Jaká bude kancelář budoucnosti?

Jak bude vypadat kancelář budoucnosti? Jaké jsou současné trendy a čeká nás virtuální kancelář? O těchto a řadě dalších otázek se hovořilo včera při diskusi mezi zástupci OKI, IBM, IDC a odborného veletrhu PragoOffice na téma Kancelář budoucnosti.
Jaká bude kancelář budoucnosti?

Kancelář bez papíru? Těžko

Jednou z klíčových otázek, o kterých se vždy hovoří v souvislosti s budoucností kanceláře, je naprostá elektronizace veškeré agendy, tedy "bezpapírová kancelář". Čísla, udávající spotřebu papíru, tonerů i samotných tiskáren, nám jasně naznačují, že se od tohoto způsobu vedení kanceláře rozhodně spíše vzdalujeme, než naopak. To je ostatně známá věc již dlouho, tento trend se jen více a více prohlubuje. Paradoxně díky technologii spotřeba papíru neklesá, ale naopak roste. Náklady na tisk se snižují, roste jeho kvalita a tak si doma či v kanceláři dnes již snadno vyrobíte to, co jste dříve museli svěřit profesionálním firmám. Díky nízkým nákladům na tisk vám také "není líto každé stránky" a tak se často tisknou zbytečnosti. Jelikož se navíc náklady na vytištění jedné stránky neustále snižují, zůstává celková suma nákladů na tisk ve firmě stejná a nebo neroste nijak významně. Vedení firem tak tento "problém" netrápí a nemá potřebu tisk nějak omezovat či kontrolovat a počet vytištěných stran za stejnou cenu neustále roste.

Domácí a mobilní kancelář

Druhým oblíbeným tématem je "práce doma" a domácí kancelář. Řada profesí dnes vyžaduje vlastně jen počítač připojený k Internetu a telefon. Toto však není problém mít doma (či na cestách) a důvod navštěvovat kancelář (ve smyslu nějakého firemního prostoru) tak ztrácí opodstatnění. Doma se také můžete často lépe soustředit (i když ne vždy, viz dále) a díky rychlému Internetu, který nabízí instant messaging a videokonference, můžete být přesto v kontaktu s ostatními.

Pokud pomineme další výhody pro samotného zaměstnance, tedy například ušetření času na cestu do práce a z práce a také náklady (a ekologické zatížení), které to s sebou nese, výhodné to může být i pro samotnou firmu, které může používat model sdílených kanceláří. Zaměstnanec nemá své pevné místo, ale o prostor se dělí s ostatními. Jelikož je vždy někdo doma (záleží na tom, jakou politiku firma zvolí), mohou být tyto prostory poměrně malé, resp. menší, než je absolutní počet zaměstnanců, protože se zkrátka "nikdy nesejdou všichni".

Práce doma má ovšem i svá úskalí. Zejména v podmínkách běžné české domácnosti lze jen těžko vyhradit jednu zvláštní samostatnou místnost jako pracovnu, jak by to správně mělo být. Pokud totiž člověk pracuje v obývacím pokoji či v ložnici, může jej rozptylovat jednak prostředí samotné, jednak ostatní členové domácnosti. Pokud navíc člověk s prací skončí, nemá "kam odejít", nachází se ve stejném prostoru, takže se pak psychologicky cítí být neustále "v práci". V ideálním případě by tedy měla být pro práci doma vyhrazena speciální místnost, určená pouze pro tento účel a členové domácnosti by měli rovněž respektovat, že "i když je tatínek vedle v pokoji, nesmíme ho rušit, protože je v práci".

Ohrožen je však často i samotný "rodinný život" zaměstnance, který pracuje doma. Z kanceláře po pracovní době odejdete a máte volno, avšak pokud máte doma spuštěn počítač, často vás to nutí reagovat na pracovní e-maily či IM zprávy, které mohou chodit i pozdě večer (obzvlášť, pokud se jedná o firmu s celosvětovou působností a hrají zde roli časová pásma jednotlivých "sekcí").

Podle průzkumů také často chybí dostatek vnitřní sebekázně a klesá pracovní výkonnost. Běžné činnosti zaberou více času. To se týká zejména doby, kdy pracovník na systém práce doma přechází. Po čase si však na tento způsob práce zvykne a pokud dodržuje jistá pravidla (a má kupříkladu i onu zmiňovanou samostatnou pracovnu), výkonnost se vrátí na původní úroveň a naopak ještě vzroste.

