Jak zavést IS do firmy

Zavádění informačního systému neznamená pouze pořízení softwaru a hardwaru na zpracování podnikových dat. Jde o náročný a nákladný proces, který se významně dotýká jak managementu, tak všech zaměstnanců firmy.
Tento článek vyšel v časopise Computer 23/01

Petr Sodomka

Je nutné, aby proces zavádění informačního systému vycházel z firemní strategie a ze stanovených cílů podnikání. Při výběru správného ERP není nejlepší volit tu nejlevnější variantu, ale spíše se přiklonit k nabídce některé zkušené dodavatelské firmy, kterou zdobí mnoho kladných referencí od zákazníků právě z příslušného oboru podnikání. Jaké překážky se však mohou při zavádění informačního systému vyskytnout?

Kdo s kým, kdo proti komu?

Trh s informačními technologiemi a pochopitelně také s informačními systémy je „tažen nabídkou“. Z toho pak vyplývá, že se dodavatelé snaží vnutit uživatelům své představy. Vzhledem k tvrdé konkurenci v oboru vytvářejí na zákazníky tlak, aby byl vybrán právě jejich systém. Přitom těží z špatné informovanosti či nedostatečné zasvěcenosti do problematiky.

Svým způsobem je takové jednání logické, byť velmi krátkozraké. Zájmy dodavatelů usilujících o úspěšné zavedení ERP totiž spočívají v jiných hodnotách než zájmy zákazníka a jsou vyčíslitelné v ukazatelích vlastního úspěšného podnikání. Z krátkodobého hlediska tudíž dodavatelé nejsou motivováni efektivností a úspěšností implementace svých produktů u jednotlivých zákazníků. To pak přináší ztráty nejen uživatelským firmám, ale může mít vliv i na pokles celého trhu s ERP řešeními, souvisejícími produkty a službami.

K nesouladu při společném postupu rovněž přispívají nesplnitelná očekávání a představy klientů, která se mohou výrazně lišit od skutečných možností systémů účastnících se výběrového řízení. A právě při výběrovém řízení dochází k „lámání chleba“ při formování vztahu mezi zákazníkem a dodavatelem.

ERP se do podniků zavádějí především proto, aby nahradily dosavadní technologicky neslučitelné, neintegrované a zastaralé systémy o nízké ergonomické kvalitě, které jsou již nekonkurenceschopné, neefektivně pokrývají podnikové procesy, vytvářejí příliš vysokou strukturu nákladů a nejsou dostatečně citlivé k řešení zákaznických požadavků.

Než přistoupíme k výběru systému a dodavatele, musíme vědět, proč vlastně informační systém zavádíme, jaké oblasti jsou pro řešení prioritní a kde se nacházejí úzká místa celého projektu. V praxi totiž musíme počítat s tím, že právě klíčové procesy a úzká místa spotřebují nejvíce času a nákladů.

Zde se výrazně projevuje již zmíněný „efekt konkurenčního boje“. Neočekávejme proto od dodavatelské firmy, že bude za nás určovat priority implementace. A jak tedy kritická a důležitá místa pro zpracování dat určit? Zaměřme se na ty oblasti, z nichž nemáme včas k dispozici přesné informace, případně pak na ty procesy, které nejsou s ostatními dostatečně propojeny informačními toky. Musíme však mít na paměti, že projekt je nutno řešit jako komplexní integrovaný celek.

Čas a peníze

Mezi to podstatné, co bychom měli znát ještě před vyhlášením výběrového řízení, patří struktura a forma informací, kterou vyžadují od systému jednotlivé skupiny uživatelů.

Mnoho zkušených uživatelů systému ERP zastává názor, že jeho zavádění není nikdy úplně ukončeno. Je tomu tak proto, že není nutné informačním systémem vždy pokrýt všechny podnikové procesy. Další příčinou je požadavek na pružný vývoj ERP. Vzhledem ke stále se měnícím podmínkám. Informační systém vlastně roste a rozvíjí se zároveň s firmou a inovacemi jejích obchodních a výrobních procesů.

Nenechme se ovšem tímto názorem ovlivnit, zejména pak při stanovení a dodržování časových termínů projektu, a především při plánování nákladů na pořízení ERP. Pro první fázi zavádění systému je nutné stanovit limit investovaných prostředků tak, aby celá záležitost byla pro organizaci ekonomicky únosná. Seriózní a renomovaní dodavatelé vám navíc rádi vyjdou vstříc s nabídkou splácení investice v delším časovém období, přičemž vás nebudou nutit k pořizování nejdražších komponent a služeb systému.

Jak probíhá zavádění ERP?

Celý proces by měl být rozdělen do několika fází. Nejprve je třeba určit podnikové procesy, které vyžadují zvýšenou pozornost, případně ty, u nichž automatizace zpracování dat doposud nebyla „dotažena do konce“. Konkrétní návrhy na řešení by pak měly být včleněny do tzv. prováděcího projektu. Společně s předvedením zkušební simulace (např. průběhu zakázky výrobou) slouží tento projekt ke stanovení dalšího postupu zavádění informačního systému.

Dále následuje výběr a školení klíčových skupin uživatelů a pracovníků odpovědných za jednotlivé oblasti. Tito pracovníci tvoří „hybnou uživatelskou sílu“, která by měla mít vliv na změny zažitých pracovních postupů.

