InstaColl - snadná spolupráce při úpravě dokumentů MS Office

I domácí uživatel občas může potřebovat sdílet své dokumenty s ostatními. A co takhle upravovat dokumenty přímo online v týmu? Přesně to velmi snadno umožňuje program InstaColl.
InstaColl - snadná spolupráce při úpravě dokumentů MS Office

Související odkazy

Slovník
ActiveX
online
P2P
proxy
server
session
toolbar

Spolupráce většího počtu lidí na jednom dokumentu není dnes nic výjimečného, spíše je to při práci na rozsáhlejších projektech samozřejmé a nutné. S tím vzniká potřeba sdílet tyto dokumenty, často i za pomoci mobilní kanceláře, na větší vzdálenosti a ne jen po lokální síti. K tomu se dá využít řada prostředků systému samotného či profesionální software. I "obyčejní smrtelníci" ale mohou chtít sdílet své dokumenty, přičemž slovo sdílet zde musí být chápáno v širším slova smyslu, tedy ne jen umístit dokument kamsi na síť a umožnit ostatním přístup k němu, ale přímo online spolupracovat při jeho vytváření. Jednou z aplikací, která toto umožní i běžnému uživateli bez znalosti konfigurace systému a sítě, je právě InstaColl.

Program ocení domácí uživatelé

Systémové požadavky aplikace již trochu napověděl název článku. Program je určen pro systémy Windows (2000/NT/XP/Server 2003), vyžaduje Internet Explorer 5+ a Microsoft Office 2000 či novější. Svým zaměřením (hovoříme-li o free verzi) je určen spíše pro domácí uživatele, než pro firmy. Verze, která je dostupná zdarma, umožňuje současnou práci pouze dvěma uživatelům. To může pro domácí účely stačit, ve firmě je to však trochu málo (ovšem nic vám nebrání si připlatit).

Jak celá věc funguje?

Postup je poměrně snadný, je vidět snaha o maximální automatizaci, což může vyhovovat právě běžnému uživateli. Zvládne to opravdu každý. Nejprve je potřeba zaregistrovat se na stránkách InstaColl. V rámci této registrace bude do vašeho systému stažena aplikace v podobě ActiveX. Program lze však stáhnout i samostatně v podobě instalačního souboru a ten poté ručně nainstalovat.

Druhým krokem je pak už samotné sdílení. Při práci ve Wordu, Excelu či Powerpointu stačí kliknout na tlačítko InstaColl, které najdete na toolbaru. To je nejrychlejší způsob. Můžete však spustit program i samostatně. Právě rozpracovaný dokument bude nejprve uložen a poté začne sdílení.

Klepněte pro větší obrázek

Stačí kliknout a začínáme sdílet

Zbývá "pozvat" dalšího člověka k editaci dokumentu. To probíhá pomocí e-mailové zprávy, která je vygenerována a připravena k odeslání ve vašem poštovním programu. V této zprávě najde pozvaný příjemce URL adresu, na kterou stačí kliknout a "session" začne. Součástí zprávy je rovněž čtyřčíselný kód, který je nutné zadat pro vstup do sdílení. Ten může být buď vygenerován automaticky, můžete si ho vymyslet sami a nebo session nemusí být chráněna heslem vůbec.

Po kliknutí na odkaz v e-mailu je příjemci nainstalována aplikace prostřednictvím ActiveX. Tento proces je samozřejmě nutný pouze poprvé, při další spolupráci se již nic neinstaluje a pouze se prostřednictvím URL a hesla připojíte. Díky této automatizaci můžete takto pozvat ke spolupráci kohokoliv, aniž by musel program znát a používat. Jedinou podmínkou je to, aby splňoval systémové požadavky. "Zvací dopis" je nutné psát pouze poprvé. Všechna vaše dříve navázaná spojení se ukládají a kdykoliv se můžete k rozdělané práci znovupřipojit. Pozvání lze provést i prostřednictvím Skype.

Klepněte pro větší obrázek

Hlavní okno aplikace - čtyři hlavní záložky dle typu dokumentu a chat

Okno programu je rozděleno na několik záložek. První obsahuje souhrnné informace o právě aktuálním sdílení, další tři záložky se pak vztahují ke sdílení dokumentů Wordu, Excelu a Powerpointu. Poslední záložka, Screen Sharing, slouží pro sdílení pracovní plochy. Součástí aplikace je i jednoduchý chat, takže můžete snadno komunikovat s připojeným kolegou. Jako iniciátor sdílení můžete rovněž určovat práva ostatních uživatelů. Po návázání spojení již pak může spolupráce na dokumentu začít.

