(Placená inzerce) Také se domníváte, že není možné snížit náklady na tisk? Firmy utratí ročně 1–3 % svého obratu za kancelářský tisk. Tyto náklady máte zdánlivě pod kontrolou.
Proč je tisk dražší, než jste si mysleli
Firmy utratí ročně 1–3 % svého obratu za kancelářský tisk. Tyto náklady máte zdánlivě pod kontrolou. Je ovšem nutné si uvědomit, že dokonalý přehled lze mít pouze o přímých nákladech – za tiskové zařízení či spotřební materiál. Avšak přímé náklady představují pouze necelou polovinu celkových nákladů na tisk, jejich větší část tvoří náklady nepřímé, na první pohled neviditelné – tedy ty, na které vám obvykle nechodí faktura od dodavatele. Přesto se ale jedná o legitimní nákladové položky, jako je například čas IT podpory tiskových zařízení nebo čas strávený „hlídáním“ a objednáváním spotřebního materiálu. Pokud má firma řádově desítky tiskáren, často několika různých modelů, a čím dál tím častěji od více výrobců, může být nákup, správa a distribuce tiskových kazet nezanedbatelnou činností. A to ani nehovoříme o ceně elektrické energie. Jak tedy řídit tyto „nezřízené“ náklady?
Jak řídit náklady na tisk
Přímé náklady lze spočítat vcelku jednoduše. Obvykle odpovídají nákladům na pořízení tiskového zařízení, ať již v podobě jednorázového nákladu, nebo měsíčních odpisů, a dále nákladům na tiskové kazety a servisní služby. Horší je to ovšem s nepřímými náklady. Ve snaze o jejich redukci je ale možné si vypomoci jednoduchým pravidlem. Výše nepřímých nákladů je přímo úměrná výši nákladů přímých. Neboli snížíte-li přímé náklady na tisk, snížíte i ty nepřímé. A možností, jak na tisku ušetřit, je celá řada.
Tou nejevidentnější je asi náhrada starších, méně ekonomických tiskáren za nové. Jejich náklady na tisk jedné strany jsou citelně nižší. Zejména u barevného laserového tisku je možné ve firmách uspořit až 30 % nákladů na tisk. Důvody jsou jasné: nové barevné laserové technologie jsou jak na pořízení, tak na provoz výrazně vyspělejší, a tím pádem i jednodušší a levnější než u předešlé generace barevných laserových zařízení. Stačí si spočítat a srovnat náklady na tisk jedné strany a jasně se prokáže, že je ekonomičtější zbavit se plně funkční, ale staré tiskárny a nahradit ji novým zařízením, které přesto, že s sebou nese náklady na pořízení, spoří. Prostě chcete-li tisknout ekonomicky, neměli byste se zabývat tím, jaká rozhodnutí jste učinili před dvěma, třemi či více lety, ale udělat rozhodnutí, které povede ke snížení nákladů na tisk.
Pokud patří i vaše firma mezi ty, které ani nevědí, proč mají tolik tiskáren, nebo dokonce kolik tiskáren mají, pak je na místě úvaha o nahrazení několika tiskových zařízení jedním výkonnějším a ekonomičtějším. Máte-li méně než pět uživatelů na jednu tiskárnu, na které se léta tisknou třeba i fotografie z dovolené, je čas na dietu!
Přímé náklady můžete také redukovat přímo. Prostě tiskněte méně. Jak? Záleží samozřejmě na tom, nakolik jste vůči svým zaměstnancům vstřícní, pokud jde o „svobodu tisku“, a jak moc je kontrola uživatelů v rozporu s vaší firemní kulturou, ale jedno je jisté – co se měří, to se zlepšuje. Moderní technologie přitom umožňují monitorovat tisky s přesností na jednotlivá zařízení. Zkušenosti prokazují, že zavedení monitoringu vede celkem spolehlivě k propadu objemu tisku.
Přeneste náklady na dodavatele!
Proč vůbec vlastnit tiskárny, je to skutečně levnější? Rozhodně je užitečné zvážit i možnosti outsourcingu. Jde o velmi širokou škálu forem zajištění tisku, od automatizace dodávek spotřebního materiálu, přes pronájem a platbu za vytištěné stránky až po komplexní outsourcing tiskového parku včetně personálního zabezpečení ve velkých firmách. Soustřeďte se na svou vlastní podnikatelskou činnost a vlastnictví, správu a rizika spojená s tiskem nechte na odbornících, kteří disponují nástroji pro vzdálený monitoring tiskového parku, systémy inteligentních alertů na docházející spotřební materiál či potřebné servisní zásahy, ale především zkušenostmi a odbornou kvalifikací, jež činí správu tiskového parku efektivnější. Získáte nové tiskové zařízení ušité přímo na míru vašemu pracovišti, dále garantovanou provozuschopnost tiskového zařízení, dodávku veškerých spotřebních materiálů, zabezpečení všech potřebných náhradních dílů a servisních úkonů prostřednictvím vzdálené správy tiskového zařízení, zajištění ekologické likvidace všech odpadů a v neposlední řadě přehled o svých nákladech s přesností na zařízení a každého uživatele. Stačí vám ekonomicky a kvalitně vytištěné stránky – plaťte tedy za ně.
Domníváte se, že se k vám tyto náklady vrátí jako bumerang v jiné podobě? Lze prokázat, že pronájmem tiskového zařízení s platbou za stránky ušetříte 10–17 % oproti vlastnictví tiskárny jen v přímých nákladech na vytištěnou stranu. Není se čemu divit. Obchod s určitou perspektivou stability vytváří pro dodavatele prostor pro nižší marži.
Co můžete udělat pro úsporu nákladů hned
To, co můžete udělat hned dnes, je identifikovat tiskárny a kopírky s vysokými náklady na tisk a nahradit je ekonomičtějšími zařízeními. Nemyslete přitom na to, že vaše dosavadní tiskárna by mohla v pohodě tisknout ještě dva nebo tři roky, myslete na to, kolik můžete za tuto dobu ušetřit, když na ní tisknout nebudete. Můžete tak dosáhnout úspory až třetiny přímých nákladů. Nasadíte-li nová tisková zařízení v režimu pronájmu a platby za stránky, snížíte přímé náklady na tisk ještě více díky nižší marži dodavatele a hlavně snížíte nepřímé náklady – přenesete vlastnictví, správu a rizika spojená s tiskovými zařízeními na odborníky.
Nezapomeňte: úspory nákladů jsou v dnešní době ekonomickou nezbytností.
Více informací na www.setrimnatisku.cz.
