Moderní komunikační prostředky ruší lidi od práce

Být online, neustále k zastižení, ihned odpovídat na poštu. Člověk nemá chvíli klid, nemůže se soustředit a trpí tím jeho pracovní výkon. Ač se to zdá jak chce paradoxní, naše komunikační hračky nás spíše ruší a zdržují.

Každé tři minuty vyrušení

Moderní komunikační technologie nám umožňují neustále nové a nové způsoby vzájemného spojení. Kromě mobilního telefonu, který má dnes asi už opravdu každý, používá většina uživatelů připojených k internetu i e-mail. Ten je však na dnešní dobu poněkud "pomalý", stále větší oblibu tak získává instant messaging jako je například zřejmě nejoblíbenější ICQ. Roste však i počet příznivců VoIP telefonie typu Skype a velmi populární jsou i čtečky RSS kanálů.

Jistě by se dalo najít i několik dalších možností, jak být online a vždy dostupný. Tento trend či dokonce až posedlost být neustále online už zde tedy je. Jsme online a to možná až příliš. Věc má totiž i svou stinnou stránku. Podle průzkumů je průměrný kancelářský zaměstnanec vyrušen některou ze zmíněných komunikačních technologií každé tři minuty. A v čem je problém? Podle psychologů trvá přibližně osm nerušených minut, aby se mozek opět plně soustředil na práci a znovu se dostal do tvořivého stádia.

Software neumí rozpoznat priority

Vzniká tím zajímavý paradox. Moderní komunikační prostředky měly práci lidem usnadnit, urychlit a zlepšit jejich spolupráci. Ve skutečnosti však přemíra těchto "rušičů" způsobuje to, že se lidé nemohou dostatečně koncentrovat a jejich práce tím trpí. Potřebují na plnění svých povinností daleko více času, kritické projekty mohou být ohroženy a všechno dohromady to způsobuje ekonomické ztráty.

Většina velkých IT firem si je tohoto problému dobře vědoma, i když řešení není tak snadné. Dnešní software je zatím v tomto ohledu velmi primitivní. Nedokáže odlišit to, co je skutečně důležité a nepodstatné věci. Jak bychom však něco podobného mohli očekávat, když drtivá většina lidí ani nepoužívá označování e-mailových zpráv podle důležitosti. Program, který by nahradil lidskou "sekretářku", dokázal toto vyrušování omezit s ohledem na důležitost (resp. nedůležitost) jednotlivých zpráv, to je zatím hudbou budoucnosti. Výzkumníci z IBM, Microsoftu či dalších společností však hledají způsob, jak software upravit, aby více bránil zbytečnému vyrušování.

Omezte čtení e-mailů

Stále více lidí, kteří ještě nedávno toužili po tom, být stále online, by nyní dali nevím co za trochu klidu. I když programy nám v tom zatím nepomohou, lidé si mohou poradit sami a to bez složité techniky. Vše je jen otázka návyků a vytvoření priorit. Jednou z cest je například způsob, který zvolil Dan Russell z výzkumného centra IBM. Před třemi lety zjistil, že se stal prakticky otrokem e-mailu. Od té doby si dává s odpovědmi na došlé zprávy hezky na čas. Jen minimum e-mailů má takovou důležitost, aby na ně bylo nutné odpovídat hned. Proto se rozhodl číst svou poštu pouze dvakrát za den. Ač se to může zdát zvláštní, díky tomuto způsobu mu stačí na vyřízení pošty jen polovina času než dříve.

Zdá se, že závislost na e-mailu a dalších metodách komunikace je čím dál horší. Podle průzkumů Hewlett-Packard bylo zjištěno, že 62 % Britů trpí touto závislostí. Kontrolují zprávy během schůzek, po běžné pracovní době a co je nepochopitelné, i na dovolené. Polovina pracovníků cítí potřebu odpovědět na každý e-mail okamžitě jakmile jej dostane. To znamená přerušit rozdělanou práci, soustředit své myšlenky na často zcela jiný problém a poté se zase "přeladit" zpět. Zajímavé je ale rovněž to, že pětina lidí je dokonce potěšena, když je z práce vyruší e-mail a nebo jejich schůzku přeruší telefonický rozhovor.

