Světem otřásla pandemie koronaviru, který nás nuceně naučil scházet se online. Jenže dodnes mnozí pořád opakujeme základní chyby, které videochat zbytečně degradují. Stačí přitom málo, aby byla kvalita sezení výrazně lepší. Nemusí vás to přitom ani stát velké úsilí, tak proč si videochaty nezpříjemnit, aby byly snesitelnější?
Vyberte si vhodnou místnost
Skloubit domácí prostředí s profesionalitou může jít těžko, protože kdo si má uvědomit, že je potřeba si přepnout mentální nastavení? Pokud pracujete v Excelu, nemusí nikomu vadit, že se nacházíte v ložnici. Během videohovoru ale rozestlaná postel za vámi nepůsobí dobře.
Vybraná místnost by měla být aspoň trochu reprezentativní a měla by vám umožnit technicky přijatelný videohovor. Myslete i na akustiku, pokud je to aspoň trochu možné – prázdné zdi vytváří prostor pro ozvěnu.
Zajistěte si také kvalitní připojení k internetu. Ve větších bytovkách a bytech bývá problém s dosahem Wi-Fi a zarušenými pásmy. Když to jde, použijte kabel, případně Wi-Fi v 5GHz pásmu. Pokud je připojení pořád nedostatečné, zkuste se přesunout blíže k routeru.
Není totiž skoro nic otravnějšího, než když je hovor často přerušován nebo se kvalita obrazu snižuje na úroveň prvních digitálních foťáků. Myslete ještě na jeden prvek. Ve vaší místnosti by vás neměli rušit případní další členové a členky domácnosti včetně zvířat.
Nastavte kameru, aby zabírala váš obličej
Někteří se možná neradi ukazují, nebo se prostě jen nezamyslí se nad tím, jak jejich obraz vnímá protistrana. Sledovat půlku obličeje není nikterak zábavné, takže pamatujte na to, že webkamera by měla být vždycky nastavená do vhodné polohy. Neměla by být ani moc blízko, ani moc daleko od vás. Snažte se svůj obličej v obraze vycentrovat.
Pokud je to možné, pohlídejte si také výšku. S webkamerou integrovanou ve víku laptopu přímo mnoho nenaděláte, i tam si však můžete vypomoct (polohovatelnou) podložkou. Někdy si můžete notebook vypodložit předměty ve vašem dosahu, fungovat např. mohou bloky na jógu. Jen pozor, abyste nezakryli výdechové otvory chlazení.
Snad každá aplikace vám ukáže náhled, takže jej zkontrolujte. Vaše hlava by neměla být tak malá, že z ní vidíte jen tečku. Do záběru by se měla vejít celá s tím, že by neměla vyplnit celý prostor. Nechte si kolem sebe místo navíc, protože z různých důvodů může dojít k ořezu obrazu.
Sledujte kameru, místo toho, abyste se dívali z okna. Pokud se budete dívat do webkamery, ostatní budou mít pocit, hledíte na ně.
Mějte zdroj světla před sebou
S obličejem ve správné vzdálenosti a výšce od webkamery souvisí dobré nasvícení. To je klasický zabiják videokonferencí, zvlášť v zimě, kdy jsou dny krátké. Jenže ani přes den není každé místo dobře nasvícené a neustále se opakuje nešvar s tím, že je obličej zastíněný. Pamatujte tedy na obecný princip – zdroj světla mějte před sebou, nikoli za sebou.
Pokud bude zdroj světla před vámi, více či méně dobře vám nasvítí obličej, takže budete vidět. Nikdo po vás nechce dokonalý umělecký výsledek, ale dojem z virtuální schůzky můžete zásadně vylepšit, pokud si např. rozsvítíte lampu na stole místo toho, aby za vámi svítil lustr a z vás tak zbyla silueta.
Ukliďte si pokoj
Někdy si stran prostor nemůžeme vybírat, protože je třeba bydlíme v malém bytě. I když se uchýlíme k videokonferenci z místnosti, která není naše preferovaná, můžeme ji pár úpravami převést do pohlednějšího stavu. Pokud je konference naplánovaná dopředu, naplánujte praní na jiný den, aby za vámi neviselo vaše osobní a jiné prádlo.
