Firmy porušují zákon při přijímání elektronických faktur

(placená inzerce) Firmy porušují zákon při přijímání elektronických faktur a hrozí jim riziko vážných problémů s finančními úřady. Jak se tomu vyhnout?
Firmy porušují zákon při přijímání elektronických faktur

Je naivní si myslet, že k řádnému přijetí e-faktury stačí uložit došlý soubor a přenést data do informačního systému. Ve firmách, kde postupují tímto způsobem, porušují platnou legislativu a hrozí jim riziko vážných problémů s finančními úřady.

Klepněte pro větší obrázek

Současná situace je nejspíš důsledkem toho, že mnohé finanční útvary předpokládají, že IT korektně zvládne celou problematiku (včetně pravidel pro zacházení s doklady) a informatici logicky – nicméně chybně- předpokládají, že stačí doklad uložit a zpracovat data. Z toho vyplývají chyby s vážnými důsledky. Například nerozlišování mezi daňovým dokladem a účetním dokladem. Nebo iluze, že elektronickou fakturu je přípustné vytisknout a archivovat papír. Nebo dlouhodobá archivace elektronických dokladů bez zaručeného elektronického podpisu a časového razítka.

Jednoduché řešení pro EDI, ISDOC, PDF i další fakturační formáty

Ačkoliv, jak dále ukážeme, požadavky příslušných paragrafů zákona o účetnictví a zákona o DPH znějí komplikovaně, lze jim vyhovět poměrně jednoduše tak, že veškeré doklady jsou ukládány ve snadno čitelném formátu (nejlépe PDF) a automaticky opatřovány kvalifikovanou elektronickou značkou a kvalifikovaným elektronickým razítkem. Firma Software602 má pro tento účel jednoduché řešení, které tuto problematiku plně pokrývá a lze jej nasadit – většinou jako doplněk ERP systému - během několika hodin.

Faktura, daňový doklad nebo účetní doklad?

Není pochyb o tom, že elektronické faktury otevírají prostor pro automatizaci, zjednodušení práce a úsporu nákladů. Každý šéf podnikové informatiky by si však měl položit některé podstatné otázky. Jestliže zpracováváme elektronické faktury, jsou při jejich zpracování provedeny všechny úkony, které zákony požadují? A jestli ne, kdo ponese odpovědnost za důsledky? Na rozdíl od papíru, u nějž můžete napravit procesní chybu tím, že dodatečně vykroužíte podpis nebo otisknete razítko, u elektronického dokladu taková možnost neexistuje.

Co říká legislativa o fakturách? Vůbec nic! České zákony totiž slovo „faktura“ vůbec neznají. Hovoří o dvou různých typech dokladů. Zákon o DPH (235/2004Sb) definuje požadavky na daňový doklad jakožto dokument vytvářený dodavatelem. Zákon o účetnictví (563/2001Sb) zase definuje požadavky na účetní doklad vytvářený odběratelem.

Tisknete elektronické faktury? Špatně!

Z mnoha paragrafů vybíráme jen to, co je podstatné pro IT a firemní procesy. Zákon o DPH říká (o daňovém dokladu) následující:

  • Je-li daňový doklad zaslán elektronicky, musí k němu být připojen zaručený elektronický podpis. Z této povinnosti jsou vyňaty pouze doklady ve formátu EDI.
  • Daňový doklad musí být archivován minimálně 10 let. Během celé této doby musí být firma schopna prokázat platnost elektronického podpisu. Z toho jednoznačně vyplývá, že k dokladu musí být připojeno také časové razítko.

-Zákon počítá s možností převodu papírového dokladu do elektronické podoby, ale nepřipouští možnost převodu elektronického dokladu do papírové podoby. Rozšířená praxe, kdy je doklad zaslaný e-mailem odběratelem vytištěn, tedy není přijatelná.

Kontrolní otázky pro IT manažery

Pro podnikové IT z toho vyplývají první kontrolní otázky:

  • Je ke všem daňovým dokladům, které dostáváte elektronicky, připojen zaručený elektronický podpis?
  • Kontrolujete platnost elektronických podpisů?
  • Je k dokladům připojeno také časové razítko?
  • Pokud ne, dokážete k nim časové razítko připojit?

Pro úplnost připomínáme, že jediná možnost, jak se těmto otázkám vyhnout, je nosit veškeré elektronické daňové doklady na Czech POINT a nechat je konvertovat do listinné podoby.

Jak se z daňového dokladu stane účetní doklad

Zákon o účetnictví (563/1991Sb) definuje účetní doklad – dokument vytvářený odběratelem – a stanoví požadavky na něj. Kromě „běžných“ záležitostí jako jsou označení dodavatele a výše částky musí účetní doklad obsahovat také podpis osoby odpovědné za účetnictví, podpis manažera (může se jednat o stejnou osobu) a vyznačení času, kdy byl účetní doklad vytvořen.

U papírových dokladů bylo naplnění požadavků obou zákonů snadné. Do firmy přišel daňový doklad, recepční k němu přicvakla další list papíru, vedoucí oddělení a účetní se na tento list podepsali a to celé bylo založeno do archivu.

Jenže při zpracování elektronického dokladu to tak jednoduché není.Pokud firma korektně zpracovala a uložila daňový doklad, musí ještě vytvořit účetní doklad, což se může dít třemi způsoby.

