Jeden „den“organizátora WUG

Co obnáší práce organizátora Windows User Group. Možná někteří z vás již byli hosté meetingu a viděli výsledek. Teď se pojďme podívat na druhou stranu věci.
Jeden „den“organizátora WUG

Jak to všechno začíná?

Ráno vstane a řekne si: „Jakou přednášku uděláme na příští měsíc?“ Práce, která nyní přichází, je spousta. Pokusím se přiblížit vám ji v následujících bodech.

Téma přednášky

Windows User Group oslavila minulý týden své páté narozeniny. Dnes má 10 poboček a každá má většinou cca. 1x měsíčně meeting. Dovedete si tedy asi představit, že vybrat lákavé téma je čím dál složitější. Samozřejmě se tu a tam objeví žhavá novinka, ale není to vždy a pak se vskutku musí pátrat v mysli, co by mohlo danou audienci hostů v daném městě oslovit.

Shánění přednášejícího

Výborně, máte to. V hlavě máte uloženou myšlenku s tématem. Teď se ale nabízí otázka, kdo vám bude schopen tento váš „výmysl“ odprezentovat. A jdete znovu dumat. Zde už se vám staví do cesty fakt, že celé sdružení funguje na dobrovolnické bázi a že i přednášející nemá žádnou odměnu a věnuje přednášce svůj soukromý čas. Těžko pak přemlouváte někoho, kdo má na plánu příjemný večer s rodinou, aby radši jel na výlet 200 km daleko, stál 3 hodiny před publikem a vyprávěl jim na dané téma.

Dále máte také zhruba představu, kdy by měl meeting být a je třeba hledat kompromisy, kdy můžete vy a kdy může přednášející. A samotný kontakt s přednášejícím také nepatří mezi nejsnažší. Mnohdy máte jen emailovou adresu. Napíšete a čekáte pár dní na odpověď. A čas vám neúprosně letí.

Zajištění prostor

Jste o krůček dál. Sladili jste se, víte o čem se bude mluvit a víte kdy. Háček je v tom, že ještě musí sedět prostory. Poskytovatelé prostor jsou většinou firmy či školy. I oni mají své plány a záleží, zda ve vámi vybraný čas mají prostor volný. Pokud máte štěstí, tak ano. Pokud ne, začínáte prakticky od začátku, respektive tentokráte od konce. Víte, že meeting musí být v dané datum a dle toho sháníte volného přednášejícího.

Propagace meetingu

Jak dát vědět „široké veřejnosti“ o tom, kdy a jaký meeting bude? Standardně se začíná zadáním nové akce na www.wug.cz, kde je již stálá základna hostů a kde víte, že si pár lidí informaci o akci najde. Potom je to již různé pobočka od pobočky. Pokud sbíráte mailové adresy svých hostů z předchozích meetingů, můžete je informovat emailem. Můžete rozvěsit a roznést letáky po vašem městě. Můžete „ospamovat“ lokální firmy s nabídkou přednášky. Můžete se obrátit na své partnery (většinou lokální firmy), aby dali akci na svůj web či, aby vyvěsili na prodejnu leták. Pak už nezbývá než doufat, že hosté přijdou.

Obstarání občerstvení

Další úkol organizátora a další oříšek. Ano, hosté se mají registrovat, ale co když tak všichni neučiní? Odhadnout proto množství občerstvení na meeting bývá složité. Někdy máte moc, někdy málo. Na začátku je vždy dobré zjistit od sponzora jídla (společnosti Microsoft), kolik je na daný meeting přiděleno finančních prostředků a dle toho se odvíjí, jaké občerstvení bude. Dlouho bývaly zvykem pizzy, dnes se jedná spíše o bagety, chlebíčky či jiné menší drobnosti na zakousnutí. Je třeba jídlo objednat , nechat ho dovést, či nakoupit osobně v supermarketu a doručit do místa konání.

