e-Dokumenty snadno a s plnou právní jistotou

(Inzerce) Firemní informatici, kteří si osvojí zásady práce s elektronickými dokumenty, mohou své organizace posunout k efektivnějšímu fungování. A to i bez velkých investic.
e-Dokumenty snadno a s plnou právní jistotou

Jestli je ve firmách nějaká nevyužitá příležitost k relativně bezbolestným úsporám, pak je to práce s dokumenty. Téměř každý vzniká v počítači a naprostá většina je uchovávána na papíře. Často se v papírové podobě i podepisují, předávají, kopírují atd.  Zdržuje to, stojí peníze a občas se listinné originály ztrácí…. Proč se vlastně nerealizují celé procesy elektronicky?

Existují v zásadě dvě bariéry, a jak dále ukážeme, obě lze snadno odstranit (podrobnější text o tom najdete zde).

  • Obava z toho, že elektronické dokumenty někdy v budoucnu neobstojí v důkazním řízení nebo je neuzná protistrana.
  • Potřebné IT řešení, resp. jeho cena, složitost a náročnost pro uživatele.

A tak se s elektronizací dokumentů mnohdy váhá. Vzniká tak dlouhodobě nevyužitá příležitost. Pro firmu nevyužitá příležitost ušetřit a pro firemní IT ukázat, že není jen příjemcem rozpočtu, ale především tím, kdo firmě pomáhá pracovat efektivněji.

Jak je to tedy s oběma zmíněnými skupinami problémů?

Klepněte pro větší obrázek

PRÁVNÍ ÚČINNOST DŮVĚRYHODNÝCH ELEKTRONICKÝCH DOKUMENTŮ

To je aspekt, který nesmí být podceněn. I dokument s připojeným elektronickým podpisem se může později ukázat jako vadný nebo podvržený, pokud kontrola na příjmu neobsahovala všechny požadované úkony a neprovedla je skutečně do nejmenšího detailu. Ve veřejné správě už takové situace nastaly, a padlo i první trestní oznámení. A jak k tomu říká zákon, původce nesprávného dokumentu se zprostí odpovědnosti za následky, „pokud prokáže, že ten, komu vznikla škoda, neprovedl veškeré úkony potřebné k tomu, aby si ověřil, že zaručený elektronický podpis je platný a jeho kvalifikovaný certifikát nebyl zneplatněn.“ (Zákon o elektronickém podpisu č. 227/2000 Sb, §5 odst. 2). Prokáže to už samotnou skutečností, že váš kolega akceptoval dokument s neplatným podpisem.

Tím se dostáváme k podstatnému principu.  Bez ohledu na to, co různí dodavatelé tvrdí o svých řešeních a kolik ukazují certifikátů, stále platí, že při případném důkazním řízení nebude posuzován dokumentový archiv. Spor bude veden o konkrétní dokument. Požadavky na konkrétní dokument přitom stanoví úplně jednoznačně česká i evropská legislativa, která jasně konstatuje, že dokument vyhovující určitým pravidlům bude pokládán za pravý „nad veškerou pochybnost“. Pokud by někdo chtěl takový dokument zpochybnit, bude důkazní břemeno na něm. Samozřejmě, existují šedé zóny, tedy technologie, o kterých je možné vést spory, zda požadavkům zákona o elektronickém podpisu vyhovují (např. biometrické podpisy, které nejsou založeny na kvalifikovaném certifikátu).  Ale ti, kdo se přesně drží požadavků zákona a navazujících norem, ti se mohou cítit zcela bezpečně.

Jejich výhodou je navíc to, že jsou už dnes připraveni na požadavky evropského nařízení eIDAS, které přibližně od poloviny roku 2016 nahradí mimo jiné veškerou evropskou i národní legislativu o elektronických dokumentech.

Klepněte pro větší obrázek

JEDNODUCHÉ ŘEŠENÍ

Další výhodou je, že kvůli práci s důvěryhodnými elektronickými dokumenty není zapotřebí nasazovat další informační systémy ani přeškolovat uživatele. Software602 dnes poskytuje nástroje, které umožní automatizovat vytváření korektních dokumentů včetně připojování elektronických podpisů podle závazných norem, připojování ověřovacích metadat atd. a které umožní automatizovat i dlouhodobou péči o dokumenty tak, aby zůstala zachována jejich právní účinnost.

