Jak spřátelit IT a účtárnu – Návod: díl 3.

O licencích už jsme v TechNet Flash za poslední roky napsali hodně. Málokde se však dočtete, jak licence správně účtovat. Postupně si rozjasníme práci s nejběžnějšími typy licencí. Po účtování produktů nakoupených s hardwarem (OEM) z března, a programů Open License a Select z minulého vydání TechNet Flashe se dnes budeme věnovat splátkovým programům s trvalými licencemi (Open Value a Enterprise Agreement).

Open Value Agreement (OLV)

Jak zaúčtovat pořízení licence

Tento licenční model umožňuje nabyvateli užívat po dobu trvání smlouvy (36 měsíců) software s tím, že licence se stává trvalou po úplném doplacení a uplynutí doby, na kterou byla smlouva uzavřena (podle okamžiku, který nastane později).

Smlouva existuje ve dvou variantách: v jedné lze vybrat jakékoli produkty (minimálně 5 licencí se Software Assurance v libovolné kombinaci) a platbu za ně rozložit, ve druhé pak pokrýváme veškerá zařízení ve společnosti produkty ze standardizované platformy (Windows Desktop OS Upgrade, Office a CAL) a další produkty přidáme jako „doplňkové“ ve stejném splátkovém režimu.

Při otevření smlouvy a při každém ročním výročí se stanoví rozsah produktů (při výročí lze zvyšovat) a stanoví se platba na následující období.

Platba za jednotlivá období se bude účtovat do nákladů na příslušné účty skupiny 51 – Služby, přičemž částky je nutno časově rozlišit na příslušné měsíce.

Po ukončení smlouvy jsou trvalé licence zařazeny do podrozvahové evidence.

Pokud jsou vynaloženy náklady na opravy a údržbu licence, účtují se na příslušný účet skupiny 51 – Služby.

Pronajaté licence doporučujeme evidovat v operativní evidenci, a to hlavně z důvodu uznatelnosti nákladů na údržby. Pro tyto účely je možno využít evidenci IT oddělení, vedenou z důvodů prokazování legality software a evidence jednotlivých instalací. Není nutno vést takovou evidenci samostatně/odděleně.

Účetní odpisy licence

Účetní jednotka neodepisuje, výdaje za jednotlivé roční platby jsou promítnuty přímo v nákladech.

Daňové odpisy licence

Účetní jednotka neeviduje žádné daňové odpisy. Náklady jsou vykazovány v položce služby.

Jak zacházet s licencemi CAL

CAL (Client Access License) je licence klientského přístupu, která opravňuje uživatele nebo zařízení k přístupu na daný server či více shodných serverů (detaily viz příslušná licenční smlouva). Pokud je CAL získána v rámci serverové licence, není samostatně oceňována a považuje se za „vlastnost“ této licence. Pokud je CAL kupována samostatně, považuje se za samostatnou licenci každá CAL jednotlivě. V praxi není možné dosáhnout situace, kdy by CAL měla hodnotu vyšší než 60 000 Kč, proto se licence odepisuje samostatně přímo do nákladů ve prospěch účtů třídy 51 – Služby. Údržba a opravy se rovněž účtují na účty třídy 51 – Služby. Upgrade CAL je účtováno na účty třídy 51 – Služby, neboť jeho cena nikdy nepřesáhne 60 000 Kč.

Licence CAL doporučujeme evidovat v operativní evidenci, a to hlavně z důvodu znatelnosti nákladů na údržby. Pro tyto účely je možné využít evidenci IT oddělení, vedenou z důvodů prokazování legality softwaru a evidence jednotlivých instalací. Není nutno vést takovou evidenci samostatně/odděleně.

Software Assurance (SA)

Jedná se o poplatek, který zajistí příjemci přístup k různorodé nabídce doplňkových služeb k efektivnějšímu užívání softwaru Microsoft. Nejznámější z nich je právo přejít na novější verzi produktu, avšak pouze v případě, že tato nová verze bude v průběhu platnosti SA vydána. Zároveň SA obsahuje další služby stanovené dle rozsahu licencí, ke kterým je SA pořizována. Z tohoto důvodu se nejedná o upgrade softwaru, ale o službu, která bude účtována na příslušné účty třídy 51 – Služby.

Zvláštní pozornost je však třeba věnovat časovému rozlišení, aby náklady vynaložené účetní jednotkou na SA byly vykázány ve správném účetním období, za které je SA placena. K časovému rozlišení bude třeba využít účet 381 – Náklady příštích období.

