Konica Minolta razí nové trendy ve zpracování dokumentů

(inzerce) V organizacích a firmách stále koluje velké množství papírových dokumentů obsahujících informace, se kterými potřebujeme dále pracovat.

Udržet v takovýchto dokumentech pořádek není vůbec snadné. Velkou úsporu času přináší jejich elektronizace. Komplexní řešení v této oblasti nabízí firmám Konica Minolta.

Papírových dokumentů najdete v kancelářích celou řadu. Typickým příkladem může být faktura nebo dotazník, tedy dokument s údaji, které chceme zpracovat, vyhodnotit a dále s nimi pracovat. Zamýšleli jste se někdy nad tím, kolik času trávíte přepisem resp. zpracováváním papírových dokumentů? A hlavně, jak se tato oblast v relativně krátkém čase proměnila a stále se mění?

Klepněte pro větší obrázek Klepněte pro větší obrázek

Než si představíme řešení, jež nabízí Konica Minolta, vraťme se o několik let zpět v čase. Před nástupem IT technologií se všechny údaje zpracovávaly ručně a potřebné údaje se přepisovaly opět na papír – údaje pro platbu se přepisovaly na platební příkaz, výsledky testů a dotazníků se zapisovaly do archů atp. Velkou nevýhodou byla časová náročnost s následnou složitou dohledatelností daných údajů.

S nástupem IT přišla snaha optimalizovat procesy při zpracovávání dokumentů, které přinášejí zefektivnění práce a také významné úspory. Při zpracovávání položek na faktuře přepisujeme údaje do skladového systému a automaticky hlídáme, zda dodávky odpovídají fakturovaným částkám. U dotazníků vyplňujeme údaje do předem připravených tabulek, které nám provedou rychlé vyhodnocení a vygenerují grafy. To vše významně zefektivňuje práci a následné dohledávání údajů, nicméně stále přetrvává zdlouhavý přepis a zpracovávání dat.

Aktuální trendy ve zpracovávání dokumentů

Také v této oblasti ovšem existuje řešení, nabízí jej Konica Minolta. Jeho hlavní předností je možnost propojení dokumentových zařízení řady bizhub s různými systémy. Přímo z panelu multifunkce lze snadno zvolit typ skenovaného dokumentu a volitelně lze přidat doplňující údaje – např. kam má být dokument odeslán, jaký má být výstupní formát, zda se jedná o smlouvu, fakturu či jiný typ dokumentu, vč. možnosti dokument přiřadit k určitému dodavateli. Naskenovaný dokument se podle těchto tzv. indexů automaticky zařadí do požadovaného úložiště, přičemž v průběhu zpracování se např. převede do prohledávatelného formátu. Taková řešení jsou již v dnešní době cenově dostupným standardem a výrazně usnadňují uživatelům práci.

Klepněte pro větší obrázek Klepněte pro větší obrázek Klepněte pro větší obrázek
Ukázka mobilní aplikace

Konica Minolta však jde ještě dál. V portfoliu svých aplikací a řešení nabízí inteligentní systémy, které umějí skenované dokumenty automaticky rozpoznat – zjistit, zda se jedná např. o fakturu či dotazník a následně z nich vyčíst požadované údaje – z faktury tedy např. IČ, datum splatnosti, částku, jednotlivé položky atd. Z dotazníků pak vyčte odpovědi na jednotlivé otázky. Získané údaje jsou pak tyto systémy schopny převést do požadovaného výstupního formátu, který je kompatibilní s účetními a skladovými systémy, elektronickými archivy a dalšími. Tato řešení umožňují rozpoznávat strojově i ručně psaný text, rozeznat zaškrtávací políčka, ale např. také kontrolovat přítomnost podpisu na smlouvách.

Konec ručního zpracování dokumentů

Výše popsaný proces se nazývá vytěžování a jeho největší předností je odstranění doslova otravného přepisování údajů z dokumentů – není nutné procházet ručně dokumenty, hledat v nich požadované údaje a ty pak přepisovat.

Práce s dokumenty se díky vytěžování stává velmi komfortní, rychlou a přesnou. Jednoduše spustíte skenování dávky dokumentů, řešení Konica Minolta pak dokumenty automaticky roztřídí, získá z nich požadované údaje a následně uloží do definovaného úložiště či systému. Uživatel už jen zkontroluje, zda jsou požadované údaje správné. I pro tuto kontrolu Konica Minolta nabízí velmi komfortní nástroje.

Klepněte pro větší obrázek Klepněte pro větší obrázek

Tyto systémy ale nemusí být používány pouze pro zpracovávání papírových dokumentů v kombinaci s multifunkčními zařízeními. Mohou např. rovněž zpracovávat příchozí dokumenty z e-mailové schránky, kde jsou dokumenty součástí přílohy (typicky faktura v elektronické podobě) nebo z webových formulářů – možnosti využití jsou velmi široké.

Trend ve zpracovávání dokumentů typu faktura, dotazník, dodací list, test apod. je tedy zřejmý – používat inteligentní systémy se samoučícími funkcemi pro rozpoznávání typu dokumentu a následné vyhledání a vyčtení požadovaných dat – již žádný zdlouhavý a otravný přepis. Jestliže Vás tato problematika zaujala a chtěli byste získat více informací, kontaktujte Konica Minolta.

Další článek: Novým majitelem obchodu Alfa Computer je konkurenční T.S.Bohemia

Témata článku: Největší přednost, Psaný text, Papírový dokument, Arch, Snadné odstranění, Velká náročnost, Rychlé úložiště, Dostupný standard, Lid, Dokument, Aida, Advantage, Platební příkaz, Ráz, Zpracování, Požadovaná částka, Dok, Hlavní přednost, Minolta, Přepisování, Konica Minolta, Elektronizace, Časová náročnost

Aktuální číslo časopisu Computer

Velký test fitness náramků

Levné záložní zdroje

Jak si zabezpečit domov

Nejlepší monitory na trhu