7 kroků, jak přežít GDPR: Jak uřídit data? Nepotřebné vyhoďte (2)

První krok, tedy identifikaci osobních údajů v rámci vaší organizace, jsme si popsali v minulém díle. V druhé části se podíváme na samotnou správu dat, tedy na to, jak data řídit, klasifikovat a celkově s nimi nakládat.
7 kroků, jak přežít GDPR: Jak uřídit data? Nepotřebné vyhoďte (2)
Klepněte pro větší obrázek Potřebujete všechna osobní data, která uchováváte? A smíte je vůbec mít?

Díky zmapování dat v naší organizaci bychom měli mít vytvořený soupis osobních údajů společně s jejich stručným popisem. Poté je třeba vytvořit plán řízení dat. Takový plán firmě či organizaci usnadní definování procesů, rolí a odpovědností za přístup k osobním údajům, ale i jejich samotnou správu, používání a v neposlední řadě rovněž soulad s nařízením GDPR.

Dobře zpracovaný plán řízení dat dá navíc firmě jistotu, že budete plnit požadavky, které se týkají výmazu, přístupu, přenosu či jiných úkonů, jež po vás mohou zákazníci, zaměstnanci a další osoby podle GDPR žádat.

Smíme data zpracovávat?

I na podporu řízení dat existuje řada řešení, která vám s plánováním, tříděním a strukturováním dat pomohou. Osobní údaje a jejich správu lze svěřit cloudovým produktům, jako jsou Azure, Office 365 nebo Dynamics 365. V rámci Azure lze využít Azure Active Directory, tedy adresář, který zajišťuje správu identit a spravuje přístup ke službě i k dalším zdrojům, datům i aplikacím. Nástroje Office 365 naopak pomohou řídit životní cyklus emailů a dokumentů díky efektivnímu třídění potřebného a nadbytečného obsahu.

V druhém kroku je ale velmi důležité především vyhodnotit, zda všechny osobní údaje opravdu smíte mít a zda a jak s nimi můžete nakládat, tedy zda je jejich zpracování oprávněné. Abyste v rámci vaší organizace byli schopni tuto otázku vyhodnotit, potřebujete si ujasnit právní základ (někdy také označovaný jako titul) k jednotlivým osobním údajům. Musí vám být tedy jasné, o jaký titul se konkrétně jedná. Může jít například o smlouvu se zákazníkem, souhlas, oprávněný zájem nebo zákonné zmocnění. GDPR klade na každý právní titul určité požadavky. Souhlas musí být například jednoznačný, smlouvu musíte uzavřít přímo s koncovým uživatelem, zákon musí ke zpracování přímo zmocňovat.

Proč vůbec osobní údaje zpracováváme?

S identifikací právního titulu úzce souvisí vyjasnění toho, proč vůbec osobní údaje zpracováváte. Stanovení účelu je totiž nezbytné, abychom s osobními údaji mohli vůbec nakládat. Nejdříve tedy musíte vyhodnotit, zda právní základ zpracování odpovídá tomu, jak s daty ve skutečnosti nakládáte. Pokud například zpracováváte údaje zákazníka z důvodu plnění smlouvy, těžko byste odůvodňovali, že si všechna data ponecháváte ve svých systémech ještě mnoho let po ukončení smluvního vztahu.

Takzvaná minimalizace údajů, tedy jejich omezení na nezbytný rozsah, je jednou ze základních zásad GDPR. Při každé činnosti je tudíž třeba zvážit, zda skutečně potřebujete všechny uchovávané údaje. Skutečně musíte mít třeba rodné číslo? Nemůže stejně dobře posloužit email či telefon? Pokud nejsou údaje nezbytné, pryč s nimi.

Chytře a bezpečně

V příští části seriálu GDPR v cloudu vám vysvětlíme, jak důležitá je kategorizace osobních údajů podle úrovně jejich rizikovosti.

Zaměříme se i na zavedení nástrojů pro řízení přístupu k těmto údajům a představíme cloudové technologie, jež vám při tom mohou pomoci.

Podrobný návod, jak využít cloud k zajištění souladu s GDPR, najdete ZDE.

Autor článku: Jiří Černý, ředitel pro právní záležitosti, Microsoft Česko a Slovensko

Určitě si přečtěte

Země se jenom o vlásek vyhnula věčnému zmrznutí

Země se jenom o vlásek vyhnula věčnému zmrznutí

** Země po většinu doby své existence zmrzlá rozhodně nebyla ** Podle nového výzkumu tomu však unikla jen o vlásek ** Kdyby totiž byla jenom o 15 procent dále od Slunce, tak by prý kompletně celá zamrzla

20.  9.  2017 | Stanislav Mihulka | 9

CCleaner obsahuje softwarovou havěť! Tvůrcům se do kódu dostali hackeři

CCleaner obsahuje softwarovou havěť! Tvůrcům se do kódu dostali hackeři

** Masově oblíbený program pro softwarovou očistu Windows ovládli hackeři ** Narušení se podařilo zavčas odhalit, unikla jen data o počítačích uživatelů ** Je paradoxní, že CCleaner byl slabě zabezpečen, když jej letos koupil Avast

18.  9.  2017 | David Polesný | 45

Noční strana Venuše vydala další tajemství

Noční strana Venuše vydala další tajemství

18.  9.  2017 | Jiří Černý

Jak tankují bombardéry: Z létající benzinky šest kilometrů nad Českem

Jak tankují bombardéry: Z létající benzinky šest kilometrů nad Českem

** Bombardéry tankují z létající benzinky Boeing KC-135 Stratotanker ** Tu americké letectvo pro doplňování paliva jiných letounů ve vzduchu využívá už více jak půlstoletí ** Tankování probíhá přes speciální výsuvné čerpací rameno na zádi

17.  9.  2017 | Natoaktual.cz

Hacknutý CCleaner je mnohem zákeřnější, než se zdálo. Update na novou verzi nestačí, proveďte obnovu systému

Hacknutý CCleaner je mnohem zákeřnější, než se zdálo. Update na novou verzi nestačí, proveďte obnovu systému

** Chyba v CCleaneru je závažnější, než se zdálo ** Update na novou verzi nemusí stačit ** Přinášíme detaily

Včera | Stanislav Janů | 46


Aktuální číslo časopisu Computer

Vyplatí se ještě těžit kryptoměny?

Velký test studentských notebooků

Test pěti levných soundbarů

Nejlepší chytré hodinky