Ukliďte nepořádek. Prázdné lahve, sklenice, talíře nebo hromady vypraného oblečení nepůsobí profesionálně.
Komunikátory dnes už docela běžně umožňují používat virtuální pozadí, případně rozmažou obraz za postavou před snímačem. Používání se normalizovalo, protože ale používáme lacinou techniku, není to dokonalé a kolem zachycených lidí vznikají různé artefakty. Vadit to nemusí, použití spíše zvažte a stavějte jej na preferencích kolektivu.
Na někoho může působit divně a rušivě, pokud máte kolem sebe pozadí s prosluněnou pláží. Je-li virtuální pozadí přípustné, pečlivě vyberte vhodný obrázek pro požadovaný scénář. To, co může tzv. dávat smysl na setkání s přáteli, už nemusí fungovat na poradě v zaměstnání.
Předem zkontrolujte techniku a nastavení
Buďte připravení. Pokud po zahájení videohovoru řešíte, že máte špatné nasvícení, nefungující zvuk nebo dokonce vypadávající internet, ostatním radost neuděláte. Plýtváte totiž jejich časem a ani vám by nejspíš nebylo příjemné, kdybyste byli v jejich kůži.
Komunikátory většinou umožňují zkontrolovat funkčnost dílčích parametrů videohovoru ještě před zahájením volání. Tento krok raději nepřeskakujte a podívejte se na náhled kamery, otestujte mikrofon a také se ujistěte, že slyšíte zvuk do sluchátek či reproduktorů. Sluchátka představují bezpečnější volbu, aby nevznikala zpětná vazba.
Pokud si k počítači připojíte externí webkameru nebo mikrofon, podívejte se, jestli komunikátor skutečně používá zařízení, které preferujete. Není vůbec neobvyklé, že zvuk nejde z externího mikrofonu, ale z mizerného mikrofonu zabudovaného v laptopu. V dnění době je už docela běžné používání bezdrátových sluchátek, i jejich funkčnost ale předem ověřte.
Používáte-li notebook, připojte jej ke zdroji, ať uprostřed schůzky neběžíte najít nabíječku. V horším případě by se vám počítač mohl rovnou uspat nebo vypnout. I pro hovory z jiných zařízení platí, že byste zařízení buď měli přímo napájet, nebo aspoň předem dostatečně nabít.
Domluvte termín a dodržte ho
Ne každému dojde, že když nedodržuje smluvený termín schůzky, plýtvá vaším časem. Važte si ostatních a mějte vše zorganizované. Nezapomínejte si domlouvat konkrétní hodinu pro videohovor a připojte se včas.
Souvisí to navíc s předchozím bodem, tj. buďte nejen včas, ale také připravení, ať se nestane, že se sice připojíte, ale pak deset patnáct minut řešíte, že neslyšíte zvuk ve sluchátkách, odbíháte si pro vodu a musíte si ještě počítač připojit k nabíječce. Tohle byste měli mít vyřešené předem bez ohledu na kolektiv, se kterým si sejdete.
Nemluvte s vypnutým mikrofonem
Po zahájení komunikace je dobré vzájemně si potvrdit, že se všichni slyšíte. Může se ale stát, že vám někdo mikrofon vypne, případně je aplikace nastavená tak, aby se dalo mluvit, jen když držíte tlačítko. Nemá smysl, abyste svůj příspěvek přednášeli sami pro sebe a ostatní viděli pouze hlavu otevírající ústa.
Někdy si mikrofon vypínáme sami. Má to smysl, jen ho pak nezapomeňte zase zapnout, až budete chtít něco říct. Některé komunikátory detekují, že mluvíte, ale mikrofon jste ztišili, a upozorní vás na to. Tak raději sledujte obrazovku.
