Bezpapírová kancelář? Vzdálenější než kdykoli jindy

Internet a digitální dokumenty nezpůsobily snížení počtu potištěných papírů - právě naopak.

Související odkazy

Slovník
font
IBM
PDF
toner

Před nějakými deseti lety jsem byl – a omlouvám to mladickou nerozvážností – nadšen myšlenkou bezpapírové kanceláře: dokumenty existují pouze na počítači, má k nim přístup kdokoli ze své židle, vyhledávání je snadné. Papír se ve firmě smí objevit jen v rukou recepční, která jej převezme od pošťačky: je nutno se smířit s faktem, že kolem nás bude existovat po omezenou dobu několik barbarů, kteří budou ještě papír používat. Recepční štítivě převezme obálky, rozdělá je, papíry nakrmí skener a pak je umístí do sběrného koše.

Nešlo přitom o žádnou fantazii nebo zcela ulítlou představu – pro bezpapírovou kancelář existovalo veškeré vybavení, technicky to bylo možné, existovaly dokonce pilotní projekty „bezpapírových firem“. A kde je tato představa dnes, poté co technologie vznik bezpapírových systémů podstatně a dramaticky ulehčily a zjednodušily (e-mail a vůbec internet, archivace dat, PDF formát, velké obrazovky pro čtení, levné skenery…)?

Podle výzkumníků z IBM jsme opět, i v loňském roce, zvýšili počet listů papíru, které svou činností „vygeneruje“ průměrný kancelářský pracovník, a to o tři procenta meziročně na stěží uvěřitelných 13 000 listů! (asi 65 každý pracovní den). Zvyšování počtu potištěných papírů ale probíhá každý rok v poslední dekádě: přesto, že výzkumy a analýzy dokáží přinést přesvědčivá data, že firma, která na bezpapírovou podobu přejde, ušetří.

Na první pohled to postrádá logiku. Internet přece do života každého z nás přinesl možnost vytvářet a upravovat, posílat a přijímat, a samozřejmě číst a prohlížet dokumenty na obrazovce počítače. Každý z nás to využívá – někdo více, někdo méně, a osob, které zásadně na obrazovce nečtou vůbec nic a vše si tisknou či nechávají tisknout, mnoho není. Muselo zde tedy dojít k určitému poklesu (přesunu z papíru na obrazovku), kde se tedy bere ten setrvalý vzestup? Jednoduše: vlivy, které zvyšují hory potištěných papírů v kancelářích, jsou silnější než ty, které je snižují.

Viníkem je na prvním místě kuriózně opět internet, přesněji řečeno e-mail. Dokumenty se obvykle tisknou proto, aby šly z ruky do ruky. V éře před elektronickou poštou bylo nutné dokument vytvořit, vytisknout a odeslat papírovou poštou (print-and-distribute). Dnes se dokument vytvoří a rozešle elektronickou poštou; vytiskne si jej příjemce (distribute-and-print).

Druhý proces je pro tvůrce dokumentu jednodušší a levnější – vytvoří bez nesnází třicetistránkový dokument, který nic neobsahuje (okraje stránky široké jako ponožka, pěticentimetrová záhlaví, řádkování obřádek, velký font), zadá distribuční seznam dvaceti příjemců a jedním klepnutím na tlačítko jej rozešle. Příjemci – zejména jsou-li to jeho podřízení – poctivě tisknou. Odesílatel nevidí náklady, protože zatímco platba pošťačce v jeho mysli jasně figuruje (ví, kolik stojí dopis, balík…), je to tzv. externí výdaj, náklady na tisk uvnitř firmy takto necítí. Však jsme tu tiskárnu stejně koupili a balíky papíru se tu taky kdesi válejí.

