Obvyklý příval informací pro IT pracovníky na všech pracovních postech opět rozbourá článek mluvící poněkud jinou mluvou, a sice „účtařinou“.
O licencích už jsme v TechNet Flash za poslední roky napsali hodně. Málokde se však dočtete, jak licence správně účtovat. Postupně si rozjasníme práci s nejběžnějšími typy licencí. Po účtování produktů nakoupených s hardwarem (OEM) z března, programů Open License a Select z dubna a splátkových programech s trvalými licencemi (Open Value a Enterprise Agreement) z minulého vydání TechNet Flashe se dnes budeme věnovat velmi atraktivním smlouvám pronájemním.
Open Value Subscription (OVS)
Jak zaúčtovat pořízení licence
V případě využití tohoto licenčního modelu nedochází fakticky k žádnému pořízení licence. Právo na využívání softwaru je poskytováno na dobu určitou, po kterou je také hrazen poplatek. Takto pořízené právo není trvalé, proto se o něm neúčtuje na žádných majetkových účtech.
Poplatky za pronájem softwaru se účtují na příslušné účty skupiny 51 – Služby.
Pokud jsou vynaloženy náklady na opravy a údržbu licence, účtují se na příslušný účet skupiny 51 – Služby.
Pronajaté licence doporučujeme evidovat v operativní evidenci, a to hlavně z důvodu znatelnosti nákladů na údržbu. Pro tyto účely je možno využít evidenci IT oddělení, vedenou z důvodů prokazování legality softwaru a evidence jednotlivých instalací. Není nutno vést takovou evidenci samostatně.
Zvláštní pozornost je však třeba věnovat časovému rozlišení, aby náklady vynaložené účetní jednotkou na pronájem softwaru byly vykázány ve správném účetním období, za které jsou placeny.
Např. poplatek za pronájem na období červenec – červen bude účtován 6 měsíců na účet skupiny 51 – Služby a 6 měsíců na účet 381 – Náklady příštích období. Účet 381 bude rozpuštěn do nákladů v následujícím účetním období. Pokud je účtováno měsíčně, je časové rozlišení bezpředmětné.
Následný odkup licencí
V rámci tohoto licenčního programu však připadá v úvahu také právo na odkup licencí po uplynutí smlouvy. Pokud nakoupená licence splňuje podmínky pro její zařazení mezi dlouhodobý nehmotný majetek:
- doba použitelnosti delší než jeden rok,
- a pořizovací cena nad hranici určenou účetní jednotkou – ve většině případů 60 000 Kč – při použití shodné hranice s ustanoveními zákonu o dani z příjmů,
účetní jednotka o jejím nákupu účtuje na účet skupiny 04 – Nedokončený dlouhodobý nehmotný a hmotný majetek, kam jsou dále zaúčtovány i všechny náklady, které s pořízením souvisejí a jsou součástí pořizovací ceny. Těmito souvisejícími náklady jsou zejména instalace, odměny za poradenské služby, expertízy, předprojektové přípravné práce, zkoušky před uvedením majetku do stavu způsobilého k užívání (nikoliv náklady na záběh a osvojení po uvedení do stavu způsobilého k užívání).
V okamžiku, kdy je licence uvedena do stavu způsobilého k užívání, tj. je dokončená, plně funkční a jsou splněny povinnosti stanovené právními předpisy pro její užívání, měla by být zařazena do majetku přeúčtováním pořizovací ceny z účtu skupiny 04 – Nedokončený dlouhodobý nehmotný a hmotný majetek, na účet skupiny 01 – Dlouhodobý nehmotný majetek. Účetní jednotka by měla zvážit vhodné analytické členění účtů.
Nejedná-li se o dlouhodobý nehmotný majetek z důvodu nesplnění limitu výše ocenění pro dlouhodobý nehmotný majetek stanovený účetní jednotkou, je pořizovací cena licence zaúčtována přímo do nákladů běžného období na účtu skupiny 51 – Služby. Dále se o tomto majetku neúčtuje na účtech rozvahových, měl by být však zachycen v operativní (podrozvahové) evidenci.
Pokud jsou vynaloženy náklady na opravy a údržbu licence, účtují se na příslušný účet skupiny 51 – Služby.
Ocenění
Z hlediska majetku nedochází k žádnému oceňování, po uplynutí smluv je právo zařazeno do podrozvahové evidence.
Účetní odpisy licence
Účetní jednotka neodepisuje, výdaje za pronájem jsou promítnuty přímo v nákladech.
