Konica Minolta razí nové trendy ve zpracování dokumentů

Udržet v takovýchto dokumentech pořádek není vůbec snadné. Velkou úsporu času přináší jejich elektronizace. Komplexní řešení v této oblasti nabízí firmám Konica Minolta.

Papírových dokumentů najdete v kancelářích celou řadu. Typickým příkladem může být faktura nebo dotazník, tedy dokument s údaji, které chceme zpracovat, vyhodnotit a dále s nimi pracovat. Zamýšleli jste se někdy nad tím, kolik času trávíte přepisem resp. zpracováváním papírových dokumentů? A hlavně, jak se tato oblast v relativně krátkém čase proměnila a stále se mění?

Než si představíme řešení, jež nabízí Konica Minolta, vraťme se o několik let zpět v čase. Před nástupem IT technologií se všechny údaje zpracovávaly ručně a potřebné údaje se přepisovaly opět na papír – údaje pro platbu se přepisovaly na platební příkaz, výsledky testů a dotazníků se zapisovaly do archů atp. Velkou nevýhodou byla časová náročnost s následnou složitou dohledatelností daných údajů.

S nástupem IT přišla snaha optimalizovat procesy při zpracovávání dokumentů, které přinášejí zefektivnění práce a také významné úspory. Při zpracovávání položek na faktuře přepisujeme údaje do skladového systému a automaticky hlídáme, zda dodávky odpovídají fakturovaným částkám. U dotazníků vyplňujeme údaje do předem připravených tabulek, které nám provedou rychlé vyhodnocení a vygenerují grafy. To vše významně zefektivňuje práci a následné dohledávání údajů, nicméně stále přetrvává zdlouhavý přepis a zpracovávání dat.

Aktuální trendy ve zpracovávání dokumentů

Také v této oblasti ovšem existuje řešení, nabízí jej Konica Minolta. Jeho hlavní předností je možnost propojení dokumentových zařízení řady bizhub s různými systémy. Přímo z panelu multifunkce lze snadno zvolit typ skenovaného dokumentu a volitelně lze přidat doplňující údaje – např. kam má být dokument odeslán, jaký má být výstupní formát, zda se jedná o smlouvu, fakturu či jiný typ dokumentu, vč. možnosti dokument přiřadit k určitému dodavateli. Naskenovaný dokument se podle těchto tzv. indexů automaticky zařadí do požadovaného úložiště, přičemž v průběhu zpracování se např. převede do prohledávatelného formátu. Taková řešení jsou již v dnešní době cenově dostupným standardem a výrazně usnadňují uživatelům práci.

Ukázka mobilní aplikace

Konica Minolta však jde ještě dál. V portfoliu svých aplikací a řešení nabízí inteligentní systémy, které umějí skenované dokumenty automaticky rozpoznat – zjistit, zda se jedná např. o fakturu či dotazník a následně z nich vyčíst požadované údaje – z faktury tedy např. IČ, datum splatnosti, částku, jednotlivé položky atd. Z dotazníků pak vyčte odpovědi na jednotlivé otázky. Získané údaje jsou pak tyto systémy schopny převést do požadovaného výstupního formátu, který je kompatibilní s účetními a skladovými systémy, elektronickými archivy a dalšími. Tato řešení umožňují rozpoznávat strojově i ručně psaný text, rozeznat zaškrtávací políčka, ale např. také kontrolovat přítomnost podpisu na smlouvách.

Konec ručního zpracování dokumentů

Výše popsaný proces se nazývá vytěžování a jeho největší předností je odstranění doslova otravného přepisování údajů z dokumentů – není nutné procházet ručně dokumenty, hledat v nich požadované údaje a ty pak přepisovat.

Práce s dokumenty se díky vytěžování stává velmi komfortní, rychlou a přesnou. Jednoduše spustíte skenování dávky dokumentů, řešení Konica Minolta pak dokumenty automaticky roztřídí, získá z nich požadované údaje a následně uloží do definovaného úložiště či systému. Uživatel už jen zkontroluje, zda jsou požadované údaje správné. I pro tuto kontrolu Konica Minolta nabízí velmi komfortní nástroje.

Tyto systémy ale nemusí být používány pouze pro zpracovávání papírových dokumentů v kombinaci s multifunkčními zařízeními. Mohou např. rovněž zpracovávat příchozí dokumenty z e-mailové schránky, kde jsou dokumenty součástí přílohy (typicky faktura v elektronické podobě) nebo z webových formulářů – možnosti využití jsou velmi široké.

Trend ve zpracovávání dokumentů typu faktura, dotazník, dodací list, test apod. je tedy zřejmý – používat inteligentní systémy se samoučícími funkcemi pro rozpoznávání typu dokumentu a následné vyhledání a vyčtení požadovaných dat – již žádný zdlouhavý a otravný přepis. Jestliže Vás tato problematika zaujala a chtěli byste získat více informací, kontaktujte Konica Minolta.