Microsoft Office XP/2003: Jak zbavit dokumenty kompromitujících informací

... od realitní kanceláře, která sama o sobě tvrdí, že je renomovaná: Návrh kupní smlouvy na byt, v něm bylo ve sledování změn asi 15 předchozích klientů - jména, rodná čísla, prodávané nemovitosti, adresy, kupní ceny...

prohlizet 200MB PDFko se da.
acrobat si bohuzel pamatuje kazdou prohlidnutou stranku.
= pres PG DOWN postupne zabira pamet, vic a vic.
kdyz ale z 1. stanky skocim rovnou na konec, zabere mu to jen tyhle 2 stanky.
nechapu jako to takhle muzou naprogramovat.

takze reseni pro velke dokumenty: po prohlednuti XX stanek zavrit acrobat
oterit dokument a skocit na stranu XX+1

Existuje něco podobného k Office 2000/2002 ?

Existuje a funguje to vsech M$ wordech. CTRL+A oznaci cely dokument -> CTRL+C zkopiruje do schranky -> Vytvorit novy -> CTRL+V vlozi obsah do noveho dokumentu. Ale tohle kopirovani je bez historie zmen. Nebo jeste lepe nepouzivat word, zvlaste v pripade, ze trvate na tom aby jste dokument alespon nejak precetly za dalsich nekolik let v jeste "dokonalejsim" wordu.

Tomu rikam vyhanet certa peklem...

Uz roky pouzivam jedinou moznou a bezpecnou vec!!! Soubor DOC ci XLS po finalizovani otevru v nejakym hexaeditoru a vsechny podezrelosti proste "vynuluji". Jeden by neveril, kolik tam toho je... Neni potreba projizdet celej soubor, staci jen par kB na konci.

ze sa ti chce

ja dokumenty ktore idu out z mojho pc, vytlacim na virtualnej tlaciarni do PDF a nemusim toto riesit

to andseni z formatu PDF nechapu. jiste, jde precist na vetsine platform, zachovava fonty, grafiku. Ale vyzaduje proprietarniho klienta, ktery je narocny na HW a i na slusnem pocitaci liny, pokud mate otevreny vetsi dokument...  RTF, HTML nebo XML jsou podle pouzitenejsi, i s ohledem na velikost souboru.

Proboha ziveho .. co to placate za nesmysly? Na PDF nepotreubuju zadneho proprietarniho klienta... :( a nevsiml jsem ze by obycejny acrobat reader mel nejake prehnane naroky....
Pokud clovek prenasi nejaky obchodni dopis, ci nabidku ktere zachovavaji urcitou Corporate Identity, tak format RTF je nepouzitelny, HTML je nepouzitelny, XML je nepouzitelny... cili v horsim pripade zustava nativni format nejakeho editoru (at uz DOC, nebo nejaky ten Open Office), v lepsim pripade PDF....

Nesmysly to nejsou. Na Win JE prohlížení pdfek jednoznačně velmi pomalé. Ale co mě nejvíc štve je, že z pdf dokumentu už nic nezkopíruju. Takže mě fakt na...e když dostanu ceník v pdf a nemůžu si ho dát do Excelu a propočítávat si různý cenový kombinace. To je pak úplně k ničemu

Z PDF jde bez problemu kopirovat text.

z pdf sa da normalne copy, ale ma aj moznosti ako uzamknut dokument. Pri diplomovke potesi :) zakazat hoci napr aj copy aj print
to word nevie ani nahodou..

Teda ne ze by tyhle "ochrany" nesly jednoduse obejit ....

ještě se dá soubor zašifrovat a nevykopíruješ z toho nic. leda něco ve stylu adsůlfkadsf2f5 45a5f dasfa f což tě asi nepotěší... pdf je best. na výměnu je to nej

Posli mi JAKKOLI zasifrovany PDF a ja Ti ho v nejblizsi moze dobe poslu jako txt
To kouzlo se jmenuje AbbyFine Reader a podle mne to je jednoznacne nejlepsi nastroj na OCR

Acrobat Reader jde spustit i na slabem pocitaci,a le zkuste si na nem prohlizet 200 strankovy manual s obrazky... Ono 200 strankovy manual s obrazky je v adobe acrovat readeru 6.0 ucinene utrpeni. ono i nacitani samotne aplikace je pomale jak pes, nemluve o tom, ze pri otevreni pdf prostrednictvim weboveho prohlizece casto zustane po uzavreni dokumentu vicet proces v systemu...
tim nerikam, ze PDF nema sve pouziti, ale podle me rozhodne nejde o nejaky svaty gral online publikovani.

