Jak pomocí počítače naplánovat čas, abyste všechno stíhali (Podcast Živě)

Můj názor  |  zobrazit i odpovědi (trvale)  |  řadit od nejstarších Komentáře nyní řadíme od nejnovějších.
Tímto odkazem můžete řazení změnit.
 |  nových názorů: 3

Názory k článku

avatar
redaktor Živě.cz | 06. 11. 2022 16:50

Ahoj kolegové,děkuji za úvod, který mě osobně potěšil, i za celkově zajímavý podcast. Pokud dovolíte, přidám trochu svých zkušeností, jak si plánuji čas. Jak jste řekli - nepíšu jen pro Živě, ale například i pro Computer a další média. Je toho tolik, že bez plánování bych neměl šanci to zvládat.S plánováním času jsem ale paradoxně začal z jiného důvodu. Dnes už bývalá manželka mi před lety vytýkala nespolehlivost. Protože jsem to vnímal jako užitečnou zpětnou vazbu, hledal jsem nějaké řešení. Nakonec jsem se našel zejména v Petru Márovi, který v té době zapáleně přednášel o GTD. A jako nástroj jsem si zvolil Evernote.V Evernote mám dva zápisníky. První je Inbox, kam mi padá vše, počínaje e-maily, jež si v případě nutnosti přeposílám na k tomu určenou adresu, náměty na články, jež tam mohu rychle sypat díky integraci s Feedly, a veškeré nově vytvořené události v Kalendáři Google, které se tam dostávají automaticky díky integraci s IFTTT.Vždy jako první úkol dne se věnuji roztřídění poznámek v této složce. Co lze vyřídit hned, respektive během dvou minut, to vyřídím. Ostatní třídím podle logiky „kdy, kde a co“ a přesunu do zápisníku GTD. Námět na článek pro Živě tak dostane štítky „Někdy/možná“, „Počítač“ a „Článek Živě“.Výhodou štítků je možnost podle nich filtrovat. Takže když mám napsat článek pro Živě, nechám si zobrazit jen poznámky s odpovídajícím štítkem. Stejně tak, když už mám v ruce mobil a telefonuji, zobrazím si i další úkoly se štítkem „telefon“. Výhodou je také velmi silné vyhledávání, díky kterému dokážu rychle najít podklady, jež v daném okamžiku potřebuji.Dalším nástrojem, který využívám, je Kalendář Google. Ten je pro mne důležitý zejména kvůli časopisu Computer, protože uzávěrky jsou jen částečně pravidelné a já musím své články dodat včas. Respektive se snažím dodávat je s předstihem, aby lidé, kterým procházejí rukama po mně, zbývalo dost času na zpracování.V kalendáři mám zaznamenané naprosto všechny své povinnosti, včetně těch každodenních. Slouží jako „rozdělovač času“. Takže tam například každý den mám vymezený čas pro Živě.cz. Nikdy nepřekračuji čas vymezený v kalendáři! Pokud v něm například mám, že daný den píšu jednu hodinu nějakou plnou verzi pro Computer, tak prostě po vypršení té hodiny skončím a pokračuji jinou prací. Je-li to nutné, naplánuji si pokračování článku pro Computer na další den. Po těch letech už mám ale natolik přesné odhady, že se málokdy stane, že bych určený čas překročil. Pravda, větší články mám rozdělené třeba na tři dny po jedné hodině.Kalendář je pro mne alfou a omegou mého dne. Co v něm není, to se prostě nestane. Proto se s manželkou zveme na všechny události a akce, které chceme podnikat spolu. Stejně tak si pozvánkami dáváme avízo, kdy nebudeme mít čas na druhého například z důvodu nějakých pracovních povinností. Asi nic mě nedokáže naštvat víc, než neohlášená návštěva, která není zapsaná v kalendáři! Pokud mi zbude nějaký čas v rámci „pracovního okna“, podívám se do Evernote, zda je tam něco, co bych mohl stihnout udělat. Jednou měsíčně pak Evernote promazávám - hlavně odstraňuji to, co už nemá smysl zpracovávat. Každý pátek mám vyhrazenou půlhodinu na týdenní rekapitulaci, přesunutí nesplněných úkolů do dalšího týdne či promazání těch, jež už nedávají z nějakého důvodu smysl.Předposledním nástrojem, který používám dnes a denně, je Toggl. Ten využívám k měření odpracovaného času. Někde jsem placen hodinovou mzdou, takže reporty používám jako podklady pro fakturaci, jinde mě platí jiným způsobem a údaj o počtu odpracovaných hodin používám k tomu, abych věděl, že nepracuji pod cenou.Úplně posledním nástrojem, který aktivně využívám, je mobilní aplikace Business Calendar. Je propojená s Kalendářem Google a víceméně má i stejné funkce. Pro mne má ale jednu zásadní výhodu v možnosti přesunout více událostí najednou o stejný čas. Praktické využití to má ve chvíli, kdy si přispím, takže nezačnu pracovat podle plánu. Na volné noze to naštěstí není žádný problém: v aplikaci si označím veškerou naplánovanou práci pro daný den a posunu ji tak, aby první úkol začínal v okamžiku, kdy sedám k počítači. Samozřejmě se občas stává, že pak pracuji do odpoledne či dokonce do večera.Z toho, co jste zmiňovali v podcastu, jsem zkoušel techniku Pomodoro, ale nakonec jsem od ní upustil. Ty přestávky byly sice dobré, protože na ně při práci často zapomínám, ale časové úseky byly pro mne stresující. Nejednou se mi stalo, že jsem se snažil „honem honem“ dokončit článek, když mi zbývalo posledních pět minut, abych nemusel načínat další pomodoro, ale v konečném důsledku to bylo spíše kontraproduktivní.Ještě krátce k vyrušování: když píšu, tak zásadně neberu telefony, nečtu SMS ani zprávy z různých kecálků. Jediné, na co se občas dívám, je pracovní chat. Přátelé a známí už to vědí, takže pokud mohou předpokládat, že jsem v pracovním zápalu, rovnou volají manželce. Jak jste zmínili v podcastu - jedno jediné vyrušení často člověka rozhodí na docela dlouhou dobu.To je asi vše, co bych k tomuto tématu mohl říci. Snad jen dodám, že celý ten systém mám trochu jako bič sám na sebe. Pokud bych ho nedodržoval, velmi brzy bych přestal stíhat, což by zejména v případě papírového časopisu byl docela velký problém. Od doby, kdy takto pracuji, tak jsem asi nenarazil na nikoho, kdo by o mně řekl, že jsem nespolehlivý.Karel

