Počátkem listopadu řešili kolegové v Podcastu Živě otázku, jak pomocí počítače naplánovat čas, abyste všechno stíhali. Zatímco Petr si nějakým způsobem rozvrhuje své pracovní povinnosti, Lukáš funguje spontánněji.
Byl jsem do podcastu pozván, ale kvůli jiným povinnostem jsem se nemohl zúčastnit. Zúčastnil jsem se tedy alespoň komentářem v diskuzi, který jsem teď rozpracoval do článku. Tady ho máte.
Proč vůbec plánovat čas?
Lukáš s Petrem se neshodli v jedné ze základních otázek: totiž zda je nutné věnovat čas plánování času. Tedy jestli není ztrátou času nejprve řešit, co budu dělat, a teprve poté začít pracovat. Podle mne je určitě dobré vyhradit si nějaký čas na vytvoření plánů – člověk má pak přehled o tom, co ho čeká.
Pochopitelně vytváření „rozvrhu“ má smysl pouze u určitých profesí. Pokud bych pracoval na výrobní lince, asi bych nepotřeboval na pracovní dobu plán – prostě bych ráno přišel a třeba osm hodin montoval dveře, světlomety, nebo cokoli jiného. Podobně třeba řidič kurýrní služby bude spíš hledat optimální trasu, než aby se zabýval otázkou, v kolik hodin bude u pana Kiliána a kdy doveze balíček panu Čížkovi.
Svůj pracovní čas trávím prakticky zcela před obrazovkou počítače. Kromě psaní článků pro Živě píšu také pro papírový časopis Computer, několik dalších webů a dělám také copywriting a uživatelskou podporu pro nejmenovaný obchod. Práce je tedy víc než dost a jsem přesvědčen o tom, že pokud bych neplánoval, skončil bych v nikdy nekončícím chaosu.
Zásadní roli v nutnosti plánovat hraje několik faktorů – mimo jiné i různé (ne)pravidelnosti. Například na Živě přispívám na denní bázi zhruba třemi články denně, zatímco Computer je měsíčník s pevně danou uzávěrkou, do které je nutné dodat veškeré materiály – ideálně s předstihem, aby kolegové a kolegyně, kteří články následně zpracovávají, nebyli v časovém presu.
Začíná den!
Pracuji z domova na volné noze, což znamená určitou míru svobody, kdy mi nikdo nevynadá, když si například dovolím si přispat. Mohu pracovat v podstatě kdykoli, nicméně snažím se vstávat na určitou hodinu, aby měl můj den nějaký řád. Jako první si udělám pořádný kýbl kafe, otevřu RSS čtečku Feedly (které se budu podrobněji věnovat dále) a zjišťuji, zda se během noci neodehrálo něco, o čem by bylo vhodné napsat článek.
Poté přepínám do poznámkové aplikace Evernote, kterou jsem si upravil dle zásad GTD – tedy „Getting Things Done“ neboli „mít vše hotovo“. V Evernote mám dva zápisníky: Inbox, do kterého mi automaticky padá vše, co musím zpracovat (e-maily, úkoly, náměty na články), a GTD, ve kterém mám již zařazené úkoly.
Jako první procházím nové položky v Inboxu a provádím jejich roztřídění. Pokud lze nějakou věc vyřídit do dvou minut, okamžitě se do ní pustím. V opačném případě jí přiřadím štítky a přesunu do zápisníku GTD. Používám tři skupiny štítků, které musí mít přiřazené každá poznámka:
- Co – čeho se daný úkol týká, tedy například jestli jde o námět na článek, který chci zpracovat pro Živě či Computer, nebo o e-mail, na který bych měl odpovědět.
- Kde/s kým – jaký prostředek budu ke splnění úkolu potřebovat – tedy například jestli ho budu zpracovávat na počítači, bude nutné někam dojet či zatelefonovat.