A pak si na tom slabem pocitaci otevrete stejny manual ve Wordu. Bude to stejne utrpeni. Ne, vlastne ne. Vetsina lidi ma ve Wordu defaultne zapnutych milion funkci, takze to bude jeste pomalejsi, protoze tam Word automaticky zacne podtrhavat slova co nezna.
U Acrobat Readeru se alespon hned dozvim, kolik ma dokument stranek. Ve Wordu to stranky nacita postupne a obcas si da pauzu. V lete jsem musel pracovat s 200-300 strankovym dokumentem (sama tabulka a obrazek) ve Wordu a to na celeronu 500MHz se 192 MB ram. Coz neni tak uplne spatna masina (krome pomaleho disku - notebook). Po otevreni word pravidelne nacetl nekolik malo desitek stranek a dole mi ukazoval, ze jsem na strane napr. 1/28. Teprve, kdyz jsem se pohnul (tak na stranku 10), tak zacal nacitat zbytek dokumentu a na pocitadle dole pribyval pocet stranek. Jeden nezkuseny kolega soubor otevrel a kdyz videl, ze to ma pod tricet stranek tak to dal vytisknout a sel k tiskarne. Asi u sedesate stranky mu to zacalo byt divne

Tedy - je mi jasne, ze vy jste mluvil o PDF vs. (x)html, xml. Ale ne vzdy je to mozne, nebo jednoduche. Takze casto je volba takova, ze pdf je zdaleka nejmensim zlem. Jestli chcete mit manual v jednom souboru a tak aby ho dokazalo precist co nejvic zakazniku, tak mate na vyber doc/rtf nebo pdf. A pak je volba velmi lehka.

Dobry den, nerad se pletu odbornikum do reci, ale prohlizeni 200 strankoveho manualu v DOCu je 10x vetsi utrpeni nez toho sameho manualu v PDF. PDF jde napriklad optimalizovat pro zobrazeni na obrazovce, zatimco zdrojovy DOC musi tahat vsechny obrazky v sobe tak jak jsou. Dale muze byt nekdy vhodne, aby sdileny dokument nebylo mozne jednoduse upravit (zamknout). Pro tyto ucely je pak PDF rozhodne lepsi.
Uznavam ale, ze nekdy je nutne poslat soubor v editovatelne podobe. Ja pracuji jako prekladatel a me soubory jsou pouzivany v DTP studiu ke zlomu. Napriklad informace o dobe provadenych uprav je nekdy osemetna, ale resim to tim, ze soubor ulozim pod jinym nazvem (treba s dodatkem _final) a mam pocitadlo na nule.

Souhlasím s tím, že default instalace Adobe Reader 6.0 a vyšších chodí hrozně pomalu na jakémkoli HW (pod Win). Můžou za to pluginy. Pokud přesunete asi 50 souborů a adresářů ze složky plug_ins do složky optional, načítání se řádově zrychlí. Pak už stačí jenom v menu Readeru Úpravy -> Předvolby povypínat Javascript, multimédia a jiné legrácky, které potřebujete jednou za 10 let a s 200stránkovým dokumentem není problém.

dakujem za radu. velmi si mi pomohol

PDF jako správný otevřený formát samozřejmě nevyžaduje proprietárního klienta. Co takhle zkusit xpdf? Na Widlich ho neznam, ale na Linuxu/UNIXu je velmi rychlý i s velkými dokumenty...

Tagy jsou zahazovány - link na xpdf:

http://www.foolabs.com/xpdf/download.html

Nevim jak je na tom posledni verze - obvykle linuxove zaklinadlo pokud neco nefunguje, ale ja jsem si po vyzkouseni nekolika prohlizecek nainstaloval i do linuxu acrobat reader a od te doby je vse OK.
Predtim jsem pomerne casto videl ty dokumenty nejakym zpusobem zmrsene (chybela cast textu, chybel index se zalozkami apod.).

Smutnou pravdou bohužel je, že s PDF-ky se už stalo totéž, co s HTML -- tedy že spousta programů, které je vytvářejí, nerespektuje ani základní syntaktická pravidla, natož takové věci, jako konsistenci encoding vectorů fontů. A místo "co spolkne MSIE je v pořádku" obvykle vládne "co spolkne Acrobat Reader, je v pořádku". A ani Acrobat Reader pak mnohá taková PDF-ka nedokáže vytisknout, protože z nekorektních PDF-ek při tisku generuje nekorektní PostScript. Asi je na čase, aby i pro PDF vznikla obdoba W3C Validatoru.

