro vyplňování nabídek a objednávek a systém je mnohem jednodušší a levnější než robustní podnikové systémy online spojené s firemní databází. Unifikovaný nabídkový formulář se spojí s aktuálními ceníky a obchodní manažer má vždy po ruce univerzální, a přesto pokaždé aktuální formulář. Formuláře zajišťují jednotný grafický vzhled a minimální chybovost a umožňuje odesílat data přímo do firemních systému.

Pomoc při špatném spojení

Kde se nasazení systému offline formulářů vyplatí? V každé firmě, která provádí sběr informací. Může jít o sběr bez napojení do databáze v okamžiku sběru nebo o online sběr informací přes internet, který způsobuje problémy. Někde prostě chybí možnost nepřetržitého připojení k internetu po dobu vyplňování nebo je nekvalitní. Offline formuláře pomáhají také tam, kde jejich vyplnění vyžaduje přípravu podkladů a zjišťování souvisejících informací v reálném čase, a při tom v průběhu hrozí přerušení spojení a ztráta dat.

Průkopníkem je „šestsetdvojka“

Průkopníkem v oblasti offline formulářů je u nás softwarová firma Software 602, která se z textových editorů přeorientovala na systémová XML řešení. Její formuláře pracují v jazyku XML. Fungují tak, že vydavatel ve WYSIWIG prostředí jednoduše naprogramuje svůj formulář a ten – společně se zdarma distribuovaným editorem formulářů vystaví na web. Formuláře je možné kdykoli zaměnit a udržovat tak vždy aktuální verze.

Nespornou výhodou „šestsetdvojkového“ řešení je striktní dodržování standardů XML a zaručeně stejná podoba formulářů při práci v elektronické podobě, vytištěných na papíře i exportovaných do formátu PDF.

Až jednou budete vyplňovat nějaký úřední formulář, porozhlédněte se na webu příslušného úřadu, jestli není k mání jeho offline verze. Třeba při vyplňování daňového přiznání by formulář s nápovědou a kontrolou všech kolonek namísto papírové nebo statické excelové verze opravdu pomohl. A podnikatelé by měli určitě zapřemýšlet, zda by se offline formuláře nedaly použít, až budou připravovat nové ceníky nebo objednávkové listy.

Jak funguje 602XML Filler?

602XML Filler je bezplatná aplikace, která se instaluje na počítače uživatelů pracujících s elektronickými formuláři 602XML. Je určena především pro vyplňování a odesílání elektronických formulářů. Umožňuje uživatelům komfortně vyplňovat údaje bez nutnosti trvalého připojení k síti, autentifikovat vyplněné údaje za pomoci digitálního podpisu a po dokončení je odesílat na web či e-mailem.

Poskytuje rovněž možnost profesionálního tisku formulářů na papír a jejich převod do PDF. Program je určen pro různé verze operačního systému Microsoft Windows a může být volně instalován na počítačích jednotlivců a na neomezeném počtu stanic ve firmě či organizaci i v jejím okolí.

Klíčové vlastnosti

Návrhář formuláře určí již při jeho návrhu v 602XML Designer pravidla pro podání. Vyplněná a podepsaná XML data je možné z 602XML Filler odeslat přes http/https, e-mailem, SOAP či GovTalk. Pro jeden formulář lze nastavit více různých způsobů podání. Jaké jsou hlavní přednosti?

• větší klid a soustředění na vyplňování díky možnosti uložení formuláře na disk v průběhu vyplňování a jeho znovuotevření pro dokončení vyplňování
• okamžitá kontrola správnosti zadávaných dat během vyplňování
• kontrola pravopisu v češtině, slovenštině, angličtině (VB, USA) a němčině
• možnost přidávat a odebírat ve formuláři opakovací části
• možnost podepsání formuláře pomocí digitálního certifikátu uživatele (XML signature), včetně připojení podpisu více uživatelů
• podepsání odesílaných dat digitálním certifikátem (XML Signature nebo PKCS#7)
• podpora odeslání vyplněného formuláře na webový server (HTTP/HTTPS, SOAP či GovTalk) nebo v příloze e-mailu
• automatické výpočty
• záložky pro snadnou orientaci ve formuláři a kontextová nápověda pro přesnější výsledky při vyplňování údajů
• profesionální tisk formuláře a export formuláře do PDF
• automatická aktualizace formulářů z webu

Co je výstupem 602XML Filleru?