- Kdy – termín, kdy bych chtěl či měl daný úkol splnit. Buď jde o konkrétní den, nebo mám v plánu zpracovat danou věc příští či přespříští týden. U námětů na články používám štítek Někdy/možná.
Evernote upravené pro potřeby GTD
Výhodou štítků je možnost podle nich vyhledávat a filtrovat. Pokud tedy například nastal čas napsat článek pro Živě, vyfiltruji si poznámky se štítkem Živě článek. Když někomu telefonuji a mám v ruce mobil, nechám si vyhledat všechny úkoly se štítkem telefon a vyřídím i další telefonáty. Všem úkolům, jež chci zpracovat v aktuální den, přiřazuji speciální štítek Úkoly dne.
Když nějaký úkol splním, odeberu mu všechny štítky a přiřadím mu štítek Hotovo. Ano, zabere to pár sekund, ale patřím mezi lidi, které nějakým způsobem uspokojuje odškrtávání položek v seznamech úkolů, takže okamžik, kdy mohou poznámku zařadit jako vyřízenou, je pro mne určitou motivací.
Evernote jako systém pro GTD
Pro metodu GTD mě před mnoha lety nadchnul influencer Petr Mára, který o této technice plánování zasvěceně přednášel. Hledal jsem tedy nástroj, ve kterém bych principy této populární metody organizace práce mohl používat. Po několika pokusech jsem dospěl k aplikaci Evernote, která je sice v základní verzi zdarma, nicméně je nutné počítat s jistými omezeními, proto si platím verzi Premium.
Kromě štítků spatřuji hlavní výhody této aplikace ve velmi silné integraci. Například z RSS čtečky Feedly si mohu ukládat zajímavé články, které chci zpracovat, stiskem jediného tlačítka. Velmi kladně hodnotím také možnost posílat si poznámky e-mailem na speciální adresu, což často využívám u zpráv, na které hodlám odpovědět.
Líbí se mi snadné přidávání štítků, které není nutné vypisovat – stačí je přetáhnout z levého panelu nad poznámku. Další praktickou vychytávkou je možnost vytvoření zkratek v podobě tlačítek v horní liště. Mám takto vytvořené zástupce pro náměty na články pro Živě, úkoly pro dnešní den a Inbox.
Aplikace Evernote
Kromě ranního „review“ dělám ještě týdenní a měsíční třídění úkolů. Každý pátek mám vyhrazenou půlhodinu, během které kontroluji úkoly s příznakem Čeká se na další událost a vybírám, co bych chtěl či měl udělat a zpracovat v následujícím týdnu. Jednou za měsíc pak projdu všechny poznámky a ty, které již nejsou relevantní (např. nemá smysl psát o něčem, co Elon Musk řekl před dvěma týdny), jednoduše odstraním.
Bohužel nejnovější verze aplikace Evernote pro Windows jsou poměrně těžkopádné a pomalé, což lze (alespoň zatím) obcházet používáním starší verze 6.25, označované jako Evernote Legacy. K dispozici je také docela dobře propracovaná mobilní a webová aplikace, takže k tomu, abych se dostal ke svým poznámkám, mi stačí jakékoli zařízení s přístupem k internetu.
A jde se pracovat!
Poté, co zpracuji úkoly v Inboxu, otevírám Kalendář Google, který v mém případě plní funkci rozvrhu. Mám v něm vyhrazené časy pro psaní článků na Živě, pro Computer, zákaznickou poradnu a další činnosti, které vykonávám na denní i nepravidelné bázi.
Kalendář považuji za důležitý zejména u nepravidelných úkolů, jako je psaní pro Computer s pevně danou uzávěrkou. Do té musím obvykle dodat čtyři články o plných verzích, jeden větší článek „Jak na“, poradnu „Computer radí čtenářům“ a informace o tom, co čtenáři najdou na C-Zóně k danému číslu.