Internet a vůbec digitalizace světa rovněž zmnožila množství i objem dokumentů. Je snazší je vytvářet než dříve. Představme si jednotlivé etapy tvorby dokumentů: dokument napsaný rukou – dokument vytvořený na psacím stroji (např. faktura poctivě naťukaná od začátku do konce) – dokument vytvořený na počítači, „padající“ sám z nějakého programu. Barevné tiskárny umožňují tvořit hezčí dokumenty, ergo jejich množství opět vzrůstá. A v neposlední řadě cena digitálního tisku neustále klesá. V době prvního většího rozšiřování laserových tiskáren, tedy zase zhruba před oněmi deseti lety, stála jednoduše potištěná stránka několik korun (papír, toner, amortizace tiskárny). Nyní je částka pod korunou (vše je levnější), ale pokud vše přepočteme na stálé ceny či výdaj vztáhneme např. k průměrné mzdě, šla cena digitálního tisku za dekádu dolů zhruba o řád. Takže jakkoli mají zastánci bezpapírové kanceláře po ruce silné argumenty zlepšujících a zlevňujících se technologií, její odpůrci – respektive přímí odpůrci ani zřejmě neexistují, spíše je na druhé straně „realita“ – mohou argumentovat podobně.

Jestliže realitou posledních deseti let je zvyšování objemu kancelářského papíru, dá se říci, že vůbec někdy bude bezpapírová kancelář realitou? Poučeni z předchozího vývoje jsme skeptičtí v tom, že by papír v kancelářích naprosto přestal existovat. Některé další výzkumy (např. zde) ale ukazují, že zejména mladí lidé (kupř. studenti) k papíru skutečně získávají určitý „odpor“, nebo alespoň už se o něj tak nepotřebují opírat jako starší generace. Mladší generace dnes umí najít digitální dokument snáze než papírový, umí jej snadno kvalitně, bezpečně archivovat: je to ostatně jen síla zvyku, kdo začne s počítačem dříve než s papírem, stane se pro něj primárním, základním dokumentem právě ten digitální, a papír bude ona „ne nutná kopie“.

Tato generační obměna, spolu také s digitalizací dokumentace v klíčových typech institucí (např. nemocnice, policie, banky, vůbec státní správa), by měla v dalších letech způsobit, že množství potištěného kancelářského papíru na hlavu snad začne klesat. Pokud se ovšem neobjeví další důvody k potisknutí hor papíru, o nichž zatím ještě nic netušíme.

Diskuze (50) Další článek: Soubory: HDD Temperature Pro – aby se disk neroztopil

Témata článku: Internet, Psací stroje, Levné tiskárny k počítači, KANCELAR, Silný argument, Print, Toner, Ponožka, Kancelář, Kancelářský pracovník


Určitě si přečtěte

Nejlepší programy z roku 2000: Podívejte se, bez čeho jste tehdy vůbec nemohli fungovat!

Nejlepší programy z roku 2000: Podívejte se, bez čeho jste tehdy vůbec nemohli fungovat!

** Dnes už skoro všechno uděláte ve webovém prohlížeči a na mobilu ** Před dvaceti lety to ale bylo jiné ** Zavzpomínejte na legendy, které jste pravděpodobně také používali

Jakub Čížek | 129

Google mapy, Seznam mapy, Apple mapy... Velké srovnání šesti internetových map. Kdo to dělá nejlépe?

Google mapy, Seznam mapy, Apple mapy... Velké srovnání šesti internetových map. Kdo to dělá nejlépe?

** Která klasická webová mapa se vám líbí nejvíce? ** Srovnali jsme šest velkých služeb v několika situacích ** Hlasujte v anketě

Jakub Čížek | 78

Epic chce rozbít monopol Play Storu a App Storu. Nastražil trik s hrou Fortnite a žaluje Google i Apple

Epic chce rozbít monopol Play Storu a App Storu. Nastražil trik s hrou Fortnite a žaluje Google i Apple

** Apple a Google odstranili z obchodů s aplikacemi hru Fortnite ** Její vývojáři nejprve přichystali parodické video ** V žalobách viní obě firmy z monopolního chování

Karel Kilián | 134


Aktuální číslo časopisu Computer

Megatest mobilů do 8 000 Kč

Test bezdrátových headsetů

Linux i pro začátečníky

Jak surfovat anonymně