Jistě mnozí z vás namítnete, že byste se velmi rádi na e-maily "vykašlali" a odložili je na později, ovšem není to možné proto, protože by vám to váš šéf velmi rychle "vysvětlil". Je to tak. Současná firemní kultura vyžaduje co nejrychlejší reakce a zaměstnanec, který není vůči nadřízeným dostatečně "komunikativní" to asi nebude mít lehké. Výjimku pak také tvoří zprávy například od zákazníků. Nelze tak tento postup generalizovat. Je třeba rozlišovat, co je důležité a co může počkat. A v tom je právě problém současnosti, kdy všechny zprávy, ať už se jedná o e-maily, ICQ či SMS, mají pro adresáta stejnou důležitost, resp. tváří se všechny stejně a člověk musí sám rozhodnout o prioritách. Jenže už samotný proces tohoto rozhodování je rušivým elementem.

V některých zahraničních firmách se objevuje zajímavý trend - "E-mail-free Fridays". Tento jeden den bez e-mailu může naučit zaměstnance jinému způsobu organizování své práce a využívat e-mail opravdu jen v opodstatněných případech. O jednom z podobných pokusů jste si mohli přečíst i v jedné z našich nedávných bleskovek. Další možností je totální odpojení. Při zakončování důležitých projektů, kdy jde často o hodiny a je nutná plná koncentrace, se prostě daná skupina zaměstnanců přestane věnovat podružným věcem jako je e-mail či ICQ a odpojí se.

Pár rad na závěr

Na závěr několik tipů, pomocí kterých se vám může opět zlepšit vaše soustředění:

  • Alespoň jeden či dva večery týdně a nebo jeden celý den o víkendu se totálně odpojte a hoďte všechno za hlavu
  • Před odeslání každého e-mailu či IM zprávy, u kterých je pravděpodobné, že vyvolají zpětnou reakci, si dobře rozmyslete, zda je opravdu nutné ji posílat
  • Než použijete e-mail nebo jiný podobný způsob komunikace, popřemýšlejte, zda by nešlo stejnou věc udělat daleko efektivněji postaru. Je opravdu nutné psát složité vysvětlení kolegovi, který sedí vedle v kanceláři, když ústně by byla věc vyřešena za minutu?
  • Pokud se chcete při práci s počítečem opravdu soustředit, vypněte na chvíli e-mail a IM klienta.
  • Požádejte přátele a kolegy, aby vám neposílali nedůležité zprávy jako jsou různé vtípky a podobně. Raději si pro tyto účely pořiďte speciální adresu a kontrolujte ji maximálně jednou za den.


Zdroje: News.com [1], [2]

Diskuze (40) Další článek: IDF: nová mapa procesorů Intel

Témata článku: Instant Messaging, Mail, Lehký problém, Mobilní telefony element, Telefonický rozhovor, Důležitý projekt, Stejný závěr, Vyrušení, Kancelářské potřeby online, Mode, Zajímavý trend, Práce, Podobný způsob, Složitý způsob


Určitě si přečtěte

Podívejte se, co dokáže vyrobit jedna z nejexotičtějších 3D tiskáren v Česku

Podívejte se, co dokáže vyrobit jedna z nejexotičtějších 3D tiskáren v Česku

** Na jaře tiskla unikátní české respirátory ** Používá ji třeba Škoda Auto, a.s. ** Zajeli jsme se podívat do pražského showroomu 3Dees

Jakub Čížek | 12

Nejlepší aplikace na předpověď počasí: Kde nejlépe zjistit, co zrovna chcete vědět

Nejlepší aplikace na předpověď počasí: Kde nejlépe zjistit, co zrovna chcete vědět

Obecných aplikací na předpověď počasí je nespočet, jenže často skončí jen u základní informace o počasí a nenabídnou odpovědi na řadu praktických otázek. A tak jsme si položili právě několik takových otázek a hledali aplikace či meteoslužby, které nám nejlépe odpoví.

Karel Kilián | 4


Aktuální číslo časopisu Computer

Megatest mobilů do 8 000 Kč

Test bezdrátových headsetů

Linux i pro začátečníky

Jak surfovat anonymně