Microsoft představuje své nové internetové služby. Jednou z nich je i Office Live Workspace pro webovou práci s dokumenty.
Microsoft se k tomu, aby představil plnohodnotnou konkurenci pro internetový kancelářský balík Google Docs, nejspíše v nejbližší době neodhodlá, což je vzhledem k jeho desktopovému produktu logické. Přesto však už ve fázi veřejné beta verze spustil takový projekt – Office Live Workspace.
Live Workspace nenabízí plnohodnotnou kancelářskou sadu, díky které by šlo kdekoliv editovat a vytvářet dokumenty pouze za pomocí internetového prohlížeče. V Redmondu na to jdou poněkud jinak a svojí novou službu kombinují, jak jinak, se svojí klasickou aplikací, Office 2003 a novější.
Registrace, první kroky a další formality
Základem spuštění Live Workspace služby je registrace Live.com účtu (tzv. Live ID), který ve finále slouží jako vstupní brána pro veškeré internetové služby Microsoftu. Registrace je zdarma. Workspace je v současné době pouze ve fázi veřejného testování, proto je nutné se k jeho užívání prvně přihlásit na adrese workspace.office.live.com a pár hodin vyčkat na schválení, ovšem je možné, že společnost tuto proceduru postupně urychluje. Po schvalovacím e-mailu už pak nic nebrání samotnému přihlášení a spuštění úvodní obrazovky.
Při prvním spuštění je nabídka poněkud omezená a vaše první kroky tak samozřejmě musí vést k vložení existujícího, případně k vytvoření nového dokumentu, se kterým se pak bude moci dále pracovat. Prozatím přeskočíme tvorbu nového dokumentu, ke kterému bude potřeba, vzhledem k absenci editačních schopností webového rozhraní, instalace speciálního plug-inu.
Úvodní obrazovka bez aktivních dokumentů
Pomocí položky „Add Document“ a její kontextové nabídky můžeme přidat jeden, případně i více dokumentů. Systém automaticky odkáže na prohledávání pevného disku a umožní vybrat některý z podporovaných dokumentů, tedy soubory Excel, Word, PowerPoint, ale i některé součásti Outlooku, například poznámky, kontakty, apod. Nahraný soubor se pak objeví v základním seznamu, odkud je s ním možné provádět další kroky.
Nahrávání dokumentu na Workspace prostor • Seznam nahraných dokumentů v základní struktuře
Při otevření dokumentu se zpřístupní další funkce související s prací s ním. Tím nejzákladnějším je samozřejmě náhled v jeho skutečné podobě, v jaké by se zobrazil v klasické desktopové aplikaci. Pokud tedy nejste majiteli MS Office a obdržíte dokument právě v tomto formátu, nejčastěji pro někoho v problematickém Open XML, můžete si ho prohlédnout právě pomocí tohoto webového rozhraní.
Prohlížení .docx souboru ve webovém rozhraní
Tvorba, editace, sdílení a ukládání
Jednou z nejlepších funkcí Live Workspace je jeho sdílení s ostatními uživateli, což se výborně hodí například pro týmovou práci na jednom dokumentu, nebo prostě jako jednoduchá náhrada SharePoint serveru pro tyto potřeby. V praxi tedy pomocí nabídky „Share“ vyberete uživatele, se kterými chcete dokument sdílet, přičemž je možné nastavit dvě role, které v tomto sdílení mohou hrát.
První rolí jsou ti uživatelé, kteří mohou na dokument pouze nahlížet a nemohou s ním provádět žádné další úpravy (tzv. „Viewers“). Druhou skupinu pak logicky tvoří ti, kteří s dokumentem mohou pracovat stejně, jako vy („Editors“). Sdílení s oběma skupinami probíhá samozřejmě pomocí Live účtů, kdy stačí zadat e-mailovou adresu, na kterou je Live účet zaregistrovaný, a uživatel pak bude mít automaticky přístup ke sdílenému dokumentu skrze svůj vlastní Workspace prostor. Zadávat adresy lze navíc pohodlně pomocí svého adresáře, který používá například Live Messenger, apod.