Daňové odpisy licence
Účetní jednotka neeviduje žádné daňové odpisy. Náklady jsou vykazovány v položce služby. V případě následného odkupu a zařazení do majetku se postupuje v odpisech podle zákona o dani z příjmů (ZDP) takto: pořízení licence se bude odepisovat 36 měsíců (počítáno na měsíce, nikoli tři kalendářní roky).
Upgrade – technické zhodnocení licence
Vzhledem k tomu, že společnost nevlastní žádný software, není možný ani upgrade. I pokud dojde ze strany společnosti Microsoft ke změně verze softwaru, účtuje se nadále o pronájmu licencí. Postup v případě odkupu licence je popsán výše.
Software Assurance (SA)
SA je automatickou součástí služby Open Value Subscription, je proto vyúčtována v rámci ceny pronájmu softwaru. Vzhledem k tomu, že jak samotný pronájem, tak SA jsou služby, není třeba cenu nijak oddělovat. Zvláštní pozornost je však třeba věnovat časovému rozlišení, jak již bylo zmíněno výše.
Převod licence na další subjekt
Vzhledem k charakteru smlouvy a dočasným právům k užívání z ní plynoucím nepřipadá převod licencí obvykle v úvahu. Pokud dojde k rozdělení nebo změně právní subjektivity organizace, je možné smlouvu převést na nástupnický subjekt. Vždy je třeba získat souhlas společnosti Microsoft. Převod licence znamená faktické přepsání licenční smlouvy z původního nabyvatele na nového
Vyřazení licence
Při ukončení pronájmu, nedojde-li k odkoupení licencí, je účetní jednotka povinna nehmotný majetek (licenci, software apod.) zcela odstranit, popřípadě smazat, včetně případných záložních kopií, aby licence nemohla být v rámci společnosti nadále používána. Záznam o používání a protokol o vyřazení licence doporučujeme archivovat v evidenci softwaru v oddělení IT.
Možnosti afilací
U uvedeného licenčního modelu je zároveň možno pořizovat licence pro „afilace“, tj. dceřiné nebo sesterské firmy, pokud vyhovují definici afilace uvedené ve smlouvě. V takovém případě rozhodně doporučujeme náklady spojené s licenčním pokrytím přenést na příslušné společnosti, a to buď samostatně, nebo ještě lépe v rámci balíku ceny za správu IT.
Možnosti přechodu na jiný licenční model
Pokud nedojde k odkoupení licencí na konci smlouvy, nezůstává uživatelům žádné právo na používání softwaru a musí jej odinstalovat nebo pořídit licence libovolným jiným licenčním modelem.
Při odkoupení lze rovněž pokrýt licence přidáním Software Assurance například ve smlouvě OLP (platba dva roky jednorázově) nebo OLV (platba tři roky po jednom roce).
Veškeré účetní postupy doporučené v tomto dokumentu jsou nastaveny dle českých účetních standardů pro podnikatele (vyhláška 500/2002 Sb.). Při účtování o nehmotném majetku je však nutno respektovat nejen obecné předpisy, ale také vnitřní směrnice konkrétní účetní jednotky. Existence vnitřních směrnic je povinná a navíc může pomoci ošetřit řadu detailů a konkrétních podmínek účetní jednotky. Návod uvedený v tomto dokumentu je obecný. V případě nejasností či výjimek doporučujeme kontaktovat odborníky na danou problematiku.
Pro smlouvu Enterprise Agreement Subscription platí úplně stejná pravidla. Z účetního pohledu se nijak podstatně neliší, z faktického jde o obdobnou nabídku pro společnosti s více než 250 počítači. V dalším díle seriálu za měsíc si probereme software jako službu. To bude snadné účtování, že?
Tato metodika vznikla za finančního přispění společnosti Microsoft spojeným úsilím Daňového oddělení KPMG Česká republika, ATERRA ADVISORY s.r.o. (daňové a účetní poradenství, www.aterra.cz) a DAQUAS. Je rozpracována i pro různé kategorie klientů (státní správa, neziskové organizace, příspěvkové organizace). Pokud patříte k těm specifickým, najdete ji podrobně na stránkách www.legalnisoftware.cz . A pokud vaše potřeby nesnesou odkladu – volejte či pište.
Články ze série Microsoft TechNet nevytváří redakce Živě.cz, ale partneři programu Microsoft TechNet. Jsou publikovány v rámci mediálního partnerství Živě.cz a společnosti Microsoft.