Firma Software602 je leaderem v oblasti technologií pro důvěryhodné dokumenty, a to i v evropském měřítku.

  • Její konzultanti se podílejí na vytváření evropských norem (více zde).
  • Její produkty jsou testovány přímo Evropským institutem pro telekomunikační standardy (více zde).
  • Nabízí služby, které jsou zatím unikátní i v rámci Evropy (více zde).
  • Veškeré ověřování dokumentů prováděné státní správou v České republice probíhá na technologiích Software602 (více zde).
  • Pokud narazíte na článek v odborném časopise nebo odbornou přednášku, je téměř jisté, že autorem je expert Software602 (více zde).
  • Software602 navíc nabízí tak širokou škálu nástrojů, aby výhodné řešení mohl najít každý od malé advokátní kanceláře po společnost produkující miliony dokumentů ročně (více zde).

Pokud uvažujete o tom, že nadešel čas nahradit stohy papírů důvěryhodným elektronickým řešením, je dobré poradit se na začátku právě v Software602. Můžete třeba navštívit tříhodinový seminář nebo si domluvit nezávaznou schůzku s konzultantem. Možná budete udiveni, jak by ve vašem případě byla ta změna rychlá a jednoduchá. 

Další článek: LG 31MU97: monitor s rozlišením 4K a poměrem stran 17:9

Témata článku: Šedá zóna, Výhodné řešení, Nevyužitá příležitost, Dokument, Czech point, Evropská legislativa, Archivace, Dok, Trestní oznámení, Elektronický dokument, Evropské nařízení, Vase, Term


Určitě si přečtěte

Za hranicemi Chromu: 13 nejzajímavějších prohlížečů, které „nikdo“ nepoužívá

Za hranicemi Chromu: 13 nejzajímavějších prohlížečů, které „nikdo“ nepoužívá

** Šesti nejpoužívanějším prohlížečům patří 94 % trhu ** Různé „klony“ Chromu slibují lepší funkce nebo jiný design ** Také Firefox má řadu zajímavých odnoží

Lukáš Václavík | 38

WindowsFX: Nainstalujte to mamce a taťkovi. Ani nepoznají, že to je Linux

WindowsFX: Nainstalujte to mamce a taťkovi. Ani nepoznají, že to je Linux

** Po dvou měsících tu máme další linuxovou kopii ** Tentokrát jde o imitaci Desítek ** Sestavili ji brazilští geekové nad Ubuntu

Jakub Čížek | 135

Deset kotev, které i v roce 2020 táhnou Android ke dnu

Deset kotev, které i v roce 2020 táhnou Android ke dnu

** Android existuje skoro 12 let a za tu dobu v mnoha směrech dospěl ** Dnes běží na sedmi z deseti telefonů, ale čemu za to vděčí? ** Našli jsme 10 kotev, které táhnou tento operační systém ke dnu

Karel Kilián | 169

Je lepší hrát na PC, či na konzolích? Nebo jsou i jiné možnosti?

Je lepší hrát na PC, či na konzolích? Nebo jsou i jiné možnosti?

** Jaké jsou výhody a nevýhody hraní na počítači? ** Co mají společného a v čem se liší Xbox One, PS4 a Switch? ** Na čem hrát, když nemáte výkonné PC ani konzoli?

Lukáš Václavík | 122

Windows 10 May 2020 Update je venku. Odstraňuje hesla a přináší Linux

Windows 10 May 2020 Update je venku. Odstraňuje hesla a přináší Linux

** Jarní aktualizace Desítek přináší dost novinek, jsou ale spíš menší ** Zlepšují se stabilita, rychlost i komfort ovládání ** Revoluce ve Windows 10 teprve přijde

Vladislav Kluska | 93


Aktuální číslo časopisu Computer

Megatest: nejlepší notebooky do 20 000 Kč

Test 8 levných IP kamer

Jak vybrat bezdrátová sluchátka

Testujeme Android 11