Jak přijímat a zpracovat faktury v souladu s legislativou?

První možnost. Připojení elektronických podpisů odpovědných osob buď přímo k dokladu nebo k jinému dokumentu, který s ním souvisí. Zároveň k dokladům připojovat kvalifikované časové razítko, které prokazuje okamžik vzniku účetního dokladu a navíc zajišťuje dlouhodobou platnost elektronických podpisů.

Druhá možnost. Doplnění daňového dokladu o listinu s vyznačením data a vlastnoručním podpisem účetní a manažera, který je za obchodní případ odpovědný. To znamená, že je zapotřebí udržovat paralelně dva archivy – v elektronickém jsou uloženy daňové doklady a ve fyzickém papírové košilky.

Třetí možností by mohlo být vytvoření záznamu v účetním (ERP) systému. Zákon o účetnictví totiž připouští jako alternativu k elektronickému podpisu také „obdobný záznam v technické podobě“, což by mohl splnit informační systém, kde jsou zaznamenávány logy a kde je vytvářena elektronická obálka. V praxi to ovšem naráží na řadu problémů. Uzná finanční úřad nebo auditor takový záznam jako dostatečnou obdobu elektronického podpisu? A obstojí takové řešení i za pět, osm či deset let?
A především si firma, právě kvůli nutnosti archivovat účetní doklady, vytváří silnou závislost na jednom ERP, protože, i když z něj lze data zpravidla exportovat, dochází při tom ke ztrátě průkaznosti.

Nejjednodušší splnění všech požadavků zákona

To vše hovoří pro první řešení, které je v zákonech přímo popsáno a které je nejjednodušší z hlediska správy IT i z hlediska dodavatelů. Toto řešení vyžaduje:

  • Zkontrolovat, zda je ke každé příchozí faktuře připojen platný zaručený elektronický podpis
  • Připojit ke každému dokladu také elektronické podpisy zaměstnanců odběratele (manažer odpovědný za obchodní případ a někdo z účtárny)
  • Připojit ke každému dokladu kvalifikované časové razítko
  • Skladovat tyto doklady nezávisle na ERP systému a ve formátu, který zajistí dlouhodobou čitelnost (optimálně PDF/A)

To by se mělo týkat všech daňových dokladů, bez ohledu na formát a komunikační kanál, kterým do firmy přicházejí. Pouze u dokladů ve formátech definovaných normou EDIFACT (EDI) je možné vynechat kontrolu platnosti podpisu.

Jednodenní implementační projekt

Veškeré zmíněné legislativní požadavky je možné pokrýt nástrojem Software602 Print2PDF a navázanou službou SecuStamp.com. Tato kombinace pokrývá převod dokladů do PDF, kontrolu a připojování elektronických podpisů a kvalifikovaných časových razítek. Časová razítka lze navíc získat za velmi výhodné ceny a to formou předplacených balíčků s neomezenou dobou jejich spotřeby.

Zkušenosti organizací pracujících se SAP i jinými ekonomickými systémy ukazují, že zmíněné řešení Software602 může být nasazeno během několika hodin.

Navíc firma získává nástroj, který je možné použít i pro mnoho jiných účelů, například pro automatizovaný dávkový převod elektronických archivů.

Pokud chcete mít jistotu, že s elektronickými fakturami pracujete tak, aby vaše účetnictví obstálo před každou kontrolou, stačí zavolat nebo napsat e-mail do Software602. Během několika dnů může být vše vyřešeno, bez složitých projektů a bez nutnosti provádět změny v informačním systému.

Kontaktujte nás na tel: +420 222 011 602 nebo na e-mail: info@secustamp.com

Další článek: Windows 8 nadobro zničí textový režim a BIOS

Témata článku: Zákon, Elektronický formát, Elektro, Složité pravidlo, Možné řešení, Možný důsledek, Razítka, Ekonomické hledisko, Časové razítko, Přijímání, Auditor, Kontrolní systém, Fakt


Určitě si přečtěte

10 novinek Androidu 10, které vás budou bavit

10 novinek Androidu 10, které vás budou bavit

Jan Láska, Vladislav Kluska | 24

Pojďme programovat elektroniku: České chytré zásuvky Netio pro kutily i firmy

Pojďme programovat elektroniku: České chytré zásuvky Netio pro kutily i firmy

** Wi-Fi zásuvky nevyrábí pouze Čína ** Vyzkoušeli jsme českou Netio PowerCable ** Je přímo určená pro vývojáře, má totiž jednoduché JSON API

Jakub Čížek | 38

3D tisk pro naprosté zelenáče: Co vyrobíte na laciném stroji za pár tisíc korun

3D tisk pro naprosté zelenáče: Co vyrobíte na laciném stroji za pár tisíc korun

** Domácí 3D tisk je dnes už finančně dostupný prakticky všem ** Lacinou tiskárnu pořídíte za pár tisíc korun ** Jak vlastně tisk probíhá a jak navrhnout, co vytisknout

Jakub Čížek | 66



Aktuální číslo časopisu Computer

Speciál o přechodu na DVB-T2

Velký test herních myší

Super fotky i z levného mobilu

Jak snadno upravit PDF