Stále více firem dnes přistupuje ke koupi integrovaného informačního systému, který umožní plnou kontrolu nad procesy v rámci celé organizace. Malé, a zvláště středně velké firmy zřídka začínají v oblasti informačního systému od nuly. V organizaci obvykle fungují jednoduché systémy pro podporu rutinních činností firmy. Pokud však firma roste, začnou být po určité době technologie, které ještě donedávna uspokojovaly většinu potřeb, omezujícím faktorem komplikujícím běžnou činnost. Vedení pak začíná hledat řešení, které by lépe odpovídalo rozsahu působení firmy a její pozici na trhu.
Důležitý je tým
Projekt je třeba zahájit analýzou potřeb a vypracováním implementační koncepce. Bez přesné definice očekávaných výsledků není efektivní zavedení systému možné. Tímto úkolem by se měl zabývat tým tvořený klíčovými pracovníky jednotlivých oddělení, kteří budou podléhat oddělení IT. Nemusí to být informatici, protože nejvýznamnějším přínosem je především znalost fungování firmy. Důležitá je také volba vedoucího projektu. Musí to být nejlepší z nejlepších zaměstnanců, člověk těšící se plné důvěře vedení firmy.
Projektový tým má systematizovat, sepsat a předat informace o organizačním fungování firmy týmu specialistů z dodavatelské firmy, kteří budou nový integrovaný systém zavádět. Práce související s analýzou potřeb je těžká a časově náročná. Je tedy dobré včas promyslet prémiový systém, který bude zaměstnance zapojené do projektu motivovat, a zabrání jejich odchodu během zavádění systému. Taková ztráta může ohrozit úspěch celého projektu.
Stanovení priorit
Je důležité, aby týmem definované cíle byly systematicky vyhodnoceny a roztříděny, což znamená, že je třeba provést jejich hierarchické řazení, kde na vrcholu jsou cíle pro organizaci nejvýznamnější. Je-li tato fáze zanedbána, může dojít k formulaci požadavků a očekávaných možností, jejichž splnění značně překračuje buď možnosti firemního rozpočtu nebo možnosti i těch nejpokročilejších technologií.
Jasně definovaná hierarchie cílů značně usnadňuje provedení dalšího kroku, kterým je zpracování přehledu na trhu dostupných řešení a vyhotovení konkrétního seznamu dodavatelů, kteří disponují příslušnými dovednostmi, odpovídajícími technologiemi a referencemi. Je při tom důležité, aby při přípravě seznamu potencionálních dodavatelů byly hned v úvodu eliminovány firmy, které disponují řešeními příliš komplikovanými, v konečném důsledku tedy příliš drahými nebo naopak cenově velmi atraktivními, nicméně příliš jednoduchými, než aby umožnily naplnění klíčových cílů. Zároveň je třeba pamatovat na to, že celkové náklady na zavedení systému nezahrnují jen nákup licencí k software, ale také služby spojené s implementací a údržbou řešení v budoucnu.
Uvažujeme-li o nákladech, nesmíme opomenout otázku výběru velikosti řešení. Dnešní velké úspory mohou vést v blízké budoucnosti k velkým výdajům. Systém je proto třeba volit s mírně nadhodnocenou kapacitou – avšak ne příliš „velký”. Je lépe zvolit systém nabízející o něco více funkcí než jaké aktuálně potřebujeme, raději než riskovat dodatečné a nákladné zavádění nového systému v důsledku dalšího rozvoje firmy.
Sňatek z rozumu
Není snadné několika slovy charakterizovat všechny dodavatele a na českém trhu dostupné produkty. Mnohem snadnější je vyjmenovat problémy, na něž je třeba se při výběru systému a implementační firmy zaměřit. Jedním ze zásadních parametrů je doba zavádění. Dedikované systémy pro tržní segment středních firem jsou typické mimo jiné tím, že doba jejich zavádění je ve srovnání se systémy určenými velkým firmám značně kratší.
Podle stupně složitosti projektu a počtu implementovaných modulů jde řádově o několik měsíců až rok a nikoli o roky, jak tomu často bývá u rozsáhlejších řešení. Je samozřejmé, že to má vliv na náklady na projekt. Každá hodina, kterou externí konzultanti věnují zavádění systému, je velmi drahá. Zároveň je třeba věnovat pozornost výběru technologie, i když v této fázi se nejeví jako ten nejdůležitější faktor. Lze najít mnoho příkladů firem, které spolu s dodavateli zabloudili do slepé uličky. Při úvahách týkajících se technologie je třeba si uvědomit, zda nám zajistí spolehlivost i do budoucna.Otázky, které by v tomto kontextu měly zaznít, se týkají např. pozice dodavatele nejen na českém, ale i na světovém trhu, plánů na rozvoj daného produktu nebo dostupnosti IT specialistů, kteří s tímto řešením dokáží pracovat, což umožní snížit budoucí náklady na údržbu systému. Důležité jsou také zkušenosti dodavatele vyjádřené počtem v tuzemsku realizovaných implementací, kompetencí konzultantů doloženou např. certifikáty či modelem jeho působení – přímo nebo prostřednictvím partnerů.
