Jak pomocí AI vytvořit v Excelu tabulku pro sledování zbývající záruky u nakoupených produktů | Ilustrace: AI Midjourney

Ilustrace: AI Midjourney

Jak pomocí AI vytvořit v Excelu tabulku pro sledování zbývající záruky u nakoupených produktů

Dělal jsem inventuru účtenek uložených v krabici a napadlo mě, že bych potřeboval na jednom místě vidět, co všechno mám koupené a kolik času mi zbývá do konce záruky, abych se těch papírů mohl časem zbavit nebo abych měl přehled, co bych ještě mohl výrobci někdy poslat na opravu.

Existují na to různé aplikace s milionem dalších funkcí, ale já jsem chtěl jednoduché multiplatformní řešení, které bych mohl používat na libovolném počítači nebo mobilu. A na takovou evidenci se přece musí hodit Excel (či libovolný jiný tabulkový procesor), že ano.

Stejným způsobem je možné sledovat i zbývají délku předplatných

V Excelu jsem ale vždy měl problém se vzorci pracující s časem a všechno musel zdlouhavě hledat v nápovědě nebo tutoriálech na Lasakovi.com (které ale doporučuji). Nudná robotí práce… Na kterou bych ale přece mohl použít robota. Microsoft už do Office jako placenou funkci integroval Copilot. Ten tam nemám, ale ChatGPT to také zvládl.

Návrh tabulky

Nejprve jsem si definoval, co všechno chci sledovat. Do sloupců zapíšu název produktu, datum zakoupení a délku záruky v letech. V dalších sloupcích bych chtěl vidět, kdy přesně záruka skončí, kolik dní zbývá a jaký je procentuální stav. Plán byl takový:

image.png

Na otázku, jak spočítat ten konec záruky, mi ChatGPT navrhl správný vzorec =DATUM(ROK(B2)+C2; MĚSÍC(B2); DEN(B2)). Tedy navrhl to s anglickým zápisem, kde se navíc používají čárky místo středníků. Pak mi ale došlo, že mám i nějaké bazarové věci, kde byla kratší záruka, třeba 18měsíční.

Než tedy zapisovat měsíce jako zlomky roků, rovnou začnu záruku uvádět v měsících. A tím mi ChatGPT navrhl i jednodušší vzorec s funkcí EDATE. (Tady chatbot trochu selhal, protože doporučil funkci EDATUM, která v Excelu není. S tím počeštěním jen některých funkcí Microsoft ztížil život několika generacím cifršpiónů!)

image.png

EDATE s měsíci každopádně fungoval. Sečíst sousední buňky bez nějaké funkce samozřejmě není možné, protože Excel neví, že samostatně uvedené číslo má označovat počet měsíců.

image.png

Vypočítat do dalšího sloupce procentuální stav trvání záruční lhůty byl oříšek. Protože se již pracuje jen s buňkami, které nesou datum, stačí na to jednoduchá aritmetika. Do vzorce je ale nutné zadat dnešní datum. Aby se aktualizovalo každý den, slouží k tomu funkce DNES(). ChatGPT tak na mou žádost vytvořil správný vzorec =(DNES()-B2)/(D2-B2).

4a17a6bb-8f91-4fb0-b0a5-0d1d31335ea2

U produktů, kterým záruka již skončila, ale stav přesáhne 100 %. To nechci, rád bych nastavil limit. Stačí jen ten horní, protože do záporných procent se nikdy nedostanu. Nevěděl jsem, jestli na to existuje funkce, ale ChatGPT poradil postup.

6284672b-23bd-408e-95c6-399badd92c98

Funkce MIN fungovala, jen jsem opět musel místo čárky použít středník využívaný českým Excelem.

c6532a74-31f0-4f1b-986b-aeb440f697ab

Místo textu bych ale hodnotu mohl vykreslit. Už jsem někde viděl průběhové grafy (progress bar) přímo v buňce, tak jsem se zeptal ChatGPT, jestli to Excel zvládne.

4ec47652-2618-4520-994e-3b114cb53e08

Návod byl správný, v pravidlech podmíněného formátování skutečně takové možnosti jsou. Je tam mimochodem i volba, aby se zobrazil jen datový pruh, nikoliv procentuální hodnota.

d4469839-1163-4964-b3a7-9f576874b767

Výsledek je pak přesně takový, jaký jsem očekával.

1215cb7d-890f-40f4-a306-7d963c9b200a

Zůstává už jen poslední sloupec, počet zbývajících dní záruky. To je ale banalita, protože už vím, jak se odkázat na dnešní datum. Použiju tedy jednoduchý vzorec =D2-DNES(). Výsledkem je číslo. Ale aby to vypadalo lépe, i zde aplikuji podmíněné formátování a ještě upravím formát buňky tak, aby se za číslo napsalo „ dní“.

8197dd7e-36fb-4cb9-82b2-039ca2293367

Takhle pak může vypadat výsledek. Není to nejhezčí tabulka na světě, ale umí, co potřebuji.

73280d88-d661-4038-8343-64c6ee6877d5

Jen tak z hecu jsem ji mimochodem zkusil otevřít v Apple Numbers, jestli tabulka bude vypadat stejně. A nikoliv, už při otevření aplikace zobrazila varování. Vzorce fungovaly, podmíněné formátování zmizelo. Naformátovat barvu výplně nebo textu podle hodnoty je v Numbers možné nastavit, ale datové pruhy nepodporuje.

ChatGPT ale doporučil trik, že pruh se může vykreslovat pomocí znaků.

bdfa2c3f-79d8-49d4-99b2-81b05669944c

A ono to vážně běželo! Není to sice podmíněné formátování, je k tomu potřeba další sloupec, ale výsledek se dostavil.

6f742fcf-802d-4403-837a-a70c6c68776d

Jak mluvit s AI

Při používání nástrojů postavených na AI je často obtížné vůbec si uvědomit, že je právě teď můžete použít. Že mohou pomoci při činnosti, kterou zrovna děláte – zjednodušit ji, zrychlit, třeba vykonat úplně za vás.

Rozhodli jsme se proto ukazovat, jak a kde AI použít. Konkrétně a prakticky. Když to jde, v ukázkách používáme nástroje, které jsou k dispozici úplně zdarma.

Určitě si přečtěte

Články odjinud