Současné trendy v číslech

O současných trendech krátce pohovořil Jan Široký z IDC. Celkové výdaje na informační technologie rostou a poměrně věrně kopírují křivku HDP v jednotlivých zemích. Meziroční růst výdajů v letech 2004/2005 se pohyboval ve vyspělé západní Evropě kolem hranice 5 %. Toto číslo je průměrem původních 15 zemí EU. Velká Británie vykázala růst 4,9 %, Španělsko například 7,5 %, poměrně malý nárůst vykazuje Německo s 2,7 %. Česká republika pak dosáhla hodnoty 8,6 %. Obecně střední a východní Evropa pak vykazuje růst 17,8 %, což je dáno zejména obvyklým faktem, že "z nuly se roste rychleji".

Pro představu odpovídá oněch 8,6 % České republiky výdajům necelých 300 dolarů na obyvatele, což je přibližně 2,7 % HDP. Polsko pak pro srovnání utratí zhruba necelá 2 % HDP, což je něco přes 100 dolarů na obyvatele.

Dalším zcela jasným trendem je poptávka po mobilitě. Trh se začíná přiklánět na stranu notebooků a v číslech pro ČR pak tento trend odpovídá v letech 2004 až 2006 (odhad) poměrům stolní PC:notebook přibližně 70:30, 60:40 a 55:45. Jsou to hodnoty srovnatelné s vyspělými státy EU.

Mění se i trendy v nákupech kancelářské techniky. Pokud se jedná o tiskárny či multifunkční zařízení, roste podíl laserových/LED tiskáren. V současnosti patří v České republice laserovým tiskárnám zhruba 35 % trhu, přes 60 % pak má tisk inkoustový, malé procento pak patří ostatním technologiím. Cena laserového tisku klesá a dalším významným trendem je přechod na fototiskárny, které pak umožňují firmám tisknout poměrně levně a ve vlastní režii velmi kvalitní dokumenty.

V oblibě jsou pochopitelně i multifunkční zařízení, mezi které dle interní definice IDC patří ty přístroje, které plní alespoň dvě funkce pro zpracování dokumentu (např. tisk a kopie) a zároveň jsou připojitelné k počítači či počítačové síti. V roce 2005 se v ČR prodalo přes 120 tisíc černobílých laserových tiskáren a multifunkčních zařízení, přičemž podíl těchto zařízení stále roste. Zároveň se také přechází od tiskáren černobílých k barevným.

Ve stručnosti se tedy dají podle čísel shrnout momentální trendy do několika slov - mobilita, multifunkčnost, laserový tisk a barva. Právě barevný tisk časem zřejmě vytlačí tisk černobílý. Snižující se náklady na jednu barevnou stránku klesají pod důležitou "psychologickou hranici".

Zajímavá je také otázka rychlosti tiskáren. Generální ředitel Oki Systems, pan Andrej Magyar, na otázku jaké by měly být rychlosti u současných tiskáren odpověděl, že rychlost by měla být 20 a více stránek u černobílého tisku, 10 a více u tisku barevného. Tyto hodnoty jsou pochopitelně hodně individuální, záleží na typu uživatele či firmy. Ukazuje se však, že se snižuje hranice rychlosti, za kterou je běžný uživatel ochoten platit. Není pro něj podstatné, že tiskárna zvládne 30 stránek místo 20, raději ušetří na ceně.

Konec faxu?

Diskutovalo se také o tom, jak důležitou úlohu dnes hraje fax a zda to není již zastaralé a zbytečné zařízení. Podle průzkumů Oki jen 5 % zákazníků požaduje u multifunkčních zařízení i funkci faxu. Mnohem cennější je pro ně možnost dokument naskenovat a odeslat mailem. Přesto je však fax stále velmi používaným prostředkem, zejména u drobnějších podnikatelů a tak se s ním zřejmě ještě budeme nějaký čas setkávat.

S dráty či bez nich?

Architekti moderních kanceláří si pochvalují možnosti bezdrátového připojení, protože s kabely je vždy velký problém. Proto trend směřuje k bezdrátovosti a to jak v domácnostech, tak v kancelářích, protože přidaná hodnota je vysoká. Přesto však dráty zatím zcela nezmizí, bezdrátový přenos stále není vhodný (resp. dostatečně rychlý) pro přenosy velkého množství dat, jsou zde i jisté bezpečnostní otázky (i když zabezpečení bezdrátů je již velmi slušné, chybí osvěta).