Takže autoři xpdf a podobných prohlížečů v tom jsou obvykle nevinně, kamenujte spíš autory generátorů nekorektních PDF.

... v každém případě jsou tyto problémy daleko menší než s wordovským DOCem nebo RTF, takže píšete-li své texty v čemkoliv microsoftím, určitě je nejlepší generovat z nich PDF-ka, jen si ale je potřeba vybrat ten správný generátor.

Svatá pravda. Alespoň je Acrobat Reader zdarma a k dispozici pro většinu platforem, narozdíl od MSIE, který není ani jedno.

Ted zrovna srovnavas jabka s hruskama. Pokud vim, tak Word Viewer na MSdoc taky existuje a taky je zdarma

Co to je za nesmysl? AMD 466ka 64 MB RAM nemá s 1 MB PDF žádné problémy! A to je tam údajně HW-náročný Adobe Reader 6.

Ahoj, po nastaveni vsech parametru a uspesnem nainstalovani do XP home + SP2 + Office 2002 se v kolonce Soubor tato nabidka neobjevi. Na MS webu se porad pise, ze je to urceno pro Office 2003, ale dole uvadeji, ze by to melo jit i s 2002. Jak to teda je?

Mně se to v Office XP (2002) objevilo a funguje to. Ale zase se mi ve Wordu přestalo po startu objevovat to menu na pravé straně (poslední soubory, nový soubor, otevřít atd.).

Naprosto jednoduché řešení je:
VE FIRMĚ KOLUJE .DOC,
KLIENTOVI ZÁSADNĚ JEN .RTF
Mimochodem - vypnout tyto informace standardně nejde, v .doc je vždy údaj, pro koho byl Office instalován, atp...

RTF je ještě horší než doc, MS ho postupně znmrvil tak, že je pro výmenu dokumentů naprosto nevhodný. Například OOo naimportuje lépe MSWord nez MS-RTF. Klientovi pošlete PDF.

Prostě je tam nenapsat .

Jak čtu tenhle článek, připadá mi, že budují (Microsoft, ne autor) ve své Horní Lhotě Dolní Kocourkov, jen aby prodali další verzi. No co, najednou si svým LaTeXem a CVS si připadám jako bohatý muž. A není to tím, že bych "ušetřil" za emesofis...

Jezisi, na co instalovat nejaky udelatko, kdyz tato funkce je primo tam.
Moznosti-->Zabezpeceni a zatrhnout odebrat ze souboru osobni informace.

Je to tak, právě jsem to vyzkoušel a akorát se nemaže doba a počet úprav dokumentu, ale to je podle mě skoro jedno. Ještě před chvílí jsem si myslel, jak je tohle dobrej článek s velkou diskuzí, ale teď je vidět, že všechno bylo zbytečný. Díky Miku

To je sice pravda, ale musí se nastavit pro každý dokument zvlášť, takže když na to někdo zapomene (a to nepochybně), všecko zůstává.
Rád bych viděl úřednici, a kolik takových se jich dohromady najde,  která po každém sepsání dokumentu z něj bude tímto způsobem vyhazovat, co tam nepatří. Jak jich většinu znám, jsou rády, když ve WORDu vůbec něco napíší a nějaká změna stylu či podobná vymoženost je pro ně velkou neznámou.

Myslím, že formát DOC je naprosto šílený formát, není zveřejněna jeho struktura, tudíž ho podporují jen ty hnusné Office (na 100%). Takový SXW je mnohem lepší... OpenOffice.org rulez!

Ne, ani "hnusné Office" tento formát nepodporují na 100%

jj...máš pravdu.... ani verze mezi sebou nejsou 100% podporovány :o)

Zaujimave, ze MS Office vo verzii 2003 sa este stale nedostal na uroven SmartSuite 96 alebo 97 vo verziach dokumentov a sledovani zmien.

Vo Word Pro s tym clovek moze robit, co chce. Moze urcovat, co kto moze s dokumentom robit, ci len citat alebo upravovat a co presne upravovat, napriklad sa daju povolovat alebo zakazovat divizie, sekcie alebo verzie dokumentov, ci moze dokument vytlacit alebo nie, atd. Ak chce, aby verzie dokumentu nevidel niekto, kto by nemal, tak ich nemusi mazat (ale moze), staci to len nastavit.

Word Pro to dokaze sam aj posielat. Povedzme, ze chcem, aby 5 ludi napisalo do dokumentu svoje pripomienky. Do dokumentu vlozim ich emailove adresy a dam Team Mail - Send Document a dokument sa rozosle vsetkym piatim. Ti ho upravia a nemusia nic nastavovat, len opat pouziju Team Mail a dokument sa posle spat mne a Word Pro si porovna zmeny.

