Efektivní monitoring tiskových úloh

Jednou z klasických otázek správy tisku ve společnosti je „kdo co tiskl, kdy a v jakém množství?“ Moderní firma spoléhá na efektivní využití techniky, kterou mají její zaměstnanci k dispozici.
Efektivní monitoring tiskových úloh

Autorem odborného článku je produktový manažer Konica Minolta Business Solution Czech

Pořízení efektivních i ekologicky šetrných tiskových zařízení je dnes téměř samozřejmostí. Otázkou však nadále zůstává přístup zaměstnanců a jejich vlastní posouzení přiměřenosti tiskových nákladů.

Zcela volný a nekontrolovaný přístup pracovníků k tiskovým zařízením se dlouhodobě ukazuje jako velmi rizikový. Často pouze z té příčiny, že zaměstnanci neodhadují pečlivě, zda je nutné každý dokument převádět do tištěné podoby. Situaci také ztěžuje, že současný kancelářský provoz je často ve znamení mnohonásobného tisku stejných dokumentů od různých zaměstnanců.

Na co je třeba brát ohled

Na jednu stranu je samozřejmě dobré podporovat důvěru v zaměstnance, nezavádět složité postupy povolení tisku apod. Na druhou stranu, pokud se tiskové aktivity nedrží v únosných mezích, mohou výsledné objemy a náklady rychle přesáhnout plánovaný rozpočet. Bez nástroje pro sledování nákladů na tisk je ale přesné zpětné vyúčtování směrem k původci tiskové úlohy téměř nemožné. Mezi tiskové náklady navíc patří také kopírování, tisk z USB zařízení a tisky dokumentů uložených na pevných discích multifunkčních zařízení. Bez přesných a efektivních prostředků ke sle­dování tiskových aktivit jsou tedy IT správci bezradní.

Klepněte pro větší obrázek
Kontrola vytížení tiskových zařízení

Moderní tisková řešení nabízejí celou řadu využití. To primárně vyvolává otázku, zda by všichni uživatelé měli mít přístup ke všem funkcím. První krok tedy vede k manažerovi daného týmu, aby dle vlastního uvážení odhadl potřeby jednotlivých pracovníků. Nástroje pro účtování a správu uživatelů následně nabízí profesionální řešení pro sledování, správu a reportování zadaných tiskových úloh.

Jak dosáhnout účinné kontroly tisku

Základním prvkem pro účinnou kontrolu tiskového objemu je centralizovaná správa uživatelů a funkcí. Tento postup umožňuje získat přehled o celkovém množství protištěného materiálu, stejně jako o jednotlivých uživatelích a jejich vytížení tiskových zařízení. Správci musí být schopni vzdáleně a centrálně řídit uživatele tiskáren a flexibilně přidělovat přístupová práva, jako je povolení barevného tisku atd. Efektivní přiřazování nákladů zároveň umožňuje ponechat si dostatečnou flexibilitu pro případy, kdy je potřeba náklady účtovat na jiné účty nebo externím zákazníkům. Výdaje jsou pak přesně přidělovány jejich tvůrcům a lze je spolehlivě fakturovat.

Klepněte pro větší obrázek
Správa tisku v mobilní aplikaci

Jinou efektivní metodou je zavedení rozpočtu a kvót pro každého zaměstnance, pracovní skupinu či projekt. Zcela jednoduše toho lze dosáhnout vytvořením vlastních tiskových účtů pro každou pracovní jednotku, ať už zaměstnance, kancelář či tým.Z toho samozřejmě vyplývá, že společnost musí zajistit stanice pro nabíjení kreditu tisku. Předností tohoto systému je, že kontrola nad množstvím tisku je nepřímá, vedená pouze tímto kreditovým účtem a zaměstnanci samotnými.

Personalizace ovládacích panelů

Pro zaměstnance znamená často zpříjemnění jejich práce, když si mohou v globálním systému tiskových zařízení vytvořit svůj vlastní firemní adresář s úvodní obrazovkou podle svého nastavení a s rychlým přístupem k často používaným funkcím. Zvláště pomáhá definování vlastního panelu jen při prvním přihlášení s tím, že je automa­ticky k dispozici na všech síťových zařízeních. Samozřejmostí je také, že čas potřebný na pořízení výtisků, skenů a kopií netrvá déle, než by měl.

S profesionálním softwarem pro účtování a správu uživatelů můžete dosáhnout zpřehlednění a zefektivnění všech tiskových aktivit i souvisejících nákladů. Výrazně se tím omezí množství zbytečných tiskových úloh a sníží spotřeba tiskových materiálů. Rozsáhlé portfolio softwarových aplikací Konica Minolta zahrnuje široký výběr nástrojů vhodných pro monitoring tisku, jež vyhovují nejrůznějším požadavkům a nárokům různě velkých společností.

Témata článku: Monitory, Abus kancelářské potřeby, Konica Minolta, Vytížení, Tisk, Dostatečné množství, Rychlé nabíjení, Potřebné povolení, Zaměstnanci

5 komentářů

Nejnovější komentáře

  • Lukáš Černý 8. 6. 2013 18:13:49
    Já myslím že naprosto stačí říct, že je logováno kdo co tiskne. Pak si...
  • Zdeněk Malčánek 7. 6. 2013 11:25:32
    Jasně, použitím tohoto SW se sníží náklady na tisk, protože lidi přestanou...
  • xkali 7. 6. 2013 8:10:17
    Reklama jak prase :-(:-(:-( Personalizovaný přístup k tisk. zařízením...
Určitě si přečtěte

Země se jenom o vlásek vyhnula věčnému zmrznutí

Země se jenom o vlásek vyhnula věčnému zmrznutí

** Země po většinu doby své existence zmrzlá rozhodně nebyla ** Podle nového výzkumu tomu však unikla jen o vlásek ** Kdyby totiž byla jenom o 15 procent dále od Slunce, tak by prý kompletně celá zamrzla

Včera | Stanislav Mihulka | 9

CCleaner obsahuje softwarovou havěť! Tvůrcům se do kódu dostali hackeři

CCleaner obsahuje softwarovou havěť! Tvůrcům se do kódu dostali hackeři

** Masově oblíbený program pro softwarovou očistu Windows ovládli hackeři ** Narušení se podařilo zavčas odhalit, unikla jen data o počítačích uživatelů ** Je paradoxní, že CCleaner byl slabě zabezpečen, když jej letos koupil Avast

18.  9.  2017 | David Polesný | 45

Noční strana Venuše vydala další tajemství

Noční strana Venuše vydala další tajemství

18.  9.  2017 | Jiří Černý

Jak tankují bombardéry: Z létající benzinky šest kilometrů nad Českem

Jak tankují bombardéry: Z létající benzinky šest kilometrů nad Českem

** Bombardéry tankují z létající benzinky Boeing KC-135 Stratotanker ** Tu americké letectvo pro doplňování paliva jiných letounů ve vzduchu využívá už více jak půlstoletí ** Tankování probíhá přes speciální výsuvné čerpací rameno na zádi

17.  9.  2017 | Natoaktual.cz


Aktuální číslo časopisu Computer

Vyplatí se ještě těžit kryptoměny?

Velký test studentských notebooků

Test pěti levných soundbarů

Nejlepší chytré hodinky