Souhlasím  |  Nesouhlasím  |  Odpovědět
06. 11. 2022 13:50

Drahé Živě, články čtu zapáleně už několik (bojím se říci spíš desítek) let. Nové sdělovací prostředky jako týden živě je vždy náplněn informacemi a zajímavostmi a některé díly vidím/slyším i 2x, miloval jsem zprávy živě (než byly zrušeny), ale podcast se vám fakt zatím nedaří. Dlouho jsem přemýšlel, že vám napíšu podnět ke zlepšení, ale až tento díl mne opravdu rozhodl.
Koho napadlo, že je nejlepší napadad bavit se 45 minut o zlepšení produktivity a plánování času s člověkem, který neplánuje a s druhým který plantá do sebe hrušky a jabka.
Čekal jsem, že bude rozhovor o programech na sledování, o zroutech času (instagram 45 minut denně byl ojedinělý podnět), o úpravách systému které používáme... Doufal jsem že si něco přečtěte o tom, o čem budete mluvit a ne to pouštět z první ruky :( aspoň. Jste mohli skončit na Google a podívat se "co je kanban", minimálně na Wikipedii byste byli velmi překvapeni o com vlastně Kanban je. O ostatních metodách co jste mluvili, se dá říct v podstatě totéž.
Tip na ustereni času? Tento díl podcastu vynechat. Beru to jako ztrátu času i přesto, že jsem u toho hrabal zahradu.
Je mi líto takové recenze, ale jak říkám, delší dobu to bylo ve mě a muslo to ven. Jinak tleskal chlapcům Filipovi a Jakubovi z týdne živě.

Souhlasím  |  Nesouhlasím  |  Odpovědět
04. 11. 2022 23:56

Už používám už jen ty nejjednodušší nástroje, protože ty složité mě přestaly vždycky časem bavit a neměl jsem na ně čas (abych ho ušetřil): Připomínky (Apple) - pro ultra jednoduché GTD pracovní i osobní.
Poznámky (Apple) - pro shromažďování poznámek k projektům a osobním projektům.
Kalendář (Apple, Google, Microsoft) - jen schůzky (a koncerty nebo kina :).
Trello - pro déle trvající projekty a klienty, projekty s více lidmi.
Fyzický diář Pilot od CleverMinds - pro starý dobrý pocit z toho si něco napsat a pro ty nejdůležitější motivační poznámky.
Pro Freelancery je pak nezbytný Toggl.Asana a Todoist jsou taky fajn, hlavně díky automatickým filtrům.Pro dobré workflow je dobré si nastavit pracovní okna-místa dle kontextů - dopoledne dělám hlubokou práci, odpoledne mělkou, večer plánuji nebo dělám na vizích.Pomodoro nepoužívám, na to stačí chuť na kafe, čaj... která mi zajistí přestávku, případně se ozvou bolavý nohy nebo záda :)

Souhlasím  |  Nesouhlasím  |  Odpovědět
Zasílat názory e-mailem: Zasílat názory Můj názor