Společnost IXOS představila v Mnichově svůj Internet Document Portal IXOS-eCON. Jde o novou řadu produktů, která je navržena tak, aby podporovala správu dokumentů a spolupráci uživatelů jak v rámci jednoho podniku, tak mezi podniky.
Oceán nelze rychle přivést do varu. Stejně tak nelze najednou zvládnout správu všech podnikových dokumentů. Může se však přijmout řešení, které dokumenty a jejich správu postupně zvládne v elektronické podobě a pro prostředí e-businessu.
Společnost IXOS představila v Mnichově svůj Internet Document Portal IXOS-eCON. Jde o novou řadu produktů, která je navržena tak, aby podporovala správu dokumentů a spolupráci uživatelů jak v rámci jednoho podniku, tak mezi podniky.
Elektronický dokument má šanci být něčím více než pouhým statickým textem nebo obrazem. Má totiž schopnost nést s sebou historii transakcí, vztahů a spolupráce. Těžiště elektronického dokumentu se přesouvá ze zaznamenávání transakcí na vytváření vztahů.
Vzhledem k tomu, že se jedná o portálové prostředí, IXOS uvažuje také o podpoře kapesních přístrojů typu PDA.
Prohlédnout, označit změny, uložit
IXOS-eCON staví na vlastní vyzkoušené architektuře dokumentového serveru IXOSu. Ten je řešením pro správu komplexních dokumentů, které podporuje důležité funkce správy – podporuje verze, přihlášení a odhlášení uživatelů pro zajištění maximální integrity dokumentu, prohledávací funkce a funkce obnovy.
Pro přístup k dokumentům lze použít jako klienta Windows, nebo standardní webový prohlížeč. IXOS kromě toho vytvořil prohlížeč Omega, který umožňuje prezentovat vztahy mezi dokumenty v síti v třírozměrné struktuře.
IXOS-NewsAgent je uživatelským nástrojem pro určení, které informace jsou pro ně podstatné, a jejich označení. Když se pak takový dokument změní, uživatel je o tom zvoleným způsobem upozorněn.
Statické dokumenty jsou spravovány strukturovaným způsobem a uchovávány na optických discích.
IXOS-eCON poskytuje přístup i ke groupwarovým dokumentům a k informacím obsaženým v ERP-systémech. IXOS se orientuje na SAP R/3 – data z R/3 mohou být extrahována a uložena jako dokument XML. Uživatelé také mohou nastartovat SAP Business Workflow přímo z prostředí IXOS-eCON.
Standad XML táhne
IXOS-eCON je zkratkou pro eBusiness CONtext a je určen pro dokumenty, které se v podniku dynamicky mění. Systém je navržen pro práci v prostředí Internetu, je založen na technologiích Java a XML. Proto také umožňuje sdílet data i celé dokumenty mezi různými systémy. IXOS se přijetím XML řadí k těm, jež XML přijímají a zavádějí jej de facto jako standard – podobně jako ona se na formát dat XML již před časem spolehla i další německá firma Software AG se svými nástroji – jen takto, na základě standardů, se dnes lze prosadit se svým řešením.
Ušito pro zefektivnění podniku
Nový dokumentový portál od IXOSu je vhodný pro výrobní sektor, stejně jako pro investiční bankovnictví a pojišťovny. IXOS-eCON lze použít všude, kde dochází k zaznamenávání událostí, aktivit a schvalovacím procesům – tj. např. vytváření komplexních kontraktačních dokumentů, popisu projektů a vnitropodnikové dokumentaci, ale i správě katalogů apod. Mezi další klíčové oblasti patří řízení a prověřování kvality, stejně jako CRM – řízení vztahu se zákazníky.
Podle poradenské firmy Meta Group budou muset společnosti, které budou chtít uspět v e-businessu, provázat vnitřní systémy back-office (databáze a ERP-systémy), vnitřní front-office (klientské stanice) a dnes již internetové procesy mezi podniky, zároveň se systémy pro spolupráci uživatelů. IXOS-eCON jim tuto možnost dává v podobě urychlení výměny prověřených informací na dálku.
Elektronická správa dokumentů patří do kategorie správy znalostí – tj. knowledge management. Výrobci, kteří KM nabízejí, se často schovávají za exotické technologie a pionýrské kategorie produktů. Většina přínosů však přichází z obyčejných aplikací, které jsou správně aplikovány.
Osobně bych docela rád viděl, jak se něco podobného vyskytuje i v naší státní správě. Nejen to, chtěl bych vidět, jak se tam nástroje pro správu dokumentů používají.