Elektronický formulář 602XML je dokument, který je možné uložit na disk kdykoli v průběhu vyplňování. Data z vyplněného formuláře lze odeslat přímo k dalšímu zpracování nebo celý formulář odeslat e-mailem jako přílohu, samozřejmě i s možností elektronického podepsání. Formulář lze tisknout na papír v profesionální kvalitě a exportovat do univerzálního formátu PDF.

Otevřenost a respekt ke standardům

Pro vytváření a úpravy elektronických formulářů pro bezplatný software 602XML Filler je určena aplikace 602XML Designer. Umožňuje připojení datového zdroje se strukturou XML dat či návrh datové XML struktury od ruky a nabízí formátování formuláře ve WYSIWYG režimu, vkládání formulářových prvků a opakovacích sekcí, připojování číselníků, zadávání výpočtů a připojování XSL transformací. Slouží rovněž k určování pravidel pro podání formuláře a jeho zabezpečení. 602XML Designer navíc umožňuje v jednom formuláři použít více jazyků. Součástí je SDK určené pro ovládání 602XML Designeru i 602XML Filleru z externích aplikací.

Celý systém je založen na otevřené architektuře XML – jsou v ní využity jazyky XML, XSL-FO a XML digitálního podpisu. Data sbíraná v bezpečných formulářích vystupují výhradně ve formátu XML. Výhodou XSL-FO je možnost zobrazit dokument v libovolné aplikaci podporující tento standard, snadný převod dokumentu do jiného formátu a jistota trvalé čitelnosti souboru v budoucnu. Používaný digitální podpis plně odpovídá standardům W3C.

Veřejné zakázky elektronicky

Příkladem veleúspěšného použití XML formulářů je tzv. Centrální adresa spravovaná Českou poštou. Naprostá většina vyhlašovatelů veřejných tendrů v České republice používá při jejich zveřejňování elektronické formuláře 602XML. Systém, který zadavatelům tendrů i České poště jako správci Centrální adresy výrazně usnadnil práci, začal fungovat v květnu 2004. Za poslední rok bylo zveřejněno elektronicky 96 procent ze 16 tisíc veřejných zakázek. Papírové formuláře pro správnou publikaci veřejné zakázky si vyzvedávají již jen pouhá čtyři procenta zadavatelů.

„Státní instituce vyplňují data o tendrech přesněji, my zase pracujeme s naprosto jednotnými podklady,“ pochvaluje si elektronické formuláře Irena Krzoková, která přímo zodpovídá za publikaci veřejných zakázek na www.centralniadresa.cz. Navíc třetina podkladů pro zveřejnění zakázek přichází podepsaná elektronicky a u tím se celá procedura obejde bez jediného papíru.

Elektronické formuláře výrazně přispěly k transparentnosti a srozumitelnosti pro zájemce o veřejné zakázky. „Před zavedením elektronických formulářů ve formátu XML si každý zadavatel vyplňoval formuláře tak trochu podle svého,“ říká s nadsázkou Irena Krzoková. „Nyní jsou data v jednotném formátu a to zájemci o veřejné zakázky oceňují. Vyznají se v nich. Myslím, že je to významný krok k průhlednosti veřejných tendrů.“

Další příklady použití XML formulářů

Elektronická evidence formulářů pro podnikatele
BusinessInfo.cz - www.businessinfo.cz

Webový portál BusinessInfo.cz poskytuje službu „Interaktivní formuláře“určenou pro elektronickou evidenci formulářů a žádostí používaných podnikateli při styku s úřady. Hlavním přínosem je bezpečné elektronické uložení dokončených i rozpracovaných formulářů na uživatelském účtu s možností přístupu odkudkoli přes internet. Interaktivní formuláře využívají na klientské straně formuláře a aplikaci 602XML.

Elektronická přihláška/odhláška nemocenského pojištění a evidenční list důchodového pojištění
Česká správa sociálního zabezpečení – www.cssz.cz

Pro registraci k elektronickému přijímání přihlášek a odhlášek pojištěnců nemocenského pojištění byl zhotoven elektronický formulář, který mohou zaměstnanci mzdových oddělení ve firmách a organizacích elektronicky vyplňovat v aplikaci 602XML Filler. Podobně je používán i Evidenční list důchodového pojištění.

Elektronické formuláře pro zápis do obchodního rejstříku
Ministerstvo spravedlnosti – www.justice.cz

Na adrese ministerstva spravedlnosti lze stáhnout formuláře potřebné pro styk podnikatelů s obchodním rejstříkem a při jejich vyplňování v bezplatném programu 602XML Filler použít i rozsáhlé kontextové nápovědy a datových kontrol.