Protože Computer vychází dvanáctkrát do roka, zatímco jeden rok má 52 týdnů, bývá mezi uzávěrkami „mezera“ dlouhá čtyři, nebo pět týdnů – a právě tuto nepravidelnost mi pomáhá zvládat kalendář. V něm mám přesně vymezené dny, kdy píšu poradnu, plné verze a C-zónu tak, abych vše dodal s dostatečným předstihem. Vždy si nechávám poslední týden před uzávěrkou volný – jako rezervu pro případ, že by se něco protáhlo.
Hodina práce pro časopis Computer
Computeru věnuji maximálně hodinu denně, proto mám delší články rozdělené na několik dní. Například pro „Computer radí čtenářům“ mám vyhrazené okénko ve třech různých dnech. Když vymezený čas vyprší, přeruším psaní článku a jdu se věnovat dalším povinnostem. Naštěstí nemám problém následující den navázat tam, kde jsem skončil.
Kalendář je pro mne alfou a omegou mého dne. Co v něm není, to se prostě nestane. Proto se s manželkou zveme na všechny události a akce, které chceme podnikat spolu. Stejně tak si pozvánkami dáváme avízo, kdy nebudeme mít čas na druhého například z důvodu nějakých pracovních povinností. Asi nic mě nedokáže naštvat víc než neohlášená návštěva, která není zapsaná v kalendáři!
Další užitečné nástroje
Kromě Evernote a Kalendáře Google používám při práci ještě několik dalších nástrojů. V první řadě je to mobilní aplikace Business Calendar 2, která sice pracuje nad Kalendářem Google, ale nabízí celou řadu zajímavých funkcí navíc a má moc pěkně udělaný režim agendy.
Pro mne je patrně nejdůležitější možnost posunout najednou více událostí o stejný čas. Tu využívám v okamžiku, kdy si ráno přispím. Na volné noze to naštěstí není problém – nikdo mi za to nevynadá ani nevyhrožuje vyhazovem za pozdní příchod – nicméně většinu naplánovaných úkolů musím splnit. V takovém případě označím všechny položky a posunu je tak, aby první začínala v čase, kdy jsem připraven začít pracovat.
Možnost přesunu více událostí o stejný čas
Aplikací, bez které se prostě neobejdu, je RSS čtečka Feedly. Původně jsem používal velmi povedený Google Reader, ale když ho Google v roce 2013 „zařízl“, hledal jsem náhradu. Nakonec jsem se uchýlil ke čtečce Feedly, která nabízí vše, co uměl Google Reader, a ještě spoustu užitečných funkcí navíc.
Sleduji přes ní zhruba dvě stovky převážně zahraničních zdrojů, takže během všedních dnů projdu zhruba 1500 článků. Patrně nejdůležitější je pro mě integrace s Evernote. Pokud mě nějaké téma zaujme natolik, že bych ho chtěl zpracovat, jednoduše si ho uložím do Evernote. Zde mu později přiřadím štítky (Živě článek, počítač a Někdy/možná) a přesunu ho z Inboxu do GTD. Když přijde čas psát pro Živě, vyberu si a dané téma zpracuji.
RSS čtečka Feedly
Používám Feedly ve verzi Pro+, která mi umožňuje sledovat až 2500 zdrojů. Za jednu z výhod považuji označování „trendujících“ témat pomocí umělé inteligence, díky čemuž nepřehlédnu zajímavé náměty, o které je v zahraničí zájem. Feedly používám i pro sociální síť Twitter, na které sleduji řadu lidí, jež sem tam poskytnou námět na zajímavý článek.
Do třetice všeho dobrého používám Toggl Track. Tato aplikace primárně slouží k měření odpracovaného času, takže si v ní eviduji zejména to, jak dlouho jsem pracoval na jednotlivých úkolech. K dispozici je desktopová, webová i mobilní aplikace, přičemž základní funkce jsou zadarmo.