Dokumenty se neukládají na server, ale jsou zpracovávány vždy lokálně. Model sítě je hybrid mezi P2P a klient/server, přičemž je kladen důraz na co nejnižší nároky na přenosovou kapacitu, takže i dial-up uživatelé jej mohou použít. To bohužel nedokážu posoudit, ovšem čím rychlejší spojení a hlavně čím kratší odezva, tím lépe. To se ale týká obecně každé konferenční aplikace. Pochopitelně bude i záležet na samotném upravovaném dokumentu.

Nevýhody a slabiny?

Verze dostupná zdarma není rozhodně určena všem, využití najde spíše v domácnostech a malých firmách - zásadním omezením je současná práce pouze dvou uživatelů. Slabinou je také "moderované" spojení uživatelů systému, takže pokud nepoběží server tvůrců aplikace, nebude fungovat samozřejmě ani sdílení. To je tedy nejslabší článek řetězu. Na oplátku ovšem funguje bez nutnosti komplikované konfigurace a to i za proxy servery a NAT. Jako vždy se samozřejmě najdou případy, kde z různých důvodů použít nepůjde, ale takový je život. Pokud jde vše bez problému, můžete navázat spolupráci během několika minut i se svou počítačů příliš neznalou babičkou. Žádné nastavování, vše jednoduché. Klasická "one-click" aplikace.

Druhá otázka se týká bezpečnosti. I když je podle slov tvůrců spojení bezpečné a je využíváno šifrování, detaily použité šifrovací technologie nejsou známy. Firemní zákazníci tak pravděpodobně sáhnou po jiných produktech. Těm ale není program ani příliš určen, je cílen spíš na mainstream.

Proč je zvolena právě platforma Windows a Office, to vysvětlují autoři především tím, že je nejrozšířenější a místo snahy vytvořit verzi i pro alternativní systém či kancelářský balík pro pouhých několik procent uživatelů se raději rozhodli pro podporu pouze kombinace Windows a MS Office a snaží se pracovat na dalších a dalších funkcích.

Program jistě není dokonalý, chybí mu doposud větší možnosti konfigurace jednotlivých uživatelů a dalších parametrů, ale to může na druhou stranu běžnému uživateli vyhovovat. Rovněž vazba na Windows a Office může leckomu vadit. V každém případě je to velmi jednoduchý způsob online spolupráce, který zvládne jistě každý. Chybět může lokalizace do češtiny, ale vzhledem k jednoduchosti ovládání snad ani není potřeba.

Diskuze (1) Další článek: Ke stažení: bezpečnost především

Témata článku: Dokument, Šifrovací technologie, Dok, Druhá otázka, Nejslabší článek, Současná práce, Office, Proxy, Jednoduché sdílení, Obyčejný smrtelník, Kancelářské potřeby online, Proxy Server, Ostatní přístupy, Spol, Spolupráce, Běžná práce, Sdílení, Online Chat


Určitě si přečtěte

Podívejte se, co dokáže vyrobit jedna z nejexotičtějších 3D tiskáren v Česku

Podívejte se, co dokáže vyrobit jedna z nejexotičtějších 3D tiskáren v Česku

** Na jaře tiskla unikátní české respirátory ** Používá ji třeba Škoda Auto, a.s. ** Zajeli jsme se podívat do pražského showroomu 3Dees

Jakub Čížek | 12

Google mapy, Seznam mapy, Apple mapy... Velké srovnání šesti internetových map. Kdo to dělá nejlépe?

Google mapy, Seznam mapy, Apple mapy... Velké srovnání šesti internetových map. Kdo to dělá nejlépe?

** Která klasická webová mapa se vám líbí nejvíce? ** Srovnali jsme šest velkých služeb v několika situacích ** Hlasujte v anketě

Jakub Čížek | 78

Je lepší hrát na PC, či na konzolích? Nebo jsou i jiné možnosti?

Je lepší hrát na PC, či na konzolích? Nebo jsou i jiné možnosti?

** Jaké jsou výhody a nevýhody hraní na počítači? ** Co mají společného a v čem se liší Xbox One, PS4 a Switch? ** Na čem hrát, když nemáte výkonné PC ani konzoli?

Lukáš Václavík | 125


Aktuální číslo časopisu Computer

Megatest mobilů do 8 000 Kč

Test bezdrátových headsetů

Linux i pro začátečníky

Jak surfovat anonymně