Např. SA na období červenec – červen bude účtována 6 měsíců na 51 – Služby, 6 měsíců na 381 – Náklady příštích období. Účet 381 bude rozpuštěn do nákladů v následujícím účetním období.

Vyřazení licence

Při vyřazení licence je její účetní zůstatková cena k datu vyřazení zaúčtována do nákladů běžného období. Účetní zůstatková cena se odúčtuje z účtu třídy 01 – Dlouhodobý nehmotný majetek (dal) souvztažně s některým z následujících účtů v závislosti na důvodu vyřazení:

• Prodej, bezúplatný převod (darování), manko nebo škoda: třída 54 – Jiné provozní náklady.
• Likvidace: třída 55 – Odpisy, rezervy, komplexní náklady příštích období a opravné položky provozních nákladů.
• Vklad: třída 36 – Závazky ke společníkům, k účastníkům sdružení a ke členům družstva.
• Vyřazení mimo podnikání: třída 491 – Účet individuální ho podnikatele.

Současně dojde k zúčtování dosud zaúčtovaných oprávek z účtu třídy 07 – Oprávky k dlouhodobému nehmotnému majetku souvztažně s příslušným účtem třídy 01 – Dlouhodobý nehmotný majetek.

Účetní jednotka je pak povinna nehmotný majetek (licenci, software apod.) zcela odstranit, popřípadě smazat, včetně případných záložních kopií, aby licence nemohla být v rámci společnosti nadále používána. Záznam o používání a protokol o vyřazení licence doporučujeme archivovat v evidenci softwaru v oddělení IT.

Možnosti afilací

U uvedeného licenčního modelu je zároveň možno pořizovat licence pro „afilace“, tj. dceřiné nebo sesterské firmy, pokud vyhovují definici afilace uvedené ve smlouvě. V takovém případě rozhodně doporučujeme náklady spojené s licenčním pokrytím přenést na příslušné společnosti, a to buď samostatně, nebo ještě lépe v rámci balíku ceny za správu IT.

Možnosti přechodu na jiný licenční model

Licence získané ve smlouvě Open Value (OLV) jsou trvalé, další nákupy se mohou odehrát jakýmkoli způsobem (nejen OLV). Při prodlužování platby za Software Assurance (na konci smlouvy), lze pokračovat OLP (jedna platba na 2 roky) nebo opět tříletou smlouvou Open Value, kde se platí vždy SA na 1 rok.

Veškeré účetní postupy doporučené v tomto dokumentu jsou nastaveny dle českých účetních standardů pro podnikatele (vyhláška 500/2002 Sb.). Při účtování o nehmotném majetku je však nutno respektovat nejen obecné předpisy, ale také vnitřní směrnice konkrétní účetní jednotky. Existence vnitřních směrnic je povinná a navíc může pomoci ošetřit řadu detailů a konkrétních podmínek účetní jednotky. Návod uvedený v tomto dokumentu je obecný. V případě nejasností či výjimek doporučujeme kontaktovat odborníky na danou problematiku.

Enterprise Agreement

Pro smlouvu Enterprise Agreement platí úplně stejná pravidla. Z účetního pohledu se nijak podstatně neliší, z faktického jde o obdobnou nabídku pro společnosti s více než 250 počítači. Na rozdíl od Open Value má však Enterprise Agreement pouze variantu, která pokrývá všechna zařízení v organizaci (tzw. company-wide). V dalším díle seriálu za měsíc si probereme nejatraktivnější smlouvy pronájemní – Open Value Subscription a Enterprise Agreement Subscription.

Tato metodika vznikla za finančního přispění společnosti Microsoft spojeným úsilím Daňového oddělení KPMG Česká republika, ATERRA ADVISORY s.r.o. (daňové a účetní poradenství, www.aterra.cz) a DAQUAS. Je rozpracována i pro různé kategorie klientů (státní správa, neziskové organizace, příspěvkové organizace). Pokud patříte k těm specifickým, najdete ji podrobně na stránkách www.legalnisoftware.cz . A pokud vaše potřeby nesnesou odkladu – volejte či pište.

Články ze série Microsoft TechNet nevytváří redakce Živě.cz, ale partneři programu Microsoft TechNet. Jsou publikovány v rámci mediálního partnerství Živě.cz a společnosti Microsoft.