Řešení pro dnešek, řešení pro budoucnost
Jak bylo dříve řečeno, při volbě systému je třeba řídit se aktuálními potřebami podniku, ale stejně tak nelze zapomínat na budoucnost. Často totiž dokážeme předvídat, co se ve firmě bude dít a jak se bude firma vyvíjet v následujícím roce, ale perspektiva 2- 3 let může být již mlhavá. Systém se však vybírá a zavádí nikoli na rok, ale přinejmenším na 5-6 let. A toto období může přinést zásadní změny nejen v samotném fungování firmy, ale i v celém oboru. Existuje mnoho příkladů dokumentujících skutečnost, že již během zavádění systému se firma proměňuje natolik, že zvolený informační systém není schopen obsáhnout nové oblasti nebo způsoby řízení ve firmě. Neumí se přizpůsobit měnícím se provozním podmínkám. V takových případech se kolem systému začíná objevovat cosi na způsob „druhého okruhu” založeného na papírových dokumentech, kalkulačních arších nebo na specializovaných menších programech a aplikacích. Občas bývá snaha systém probíhajícím změnám násilně přizpůsobit pomocí různých modifikací a rozšíření, které reagují na průběžně se objevující potřeby. Tento přístup má však přinejmenším tři vady:
- týká se konkrétní, nově se vyskytující potřeby; během krátké doby se však ukáže, že je potřebná další změna v návaznosti na zcela novou situaci;
- tento přístup obvykle uzavírá cestu k upgrade a k novým řešením nabízeným výrobcem software
- náklady na údržbu takévého systému se mohou v krátkém časovém horizontu značně zvýšit.
K tomu je třeba přičíst ještě riziko vzniku závislosti na lidech tvořících nová specifická řešení. Jak se tedy vyvarovat situace, kdy pečlivě vybraný systém v krátké době přestane vyhovovat potřebám firmy? Lze se před výše popsanými situacemi chránit? Odpověď je třeba hledat v kritériích spojených s procesem výběru systému.
Máte-li otázky k tomuto textu nebo byste si chtěli pohovořit přímo se zkušenými praktiky v oblasti ERP systémů nebo byste se chtěli dovědět více o řešeních firmy Epicor, kontaktujte:
ERP iScala: Speciální nabídka na dodávku a implementaci informačního systému
Pokud aktuálně uvažujete o nákupu informačního systému pro vaši společnost, Epicor Software Czech s.r.o. vám nabízí speciální startovací balíček, který obsahuje základní aplikace podnikového informačního systému iScala ve třech různých kombinacích:
KOMBINACE 1)
Modul Finance a VBA (VBA: Visual Basic for Applications – nástroj pro potenciální úpravy nebo rozšíření funkcionality informačního systému iScala)
2 jazykové verze systému zdarma dle volby zákazníka (v nabídce Epicor Software je 34 jazykových mutací)
KOMBINACE 2)
Moduly Finance, Logistika, VBA
- moduly Logistika obsahují kompletní funkcionalitu pro nákup a prodej
2 jazykové verze systému zdarma dle volby zákazníka
KOMBINACE 3)
Moduly Finance, Logistika, VBA včetně možnosti dokoupení těchto 3 nástrojů pro řízení podnikových procesů za speciální ceny: Servisní evidence, Řízení výroby, Evidence zakázek
2 jazykové verze systému zdarma dle volby zákazníka zdarma
PRO KAŽDOU KOMBINACE GARANTUJEME FIXNÍ CENU IMPLEMENTACE!
Ceny jednotlivých produktových balíčků a ceny za implementaci systému budou zaslány na vaši emailovou adresu.
O společnosti Epicor Software Czech s.r.o.
Mezinárodní společnost Epicor Software Corporation patří mezi přední poskytovatele integrovaných softwarových řešení pro plánování a řízení zdrojů (ERP). Své produkty a služby poskytuje více než 20 000 zákazníkům ve více než 143 zemích světa. Systémy Epicor podporují tyto oblasti podnikových procesů: Finance, Logistika, Výroba, Servis, Zakázky, Mzdy, Personalistika, Aplikace pro obchodování na internetu, Document Management, CRM, Business Intelligence, ITSM
Více naleznete na www.epicor.cz.