Vypněte mikrofon, když nemluvíte
Stejně jako platí, že si máte zapnout mikrofon, když mluvíte, měli byste zvážit jeho vypnutí v momentě, kdy nemluvíte. Záleží na typu debaty – během kamarádské rozmluvy byste z neustálého vypínání a zapínání mohli ztratit rozum. Čím větší je ale účet účastnic a účastníků videohovoru, tím spíše se hodí, abyste si mikrofon zapnuli jen v momentě, kdy něco říkáte. Dvojnásob to platí pro pracovní porady.
Není příjemné poslouchat všemožné šumy a nesouvisející zvuky. V současnosti se komunikátory předhání v tom, kdo nabídne lepší filtry pro odstranění všemožných ruchů (včetně štěkání psa nebo hučení vysavače), nemusí být ale k dispozici vždy a nemusí ani fungovat dokonale. Pokrok v téhle oblasti je patrný, nejbezpečnější je ale vypnutí mikrofonu, když ho zrovna nepotřebujete.
Pozor na údery do stolu a cvakání propisky
K oblíbeným kratochvílím patří psaní na klávesnici notebooku, když máte zapnutý mikrofon, případně bouchání pěstí do stolu. Pamatujte na to, že vibrace se do mikrofonu přenáší a druhé straně to výrazně zkazí celý zážitek. Některé integrované mikrofony mohou být proti těmto jevům relativně dobře chráněné, stoprocentní to ale nebude vždycky.
Pište jen s vypnutý mikrofonem. I cvakání externí klávesnice může působit rušivě. Za zakázané ovoce během videohovoru platí posunování stolu s mikrofonem, bouchání do stolu s mikrofonem, časté posouvání notebooku, pokud používáte integrovaný mikrofon. Cvakání propiskou je zakázané rovněž stejně jako poklepávání propiskou do stolu.
Nekontrolujte e-maily a sociální sítě
Pokud sedíte u počítače, může vás to svádět k tomu, abyste během videohovoru četli e‑maily a procházeli sociální sítě. Je to ale neslušné a svou pozornost byste měli soustředit na obsah schůzky. E-maily ani sociální sítě vám neutečou. Pokud na schůzce nechcete být, tak se z ní omluvte.
Vaše nepozornost totiž bude rozpoznatelná. Zapomenete reagovat, diskuze nebude plynulá. Zejména v horších světelných podmínkách po večerech a nocích se pak obraz z vašeho monitoru nebo obrazovky notebooku propisuje na váš obličej. Najednou je mnohem světlejší, jak na něj svítí běžně bílé prostředí webových stránek nebo oken ve Windows.
Važte si svého času a času ostatních. Pokud vám průběh schůzek nevyhovuje, domluvte se s ostatními na tom, jak je upravit, aby byly efektnější a vám více vyhovovaly. Otravné schůzky, kde se plýtvá časem a kde lidé prokrastinují, postrádají smysl.
Bonus: Vhodně se upravte
Pracujete-li z domova, můžete snadno zapomenout na společenské konvence. V kamarádské partě nejspíš nebude vadit, že během večerní virtuální párty popíjíte pivo ve svém domácím triku. Na pracovní poradě by ale triko s fleky od snídaně dobře nepůsobilo. A pyžamo už vůbec ne, přestože je vám v něm pohodlně.
Proto si před schůzkou představte, co byste si oblékli, kdyby měla proběhnut osobně a offline. Na schůzkou se upravte tak, jako byste to udělali běžně. Budete působit profesionálně, přitom se mentálně naladíte na práci, pokud jde např. o setkání s vaším týmem. Je dobré se držet určitých návyků, aby měl váš život řád a abyste si nevypěstovali určité zlozvyky.
Určitou pastí může být předpoklad, že budete během schůzky sedět. Možná vás někdy napadlo, že pod stůl vidět není, takže jste si pouze vzali košili. Jenže může nastat situace, že se budete muset zvednout a všichni uvidí vaše domácí kraťasy. To nikdo nechce.
Tento článek je součástí balíčku PREMIUM+
Odemkněte si exkluzivní obsah a videa bez reklam na devíti webech.
Vyzkoušet za 1 Kč
Nebo samostatné Živě Premium