Aplikace Toggl Track
Výhodou Togglu je zejména přehled o tom, kolik času mi zabraly jednotlivé pracovní úkoly, což je užitečné pro další plánování. Někteří klienti mě platí na hodinu – v takovém případě jim fakturuji na základě velmi podrobného reportu. V případě ostatních klientů mám díky Togglu přesný přehled o tom, kolik peněz si u nich vydělám za hodinu práce.
Krátce k tématu vyrušování, které kolegové také rozebírali: když píšu články, tak zásadně neberu telefony, nečtu SMS ani zprávy z různých kecálků. Jediné, na co se občas dívám, je pracovní chat. Přátelé a známí už to vědí, takže pokud mohou předpokládat, že jsem v pracovním zápalu, rovnou volají manželce. I jedno jediné vyrušení totiž často člověka rozhodí na docela dlouhou dobu.
Pomodoro se mi neosvědčilo
Ještě, než se pustím do závěru, bych se chtěl pozastavit nad jednou technikou, kterou jsem v minulosti vyzkoušel, ale neosvědčila se mi. Jedná se o techniku Pomodoro, jejíž základní pointa spočívá v rozdělení času na úseky (pomodora), v jejichž rámci se střídavě pracuje a odpočívá.
Standardní nastavení spočívá v tom, že čtyřikrát za sebou 25 minut pracujete a 5 minut odpočíváte. Po čtyřech pomodorech následuje delší přestávka – zpravidla půlhodinová. Myšlenka vypadá lákavě – zejména pětiminutové přestávky jsou určitě k dobru, protože na nutnost si alespoň občas odpočinout často zapomínám.
Bohužel patrně nejsem s technikou Pomodoro z nějakého důvodu kompatibilní a místo toho, aby mi pomáhala, mě stresovala. Zazvonění „budíku“ právě v okamžiku, kdy jsem se ponořil do psaní, nepříjemně narušovalo tok mých myšlenek. Kontraproduktivní byl i odpočet času - „Ty jo, poslední dvě minuty – to musím zkusit stihnout dopsat!“ stresoval jsem se často.
Technika Pomodoro se mi neosvědčila
Po několika měsících jsem tuto metodu opustil a hodně se mi ulevilo. Mnohem víc se mi osvědčilo po dokončení každého článku vstát a krátce se projít po bytě, což je u mého sedavého zaměstnání jednoznačně ku prospěchu i ze zdravotního hlediska.
Proč tedy plánovat čas?
V žádném případě nechci nikomu vnucovat výše uvedené postupy jako jediné správné. Lidé jsou různí a každému může vyhovovat něco jiného. Zatímco Lukáš Václavík skáče do pracovních úkolů po hlavě, Petr Urban nebo já máme raději jasno v tom, čemu se budeme aktuální den věnovat. Má práce je také specifická tím, že téměř vůbec nezávisí na dalších lidech, takže si mohou přesouvat úkoly bez ohledu na kohokoli dalšího.
Tento způsob plánování času jsem implementoval postupně s tím, jak jsem nabíral další a další pracovní závazky. S ohledem na to, že jsem býval nespolehlivý chaotik, bylo jasné, že pokud se jednoho dne nechci ocitnout v situaci, kdy nebudu stíhat, budu si muset naordinovat poměrně přísný řád.
V dubnu příštího roku to bude pět let, co jsem odešel ze zaměstnání na volnou nohu. V tuto chvíli mohu konstatovat, že právě díky důslednému plánování času funguji ke spokojenosti všech zainteresovaných stran, včetně sebe. Ačkoli mám pracovních závazků patrně více než „normální člověk“, moje práce mě i po tolika letech vysloveně baví a naplňuje mě.
Tento článek je součástí balíčku PREMIUM+
Odemkněte si exkluzivní obsah a videa bez reklam na devíti webech.
Vyzkoušet za 1 Kč
Nebo samostatné Živě Premium