Elektronická pošta ve firmách dávno nejsou jen užitečným komunikačním nástrojem. Díky emailům upadá úroveň jazyka. Zprávy jsou často prostředkem k vyřizování osobních účtů nebo záminkou pro eliminaci přímé komunikace.
Podle průzkumu britské společnosti Emphasis stojí zlozvyky týkající se emailové komunikace společnosti, ve kterých je elektronická pošta používána miliony ročně. Podle publikované zprávy na serveru ZDNet.co.uk dosahují ve velkých firmách náklady spojené se čtením a psaním neužitečných emailů výše 10 000 liber na zaměstnance a rok. I přestože jsou některé ztráty zaviněné spatným používáním elektronické pošty očividné, společnosti nepodnikají žádné kroky ke zvýšení efektivity práce. Průzkum byl prováděn formou rozhovorů s řídícími pracovníky firem.
Problém 1: CC
Používání funkce CC (carbon copy) k rozesílání více kopií email na různým adresátům je používáno mnohdy zbytečně. Mnohdy jí zaměstnanci používají jako bezpečnostní pojistku, kryjí si záda rozesíláním kopií emailu nejen pravému adresátovi, ale také kolegům či dokonce lidem mimo firmu. Tento postup podle analytiků společnosti Emphasis popírá filosofii týmové práce, kde má každý vlastní odpovědnost.
Problém 2: agresivní emaily
Menšina emailů ve zkoumaných firmách obsahovala agresivní prvky. Tento trend agresivity v elektronické poště má vzrůstající tendenci. Projevuje se také používáním BBC funkce (blind carbon copy – skrytá kopie) pro odesílání kopií emailů vedoucím pracovníkům bez vědomí druhé komunikující strany. Výzkum společnosti Surf Control ukázal, že přibližně 40 % britských zaměstnanců používá email pro vylepšení svého postavení v práci.
Problém 3: tlachání
Pravděpodobně nejméně čekanou oblastí, která snižuje efektivitu využití emailu, je použitý jazyk. Email je stále vnímán jako neformální médium a tak jej uživatelé často používají k tlachání. Mnoho lidí také používá zbytečně květnaté fráze. Místo jednoho slova pak použijí třeba pět. Díky tomu jsou emaily často nepřehledné
Emaily navíc často obsahují gramatické chyby nebo nesrozumitelné formulace a často neodpovídají interním požadavkům na obsah a úpravu písemných materiálů.
Řešení, jak se přitom vypořádat s příliš velkým množstvím emailů, je snadné a má mnoho tváří. Například jedna společnost přijala pravidlo, podle kterých si museli pracovníci s otevřenou aplikací Outlook nasadit červenou baseballovou čepici. Pocit ztrapnění při psaní emailů tak byl pro mnohé větší než nervozita z osobních kontaktů, ke kterým se zaměstnanci začali vracet. Loterijní společnost Camelot zase zavedla pátky bez emailu.