Ze základních stěžejních úkolů je toto asi vše. Pak už jsou to „detaily“ ve smyslu vytištění prezentační listiny, zajištění včasného odemčení prostor, navigace přednášejícího po telefonu a na úvod každé přednášky představení sdružení, seznámení s plánem večera a uvedení mluvčího. Po skončení akce úklid, zamknout a oddechnout si, že další akce je zdárně za vámi.

Nejde asi říci, kolik času hodinově toto vše obnáší. Někdy vše klapne tak, jak má a potom to může být relativně v pohodě. Někdy se narazí na komplikace a to se pak čas topí ani nevíte jak.

Osobně jsem měla tu čest být spoluorganizátorkou jedné pobočky a tudíž opravdu vím, o čem mluvím. Tedy v tomto případě píši. Pro mě to znamenalo brát si na každý meeting půl dne dovolené a tak se hned začátkem roku odmázlo 5 dní na meetingy WUG a bylo to. Je to opravdu hlavně o chuti a nadšení. Pokud ho máte, jde všechno líp. A jak říkám všem nově příchozím organizátorům, najdětě si na toto parťáka, protože ve dvou se to vždy lépe táhne...

Závěrem mi na tomto místě dovolte poděkovat všem, kteří WUG dělají, kteří tento proces dobře znají a kteří svůj čas ve prospěch ostatním dávají. Velký dík samozřejmě i našim prezentátorům, bez kterých by to prostě nešlo.

Články ze série Microsoft TechNet nevytváří redakce Živě.cz, ale partneři programu Microsoft TechNet. Jsou publikovány v rámci mediálního partnerství Živě.cz a společnosti Microsoft.

Témata článku: Microsoft, Meeting, Host, Vita, Audience, Pizza

2 komentáře

Nejnovější komentáře

  • Milopolon 28. 7. 2009 12:13:54
    Jak mohu článek označit za tragický?
  • janovlk 28. 7. 2009 9:29:40
    Jeden z nejlegračnějších článků co jsem tu četl! Nejen tou antičeštinou.
Určitě si přečtěte

Jak vybrat monitor k počítači: nenechte se zlákat nepodstatnými parametry

Jak vybrat monitor k počítači: nenechte se zlákat nepodstatnými parametry

** Na jaké parametry se zaměřit a kde vás výrobci chtějí nachytat ** Monitory se stále více specifikují pro konkrétní určení ** Náročný hráč nebo profesionální grafik mají různé požadavky

20.  6.  2017 | Tomáš Holčík | 32

11 tipů, jak efektivně a přesně sledovat počasí pomocí internetu

11 tipů, jak efektivně a přesně sledovat počasí pomocí internetu

** Sledujte počasí z více zdrojů a podrobněji, přesněji tak určíte, jaké počasí vás potká na dovolené ** Na webu najdete hromadu pokročilých předpovědí počasí, ale i specializované meteorologické služby ** Vybrali jsme 14 služeb na počasí, které se vám můžou hodit

23.  6.  2017 | Jakub Čížek | 19

Jak unikají informace o nových iPhonech? Třeba podprsenkami čínských pracovnic

Jak unikají informace o nových iPhonech? Třeba podprsenkami čínských pracovnic

** Na černém trhu mohou zaměstnanci továren za kradené součástky inkasovat částku ve výši ročního platu ** Velké množství informací je vyneseno i z centrály Applu ** Díly jsou pašovány v botách, podprsenkách i odpadem

21.  6.  2017 | Stanislav Janů | 24

Herní počítač vs. Xbox One X: Kvalita obrazu není všechno

Herní počítač vs. Xbox One X: Kvalita obrazu není všechno

** Nový Xbox One X slibuje hraní ve 4K s HDR za 13 tisíc korun ** Aby stejnou kvalitu obrazu zvládl počítač, museli byste za něj dát minimálně dvakrát tolik ** Přesto herní počítače stále svůj smysl mají

24.  6.  2017 | Tomáš Holčík | 58


Aktuální číslo časopisu Computer

Bojujeme proti Fake News

Dva velké testy: fotoaparáty a NASy

Co musíte vědět o změně evropského roamingu

Radíme s výběrem základní desky