Rozšiřte si Office: Nejlepší pluginy zdarma

Microsoft Office je balík profesionálních aplikací, čemuž se také přizpůsobila licenční politika výrobců zásuvných modulů. Naprostá většina těch nejlepších a nejužitečnějších je totiž placená. Mezi nimi však najdeme hrstku čestných výjimek, byť je třeba připustit, že na složitost a funkční výbavu některých komerčních řešení nemají bezplatné pomůcky odpověď.

Pravděpodobně nejznámějším zásuvným modulem pro Office (konkrétně Outlook) je postranní lišta Xobni. Xobni sbírá statistické informace o vaší poště a práci a zpracovává výstupy v podobě přehledových grafů. Pro milovníky organizace a statistiky je Xobni výbornou pomůckou, jejíž uživatele však trápí značná prostorová náročnost v okně Outlooku či v některých případech nežádoucí slučování kontaktů Windows Live Messengeru s kontakty Outlooku.

Tip: Xobni vám podrobněji představil Jakub Čížek už v článku z loňského devátého května: Jak se vyznat ve stovkách e-mailů

Vedle Xobni jsou také velmi často používány doplňky pro podporu dokumentového formátu OpenDocument (ODF) od společnosti Sun a pro export do Adobe PDF či Microsoft XPS od Microsoftu. Ani jeden však v současnosti není potřeba. Místo nich si stáhněte raději servisní balíček Office 2007 SP2, který podporu obou funkcí obsahuje a navíc přidá opravy všech dosud nalezených chyb.

Zálohování, zálohování, zálohování

U Outlooku ještě chvíli zůstaneme, v tomto přehledu pro něj totiž bude většina zásuvných modulů. Personal Folders Backup je jednoduchý nástroj pro zálohování. V pravidelných intervalech automaticky vytváří kopie vašich PST souborů, díky čemuž zůstává vaše práce v bezpečí. V nastavení lze určit, jak často bude zálohování probíhat, a také které PST soubory budou zálohovány. To je velmi užitečná funkce, neboť několikagigabajtové soubory PST nejsou v dnešní době žádnou výjimkou. Jistě si dovedete představit, co zálohování takového monstra udělá s výkonností Outlooku, celého počítače, potažmo také vaší, pokud se spustí v nevhodný okamžik. Zálohování se spouští položkou Backup v menu Soubor aplikace Microsoft Outlook.

Výrobcem tohoto zásuvného modulu je společnost Microsoft. Kompatibilita je zaručena od Office 2002 (XP) výše. Stahovat můžete přímo v Centru stahování Microsoftu.

Vytištěné kalendáře

Jen jednou za čas se stane, že potřebujete z outlooku vytisknout svůj kalendář. V tu chvíli zjistíte, že bez doplňku nazvaného Calendar Printing Assistant to je docela těžký úkol. Tento zásuvný modul vám totiž umožní tisknout kalendáře jednoduše. Dá vám do rukou nástroje, které vám pomohou získat výstup v profesionální kvalitě. S asistentem pro tisk kalendářů můžete tisknout dynamické pohledy na kalendáře, přizpůsobovat kalendáře vlastním potřebám a pracovat s různými pohledy.

Tisknout lze kalendáře pro libovolný časový rámec i více kalendářů v jednom výstupu - ať již v překryvu či vedle sebe. Využít lze různé grafické šablony, které vám umožní třeba i přímý tisk vašeho pracovního kalendáře do podoby, jakou si pověsíte na zeď namísto kalendáře obyčejného z obchodu. Calendar Printing Assistant je samostatná aplikace, kterou spustíte prostřednictvím zástupce v položce Microsoft Office - Microsoft Office Tools v nabídce Start.

Asistent pro tisk kalendářů od společnosti Microsoft je určen pouze pro Outlook 2007. Po instalaci se ještě vyplatí program aktualizovat pomocí jeho druhého servisního balíčku SP2. Balíček grafických šablon je rovněž k dispozici v Centru stahování společnosti Microsoft.

Složky pod drobnohledem

Na několik odstavců opusťme stáj Microsoftu a přesuňme se ke společnosti MAPILab, která se na vývoj doplňků pro Outlook a SharePoint specializuje. Také v její nabídce je několik modulů bezplatných. Prvním z nich je nástroj Advanced Folders Watch, který svého uživatele upozorňuje na definovaný obsah příchozích zpráv.

Pokud do vaší schránky chodí desítky, stovky či tisíce zpráv denně, případně odebíráte nějaké velmi živé diskuzní skupiny, dříve či později přestanete příval pošty zvládat. V takové situaci se Advaced Folders Watch může hodit. V příchozích zprávách vyhledá určená klíčová slova a upozorní vás na ně přímo oknem, případně vytvořením zprávy v nějaké méně zabordelené složce.

Sám bych Advanced Folders Watch využil, avšak nemohl jsem jej otestovat, neboť způsoboval havárie mého Outlooku. Pokud jej přesto chcete vyzkoušet, stahovat můžete na webu firmy MAPILab.

Bezpečnost je tématem dne

Druhým (a tentokrát úspěšnějším) zástupcem společnosti MAPILab v tomto přehledu je nástroj Advanced Security for Outlook. Jde o doplněk, který optimalizuje bezpečnostní politiky používané Outlookem a zejména vás zbaví jeho otravných upozornění zabezpečení. I zde však platí okřídlené rčení o dvou měřeních, protože slůvko Advanced (pokročilý) v názvu není jen marketingovou vějičkou, nýbrž opravdovým varováním před složitostí tohoto programu. Sám výrobce doporučuje dokonce i zkušeným uživatelům, aby si před jeho použitím prostudovali návod. Advanced Security totiž umožňuje deaktivovat zabezpečení Outlooku, což, pokud nevíte, co děláte, může vést například k infikování vašeho počítače virem.

Advanced Security for Outlook funguje na principu pravidel podobných, jaká známe například z firewallů. Pokud zjistí pokus o narušení zabezpečení Outlooku například nějakou jinou aplikací či zásuvným modulem, informuje uživatele o této akci včetně jejího podrobného popisu a názvu aplikace, která ji vyvolala. Na uživateli potom je, zda přístup povolí či nikoliv.

Advanced Security for Outlook můžete stahovat opět z webu MAPILab. Určen je pro Microsoft Outlook 2000 a novější.

Pryč s mezerami

Nástroj Trim Spaces for Excel nedělá nic jednoduššího a zároveň nic užitečnějšího, než že projde celý otevřený list a z buněk vymaže nadbytečné mezery na začátcích či koncích jejich hodnot. Jistě víte, jak může být takto primitivní funkce v rozsáhlých dokumentech užitečná. Stahovat můžete z webu jeho výrobce, společnosti Ablebits. Kompatibilita je zaručena od Excelu 2000 výše. Doplněk spustíte pomocí tlačítka, které přidává do nástrojové lišty (do 2003), resp. na kartu (2007) v Excelu.

A hlavně pozor na licence

Doplněk Creative Commons Add-in velmi jednoduše vloží do dokumentů Wordu, PowerPointu či Excelu licenční ujednání dle licencí Creative Commons či Public domain. Žádné zbytečné kopírování, spolehněte se na tento nástroj pocházející přímo z dílny Microsoftu. Během sestavování licence je v nabídce také možnost jejího přizpůsobením právním řádům jednotlivých zemí včetně Česka. Ke stažení se nabízí verze pro Office XP a 2003 a pro Office 2007.

Podělte se v diskuzi o další povedené bezplatné doplňky pro Microsoft Office.