Ani padesát let nestačilo k tomu, abychom se naučili používat správně e-mail. Přitom mu mnozí už dlouho kopou hrob. Co ale další způsoby komunikace? Jak bychom je měli používat, aby nás protistrana považovala za profíky?
Proč byste měli být v komunikaci přes internet skuteční profíci? Protože se s vámi bude dobře pracovat a dobrá textová komunikace může částečně nahradit osobní charisma, které není přítomno při kooperaci na dálku.
Před přípravou tématu jsme oslovili nejen další kolegy z Computeru a Živě.cz, ale i čtenáře Živě.cz. Abychom se neopakovali, zahrneme jejich poznatky přímo do článku. A hned v úvodu si můžete vytesat do kamene slova Tomáše Holčíka: „Pravidla komunikace by měla být stejná v online světě jako v tom reálném. Buďte struční a jasní, nikoli nezdvořilí. Snažte se usnadnit druhému život i za cenu vašeho většího úsilí.“
E-mail: základy komunikace
Na podzim oslaví e-mail 54. narozeniny, přes půl století! Smrt e-mailu začali všichni zvěstovat už na začátku tisíciletí, kdy online prostor ovládly chatovací služby jako MSN Messenger, Yahoo Messenger či u nás velmi oblíbené ICQ. A zesílily s invazí sociálních služeb v půli nultých let.
Co se ale stalo? Vůbec nic a e-mail stále zůstává osobním i obchodním komunikačním kanálem číslo jedna. Proto si zopakujeme pár základních pravidel, jak s e-maily zacházet efektivně:
1. Pozdrav, oslovení, rozloučení, podpis s kompletními informacemi
E-mail by měl začít pozdravem, oslovením a končit rozloučením s podpisem. V osobní komunikaci samozřejmě stačí jen jméno, v obchodní komunikaci ale vždy uvádějte podpis s kompletními kontaktními informacemi. I když nechcete, aby vás někdo kontaktoval telefonem, raději jej uvádějte. Nevíte, kdy si to urgentní situace vyžádá a zavolat bude spolehlivější než psát e-mail. Pamatujte, že tato potřeba může vzniknout oboustranně nejen směrem k vám, ale i od vás.
Podmiňovací způsob jsme použili záměrně: v osobní nebo vnitrofiremní komunikaci nemusíte každou odpověď zahajovat pozdravem, oslovení potěší. Hezkým zvykem je obnovit pozdrav při pokračování komunikace v novém dnu. Jako v práci: také se obvykle pozdravíte ráno jednou, ne při každém setkání u kávovaru.
2. E-mail není chat
Tím se dostáváme k časovému oknu a pamatujte si: e-mail není chat. Píšete-li e-mail, nečekejte odpověď obratem. Pokud dostanete e-mail, je nepsaným pravidlem slušnosti reagovat do dvou pracovních dnů. Reagovat přitom neznamená vyřídit, jsou samozřejmě dlouhodobé úkoly. Ale odesilatel by měl být zpraven, že jste sdělení dostali a na úkolu pracujete.
Pokračování článku patří k prémiovému obsahu pro předplatitele
Chci Premium a Živě.cz bez reklam
Od 41 Kč měsíčně