Firmy musí ukládat komunikaci z ICQ po tři roky

Dejte si pozor na chat, všechno může být použito proti vám.
Až nepochopitelně může znít českému uživateli nařízení americké asociace obchodníků s cennými papíry (National Securities Dealers): její členové, což se týká asi 5000 firem, musí archivovat záznamy z programů pro tzv. instant messaging, kam patří například známé ICQ, nejméně po tři roky.

Důvod je ale prostý: firmy používají stále více instant messaging (IM) jako běžný komunikační nástroj mezi svými zaměstnanci, ale i se zákazníky; IM se dostává na úroveň e-mailu, protože se jeho prostřednictvím řeší obchodní agenda. Asociace rovněž přikazuje svým členům, aby zavedly monitorování IM programů u svých zaměstnanců, zejména ve smyslu archivace a používali takové prostředky, které archivaci snadno umožňují a u kterých ji nelze vypínat.

Požadavek na archivování obchodní korespondence u obchodníků s cennými papíry má svůj jednoznačný důvod. Jedná se totiž o regulovaný trh, ve kterém jsou všichni účastníci hry povinni provádět obchody přes centrální místo (burzu), a ve kterém se velice přísně, obrovskými pokutami a mnohaletým vězením, trestají provinění proti transparentnosti a rovnému přístupu k informacím (např. takzvaný insider trading, obchody na základě informací, které zná jen někdo). Bez velice přísné regulace přestává burza normálně fungovat, ztrácí se důvěra většiny investorů, jak ostatně ukazují příklady východoevropských burz, kde je transparentnost poslabší a akciové trhy podle toho vypadají.

Uvedený případ, který je přece jen speciálního druhu, ale nastoluje vůbec otázku archivace elektronické komunikace. Pro většinu českých firem, hlavně těch menších je zatím nedosaženým vrcholem uvažování dlouhodobá archivace firemní mailové komunikace; o instant messagingu, obávám se, neuvažuje snad nikdo. Maily se většinou ukládají tak, že je administrátor jednoduše nemaže, dokud má místo na disku, a lidé s lokálně uloženými e-maily zacházejí právě tak – když se mailový klient začne nějak divně zpomalovat, promažou si schránky s odstraněnou a odeslanou poštou a je to.

Přitom elektronická komunikace je dnes tím, čím byly před deseti lety dopisy, a žádnou soudnou firmu by nenapadlo písemnou komunikaci skartovat po méně než několika letech (pokud ovšem neexistoval „jistý důvod“, proč ji skartovat obratem). Odkaz na to, že to u nás žádný zákon nenařizuje a tudíž není důvod k archivaci, neobstojí, důvodů je více než dost. Může jít o potřebu si vytáhnout komunikaci se zákazníkem, když například pověřený pracovník náhle odejde a jeho nástupce potřebuje rychle navázat, aby se nemusel zákazníka ptát „o čem se s vámi můj předchůdce domlouval“. Může jít i o dokladování komunikace při možné konfrontaci, vnitrofiremní i s okolím, jen z běžného důvodu zapomětlivosti „co jsme si to slíbili, domluvili“. A dokonce může archivovaná e-mailová komunikace pomoci ve styku s úřady či firmu odvrátit od finančního postihu – v poslední době jsem měl možnost zpozorovat hned dva takovéto případy, jeden se týkal obvinění ze spamu (firma e-mailem „dokázala“, že dotyčný si e-mailovou službu objednal), druhým se dokladovala dohoda o cenách, uzavřená přes Internet před finančním úřadem. Můžete jistě namítnout, že e-mail bez elektronického podpisu není právně platným dokladem, ale ve většině praktických sporů, kde se spor nevyostřuje do dokazování před soudem, to obvykle postačí – stejně jako by postačil běžný, nedoporučený dopis psaný na počítači s „muří nohou“ místo rozumného podpisu.

Diskuze (19) Další článek: IDF: Intel představil nový procesor Pentium 4 HT Extreme Edition

Témata článku: Speciální druh, ICQ, Trading, Běžná komunikace, Finanční postih, Běžný zákazník, Soudní obvinění, Obrovský smysl

Určitě si přečtěte


Aktuální číslo časopisu Computer

Zachraňte nefunkční Windows

Jak nakupovat a prodávat kryptoměny

Otestovali jsme konvertibilní notebooky

Velký test 14 herních myší