Novinky v laboratořích

O novinkách, na kterých se pracuje v laboratořích IBM, se podělil Jan Šedivý (Manager Voice Technologies and Systems, IBM Česká republika ). Týkají se zejména technologie rozpoznávání hlasu. Při obchodních setkáních tak může být například celý rozhovor nahráván a metodou rozpoznávání hlasu převeden na text.

Obecně je pak otázkou blízké budoucnosti hlasový interface jako takový. Ten již v současné době používají výrobci dražších modelů automobilů, kdy může řidič pomocí povelů ovládat celou řadu funkcí, aniž by musel přestat sledovat vozovku. Tím dochází k zvýšení bezpečnosti provozu.

Jak je tato technologie zatím úspěšná co se týče kvality rozpoznání hlasu? Měření se provádí diktováním telefonního čísla, které má ve Spojených státech 7 až 9 číslic. Toto měření se provádí jednak ve stojícím (tedy tichém) voze a dále při různých rychlostech. Stačí jediná číslice z celého čísla rozpoznaná špatně a pokus je označen za neúspěšný. Za takto stanovených podmínek se chybovost u současných systémů pohybuje kolem 5 %. Chybuje však i člověk samotný, takže 100 % úrovně nelze zřejmě dosáhnout nikdy.

Posledním trendem, který by měl ovlivnit ovládání nejen kancelářských přístrojů, ale uživatelská rozhraní obecně, je pak směřování k větší vstřícnosti. Dnešní přístroje mají mnoho funkcí a uživatelé často využívají jen malé procento z nich. Přesto téměř nikdo nečte uživatelé manuály. Proto by měly přístroje i software nenápadným způsobem uživatele "učit", jak se dá daná věc udělat lépe a rychleji.

Témata článku: Software, Budoucnost, Instant Messaging, Měření času, Samostatná stránka, Notebooky levně, Běžná hodnota, Stejný problém, Doma, Malý vůz, Mobilní telefony levně, Faxy, Celá místnost, Česká vozovka, Kancelář, Významný trend, Běžný obyvatel, Neúspěšný počítač, Tiskárny multifunkční, Stejný náklad, Původní zaměstnanec, Původní úroveň, Běžná práce

Určitě si přečtěte

Velká podzimní aktualizace Windows 10 je tady: Co přináší Fall Creators Update

Velká podzimní aktualizace Windows 10 je tady: Co přináší Fall Creators Update

** Po půl roce je tu další aktualizace Windows ** A opět přináší hlavně hromadu drobných kosmetických vylepšení ** Podívali jsme se na ty nejzajímavější

17.  10.  2017 | Jakub Čížek | 185

Budoucností Windows 10 je Fluent Design. Takto bude jednou vypadat celý systém

Budoucností Windows 10 je Fluent Design. Takto bude jednou vypadat celý systém

** Fluent Design je vzhled, do kterého postupně Microsoft převleče celý systém ** Staví na průhlednosti a velkých plochách ** Do Windows 10 se z části dostane už zítra při vydání podzimní aktualizace

16.  10.  2017 | Stanislav Janů | 155

Nejlepší optické iluze: Z toho vám půjde hlava kolem

Nejlepší optické iluze: Z toho vám půjde hlava kolem

** Mozek se nechá snadno ošálit, a to mnoha způsoby ** Podívejte se na několik nejlepších optických iluzí ** Iluze dokazují, že vnímání reality může být značně zkreslené

16.  10.  2017 | Vojtěch Malý

Jak funguje největší akumulátor v Česku: podívejte se do elektrárny Dlouhé Stráně

Jak funguje největší akumulátor v Česku: podívejte se do elektrárny Dlouhé Stráně

** Přečerpávací vodní elektrárna Dlouhé stráně je obdivuhodné technické dílo ** Stejná turbína vyrábí elektřinu i tlačí vodu zpět do horního jezera ** Strojovna elektrárny je zabudována v podzemí

19.  10.  2017 | David Polesný | 15


Aktuální číslo časopisu Computer

Nový seriál o programování elektroniky

Otestovali jsme 17 bezdrátových sluchátek

Jak na nákup vánočních dárků ze zahraničí

4 tankové tiskárny v přímém souboji