Ale co je zaujimavejsie, mozes si nastavit Word Pro tak, aby sa ten dokument posielal postupne od 1 k 5 a potom spat mne. Lotus to vola routing.

Napisem dokument, v Team Review nastavim routing, vyplnim emailove adresy a dokument sa posle cislu 1. Ten dokument upravi a ulozi, nemusi nic nastavovat, verzie sa vytvaraju a ukladaju automaticky, takisto routing ide tak ako som ho nastavil ja. Cislo 1 len otvori Team Mail a posle dokument, ten automaticky ide cislu 2. A takto dokument putuje a od cila 5 sa vrati spat ku mne aj so vsetkymi upravami.

Da sa to takto riesit v MS Office?

Samozrejme, ze se to takle resit da. Akorat potrebujete jeste ten Lotus, tedy ono se to u nich jmenuje Exchange, a par doplnku, takze to prijde trochu draz nez samotny word.

Nicmene neverte bezpecnosti Word Pro, ochrany typu nelze vytisknout a podobne jsou uplne smesne. Funguji jen kdyz se to otevre ve Word Pro a jeste jen obcas. Kdyz se to importne do wordu, muzu s tim delat co chci.

Ano, to je jasne. Funguje to len medzi uzivatelmi Lotusu. Ale Word nedokaze importovat dokumenty z Word Pro. A aj keby to dokazal, tak dokaze len aktualny text, verzie sa neimportuju. To sa stane aj ked exportujem do Wordu. Ale to je jedno. Aj tak vsetci pouzivaju MS Office. Ja len konstatujem, ze Lotus to mal uz davno uzasne vymyslene, skoda ze sa nepresadil viac.

Na rozdíl od Lotusu, což je opravdu plnohodnotný Groupwarový server je Exchange více e-mailový než jen groupwarový server. Nějaké další funkce (plánování v Outlooku) jej Lotusu sice přibližují, ale Lotus se mi zdá přece jen lepší. Kdybych však měl vybrat něco do firmy, vyberu Exchange.

Na rozdíl od Lotusu, což je opravdu plnohodnotný Groupwarový server je Exchange více e-mailový než jen groupwarový server. Nějaké další funkce (plánování v Outlooku) jej Lotusu sice přibližují, ale Lotus se mi zdá přece jen lepší. Kdybych však měl vybrat něco do firmy, vyberu Exchange.

Word2003 samozrejme umoznuje tymovou praci na vysoke urovni, v podstate totez, co popisujete. Stejne jako u Lotusu to ale neresi samotny editor, nybr sluzby jedouci vespod. Bezpecnost lze resit pomoci IRM. Kratky prehled v cestine je treba na http://www.microsoft.com/cze/office/editions/Word.asp  nebo interaktivni demo http://www.microsoft.com/cze/office/experience/default.mspx.

Chápu, že pro někoho to je zbytečnost, ale já už na tuhle věc čekám pár let. Pro mě to je prostě bomba! Fakt skvělý! Škoda, že to nepřišlo dřív, aspoň v lednu, ušetřilo by mi to pořádný průšvihy.
Odpověď na diskuzní otázku:
Tak třeba když jsem koupil domácí úkol od kámoše a v dokumentu bylo jeho jméno a jeho počítač se jmenoval Podvody s.r.o., ale dozvěděl jsem se to až od učitele.

Jak uz jsem psal v prvnim prispevku - tohle je zaplata, spravne by se ten program mel chovat obracene. Tj. nic takoveho neukladat, pokud mu to clovek nepovoli. A ne obracene, jak je u MS zvykem... Je mi jasne, ze se z toho radujete, ale z meho pohledu se radujete z neceho, co by melo byt samozrejme. A na to se snazim poukazat, nebot mi to zkratka prijde smutne a predevsim nenormalni. Bohuzel to vetsina lidi jako normalni povazuje...

Ale jo, ja s vami souhlasim a hodilo by se mi to, ale taky si myslim, ze mnohem vic lidi je rado, ze jsou u dokumentu automaticky jejich autorsky prava, kdyz uz to sami vytvorili.

něco podobného jsem také zažil, ovšem poradil jsem dotyčnému ať prostě řekne, že ten počítač koupil ode mě a tím to bylo vyřešeno.
To že by to defaultně neměl word ukládat je nesmysl. Ty funkce se prostě v 99% hodí, pouze když chce člověk nějak podvádět, tak mu to mohou znepříjemnit. A takový člověk by měl pak s wordem umět, jinak je to jeho problém.