Při tzv. pilotování je zpracována uživatelská dokumentace s popisem podnikových procesů, pomocí nichž jsou pak uživatelé vyškoleni pro jednotlivé funkce systému. Velmi důležitou součástí pilotování je testování provázanosti ERP. V praxi by případný nesoulad mezi aplikacemi vyvolával neočekávané dodatečné náklady a časové ztráty. V ideálním případě by mělo testování integrace proběhnout simulací konkrétního obchodního případu, od objednávky přes výrobu až po prodej, tzn. přes všechny podnikové procesy.

Po provedení takového testování je vypracován dokument, ve kterém jsou zaznamenány všechny provedené činnosti během simulace. Jejich zhodnocené výsledky podléhají schválení implementačního týmu.

Na základě předchozích kroků jsou následně rozepsány všechny funkce a procesy od nejobecnějších po nejkonkrétnější roviny (tzv. dekompozice) tak, aby bylo přesně definováno, co, jak a v jakém pořadí musí moduly informačního systému zpracovat, popř. předat dále.

Poslední fáze leží již téměř úplně na bedrech klíčových uživatelů, které za pomoci konzultantů čeká nesnadný úkol – dobře vyškolit všechny koncové uživatele ERP.

Kritické faktory úspěchu

Úspěšnému zavedení informačního systému brání především nechuť ke změnám na všech úrovních organizace. Je třeba, aby uživatelé pozitivně vnímali důležitost implementace a sžili se s cíli celého podniku. Management může takového stavu dosáhnout, pokud zaměstnancům sdělí své záměry a seznámí je s podnikovou i informační strategií.

Mezi další úzká místa vnitřní připravenosti organizace patří vzdělání zaměstnanců, a to nejen v oblasti IT. Důraz při jejich školení nesmí být kladen pouze na ovládání rozhraní aplikací ERP, ale také na zvládnutí změn podnikových procesů.

Ani management se často nevyvaruje hrubých chyb. Kromě osobních zájmů, které ovlivňují rozhodování během procesu zavádění IS, vedení podniku nepřesně nebo nepravdivě informuje dodavatele o současném stavu IT i výrobních či obchodních procesů ve firmě. Velmi se podceňují např. chyby v datové základně, chybí přehled dat, která jsou minimálně využívána nebo naprosto nepotřebná. Tím pak vznikají dodatečné náklady při transformaci dat pro použití novým systémem.

Inovace a doladění celého systému brzdí zejména psychologický faktor „čekání na návratnost investic“. Místo toho, aby management provedl další nutné kroky, čeká na okamžitý účinek zavedeného ERP. Tím hned na počátku životního cyklu implementovaného řešení snižuje jeho efektivnost a svůj náskok v konkurenceschopnosti před ostatními organizacemi.

Diskuze (11) Další článek: Kdo dělá nejlepší chladiče pro procesory AMD? Intel!

Témata článku: Psychologický faktor, Nízký tlak, Dodatečná data, Související produkt, Nesnadný úkol, Jednotlivý uživatel, Jednotlivá místa, Seriózní použití, Celý systém, Informační systém, Zkušený uživatel, Poslední fáze, Jak, Uživatelská data, Dodavatel, Špatný klíč, Celý proces, Celá organizace, Zavedená firma, Důležitý krok, Závěs


Určitě si přečtěte

Nejlepší příslušenství k počítači. Tipy na osvědčené klávesnice, tiskárny, routery…

Nejlepší příslušenství k počítači. Tipy na osvědčené klávesnice, tiskárny, routery…

** Tipy na užitečné příslušenství k počítačům ** Poradíme, s jakými produkty neuděláte chybu ** Některé z věcí mohou být dobrými vánočními dárky

David Polesný, Stanislav Janů | 20

David PolesnýStanislav Janů
Příslušenství
Fedora 33 prostě funguje. Linux si zaslouží dobýt laptop, je to ale asi opět marné

Fedora 33 prostě funguje. Linux si zaslouží dobýt laptop, je to ale asi opět marné

** Desktopový Linux funguje a vypadá stále lépe ** Fedora 33 není výjimkou ** Ve stínu Windows a macOS tu vyrostly skvělé alternativy

Jakub Čížek | 156

Jakub Čížek
FedoraOperační systémyLinux
Čím nahradit WhatsApp: Vyberte si z 10 alternativních komunikátorů

Čím nahradit WhatsApp: Vyberte si z 10 alternativních komunikátorů

** Z WhatsAppu kvůli novým podmínkám utíkají tisíce uživatelů ** Čím nahradit populární aplikaci pro zasílání zpráv? ** Vybrali jsme pro vás 10 alternativních komunikátorů

Karel Kilián | 110

Karel Kilián
KomunikaceWhatsAppInstant Messaging
Elon Musk podpořil Signal jako náhradu WhatsAppu. Aplikaci okamžitě zavalili uživatelé
Markéta Mikešová
WhatsAppElon MuskFacebook
Vodafonu se zhroutila kabelovka. Síť bývalého UPC má výpadky
Lukáš Václavík
VodafoneUPC
Air Bank, Fio banka a MONETA zakládají alianci pro bankovní identitu
Jakub Čížek
BankaČeskoeGovernment
Japonská MANA může být 80× výkonnější než sebelepší tranzistorový procesor

Japonská MANA může být 80× výkonnější než sebelepší tranzistorový procesor

** Tranzistory současných počítačů vyzařují při přepínání teplo ** Na Tokijské univerzitě proto vyvíjejí adiabatické procesory ** Využívají supravodivost a jsou 80× úspornější

Jakub Čížek | 43

Jakub Čížek
TranzistoryProcesoryTechnologie

Aktuální číslo časopisu Computer

Jak prodloužit výdrž notebooku

Velké testy: gamepady a inkoustové tiskárny

Důkladný test Sony Playstation 5