Nastavení sdílení dokumentu. Kromě dvou rolí je možné vybrat si i z adresáře Live.com kontaktů
Pro práci v týmu, nebo prostě své osobní poznámky pro budoucí editaci atp., slouží položka „Comment“, která už podle názvu jasně umožňuje komentovat náhled dokumentu. Poznámek je možné přidávat, kolik uznáte za vhodné, a přehledně se řadí v pravém sloupci i s datem, kdy byly vloženy.
V položce „Activity“ je pak možné sledovat historii dokumentu, co a kdy s ním který uživatel, nebo vy, dělal. Rozlišené verze se samozřejmě zvlášť ukládají a není tak problém se vrátit k verzi předchozí, což je určitě velice užitečné.
Každý dokument je možné komentovat poznámkami • V Activities je pak zobrazena i historie akcí
Dostáváme se k editování samotných dokumentů, které, jak už bylo zmíněno, nejdou editovat přímo ve webovém rozhraní. To je sice škoda, pokud však budete Workspace používat spíše jako speciální úložiště dokumentů se sdílením se spolupracovníky, vůbec ničemu to nemusí vadit.
Jak už mnozí asi tuší, editace probíhá klasicky pomocí aplikace z balíku MS Office, konkrétně tedy pomocí Wordu, Excelu, PowerPointu, nebo Outlooku. Při zvolení nabídky „Edit“ vám systém nabídne instalaci zásuvného modulu pro Office, díky kterému budou moci webové rozhraní a desktopová aplikace spolupracovat. Pokud tedy po nainstalování zvolíte editaci, dokument se otevře v aplikaci a další uložené změny se pak ukládají přímo na internetové Workspace. Pokud někteří v tuto chvíli bystří, dělají dobře. Workspace lze logicky využít jako kompletní úložiště vašich dokumentů s tou výhodou, že jsou ve stoprocentním bezpečí (internetové služby Microsoftu mají výhodou veliké společnosti s dobrou stabilitou a bezpečností) a na jednom místě. V neposlední řadě je také možné dostat se k nim odkudkoliv. Pokud si například budete chtít některý soubor uložit na disk na jiném počítač, zvolíte obligátní „Save As“ a dokument uložíte.
Prakticky stejně funguje i tvorba nového dokumentu. Ten se vytvoří přímo na internetovém prostoru, ale editace se otevře v desktopové aplikace. Ukládání pak probíhá opět na internet.
Dotaz před instalací pluginu pro Office • Editace dokumentu ve Wordu • Uložené změny promítnuté ve webovém náhledu
Pracovní prostor a skupiny
Pokud se rozhodnete používat Workspace ve velkém, jistě byste se nespokojili se základní strukturou řazení dokumentů do jedné úrovně. Nejen v těchto případech se hodí nějaké složitější členění s různými politikami a dalšími logikami dle typu dokumentů. Office Live Workspace právě pro tyto účely nabízí komfortní službu nazvanou příhodně a totožně Workspaces.
V základním režimu je předpřipraveno celkem jedenáct šablon vytvořených podle různých situací. Pokud tedy cestujete a potřebujete data z cest ukládat do zvlášť strukturovaného systému, můžete si vybrat „Travel Workspace“. V případě nějakého jednání, apod. je zde například „Meeting Workspace“, najdou se ale i předpřipravené šablony pro studenty a domácí využití. Pokud by i to bylo málo, je možné vytvořit si Workspace vlastní a zvolit si veškeré parametry podle svých potřeb.
Přehled předpřipravených šablon pro pracovní prostory * Editace nového prostoru
Office Live Workspace ocení především uživatelé, kteří mají rádi svá data na jednom místě a v bezpečí. Navíc je možné sdílet dokumenty s ostatními uživateli, sledovat historii a vůbec velice efektivně týmově pracovat. U současné testovací beta verze jsem se nesetkal s žádným problémem, který by měl vliv na chod a nezbývá mi nic jiného, než se těšit na finální verzi. Jak už to je u Microsoftu zvykem, u svých Live.com služeb více méně poskytuje takové „lite“ verze svých komerčních projektů (viz například e-mailové služby naproti komerčnímu Exchange Serveru), a i Live Workspace (i ve spolupráci se službou sdílení dat Live SkyDrive) není výjimkou: pokud nechcete platit za hostované služby SharePoint serveru, kombinace těchto dvou by mohla být tím pravým pro vás.