Projděte si občas tiskové zprávy či jiné firemní dokumenty umístěné na webech v docu, pak si povíme, zda je to na obtíž jen podvodníkům.
Ale souhlasím, že není problém v tom, že jsou podobné nástroje aktivní. Problémy vznikají až tím, že interní formát textového procesoru je používán pro zveřejňování informací (nebo odevzdávání diplomek). Prostý export do PDF by vše vyřešil.

Jenze Word neuvadi jen jmeno autora, ale i citlive informace... A to uz je o necem uplne jinem, to si neuvedomujete???

Vyjadřovat se slušně a bez urážek - to je pro vás takový nepřekonatelný problém?
Příště to snad bude lepší ;)
Děkujeme, redakce

Na takovej problém nepotřebuješ ani PC . Spolužák před léty na průmyslovce kopíroval výkres "okenní afinitou" a okopíroval to i se jménem spolužáka, od kterého měl ten výkres půjčený... Kantor to tehdy okomentoval slovy "Teda, učím tady 20 let, ale takovýho vola jsem ve třídě ještě neměl" .

co ukladat v rdf...to je taky prenosne a odstrani se tim "nechtene" informace

Co to je? Nemyslis spis *.RTF?

Nebo PDF?

Neodstrani. I v rtf je podobny informacni blok, kde jsou skryte informace. Ma to zhruba tuhle strukturu:

{\info
{\title ..CUT..}
{\author ..CUT..}
{\operator ..CUT..}
{\creatim\yr2004\mo4\dy7\hr10\min36}
{\revtim\yr2004\mo4\dy7\hr10\min37}
{\version1}
{\edmins1}
{\nofpages1}
{\nofwords661}
{\nofchars3901}
{\*\company ..CUT..}
{\nofcharsws4553}
{\vern24689}
}

Když se podíváte na *.rtf z WORDu a porovnáte s *.rtf téhož dokumentu, vytvořeného v ATLANTISu, hned je vidět nejen rozdíl ve velikosti souboru (v silný neprospěch Wordu), tak i rozdíl v čistotě kódu (opět v nerospěch Wordu). Navíc v Atlantisu mohu přímo ukládat na disk šifrovaně (průběžně od vytvoření nového dokumentu), takže navíc je zde chráněno soukromí.
Únik dat nejen ze státní správy (poslanci, BIS, atd.) v případě neoprávněného přístupu k PC či disku je možný jen proto, že se tam bezpečností nikdo nezabývá.

prave proto pouzivame ve firme pdf konverzi ( ze vsech programu ze kterych se da tisknout ) a takoveto obludnosti automaticky vypadavaji...
navic pdf je prenosne mezi ( snad ) vsemi OS...

Souhlasím, PDF přečte každý. Nejhorší jsou firmy, které vystavují doc na webu, ani podobné dopňky je storprocentně neochrání, protože dříve či později na to někdo zapomene. Rada pro pozitivisty: má to i doubrou stránku, alespoň snadno rozpoznáte profesionály od babralů.

Používám OOo a exportuji do .PDF a nikdo neměl zatím námitek. Ani zapřísáhlí majitelé MSO

Kdyz pominu tuto ne zrovna prijemnou vlastnost, tak mi prijde na hlavu davat na web dokumenty ve Wordovem formatu. VZDYT JSOU BEZPECNOSTNI RIZIKO A NAVIC JSOU NEPRENOSNE!!!! Jinak ano, nekdy se tyto funkce mohou hodit - ale co to treba aby to bylo standardne vypnute a zapl si to jen ten, co to chce? Treba pro vetsinu lidi nesdilejicich data ve firemnim systemu, coz je vetsina, je to jen obtezujici. Ostatne to je klasicky MS pristup - vsechno pozapinane a mene zkuseny uzivatel pak nevi, co mu pocitac dela, misto toho, aby delal jen to, co mu rekne, aby delal...

No ale řekni to třeba v Nikonu... (http://www.nikon.cz/news.php) Tam vydávají už několik let zprávy v doc formátu...

Co teprv, kdyz ti prijde vtip, napsany a ulozeny jako doc a obsahujici uvnitr mp3 , nebo jinej zvukovej format jako doplnek.

Jo, taky bych vrazdil z lidi, kteri poslou informaci ve dvou vetach ve wordu, prilozenem jako priloha emailu... Pak tvrdi, ze 800 MB mista na maily je strasne malo...
Je to v mentalite